Een ERP-systeem implementeren

If you can, keep it simple

Een ERP-systeem implementeren

Bij het gebruik van ERP-software gaat het om efficiëntie. Een ERP-pakket is bij uitstek een systeem wat je de mogelijkheid geeft om efficiënt te werken. De ERP-software zorgt ervoor dat je gegevens maar één keer hoeft in te voeren en dat processen aan elkaar gekoppeld zijn. Het succes van het gebruik van een ERP-pakket zit natuurlijk in de keuze van het pakket, maar vaak nog meer in hoe het pakket is geïmplementeerd.

ERP Implementatie

Mijn "Word spellingscontrole" zegt over “Implementatie” gelijk “Vaag taalgebruik”. Dus eigenlijk zou ik een ander woord moeten gebruiken ;)

Implementatie is het inrichten/instellen van je ERP-systeem zodat het geschikt is voor gebruik binnen jouw bedrijf. Zie een ERP-systeem als blokken van functionaliteiten. Ieder blok is een bedrijfsproces en ieder blok kun je op meerdere manieren stapelen. Vaak worden ERP Systemen weergegeven als puzzelstukjes die naadloos in elkaar passen. Op zich goed weergegeven, echter past een puzzelstukje, maar op 1 manier in elkaar en met een ERP-systeem is dat niet het geval. Vaak kunnen de stukjes op verschillende manieren aan elkaar gekoppeld worden. Het is net als het spel “Tetris”. Veel blokken die je passend moet zien te maken. Het passend maken van de blokken is wat tijdens de implementatie van het ERP-systeem wordt gedaan door een ERP Consultant.

Tijdens de implementatie wordt vaak voor de eindgebruiker, pas goed duidelijk wat de mogelijkheden en onmogelijkheden van het ERP-systeem zijn. Soms werkt een ERP-systeem anders dan je voor ogen hebt of dat de processen lopen binnen je bedrijf. Samen met de ERP Consultant zoek je naar de beste oplossing. Dit kan zijn een andere werkwijze of het aanpassen van het ERP-systeem. Welke keuze de beste is verschild van geval tot geval.

Hou het simpel

De werkwijze binnen je bedrijf is juiste waarom je een voorsprong hebt op je concurrentie en je denk er niet aan om deze te wijzigen. Als dat echt zo is, doe het dan ook zeker niet! Maar zorg er wel voor dat je bij je ERP Pakketselectie een ERP-systeem kiest welke flexibel genoeg is om aanpassingen door te voeren tegen een redelijke prijs. One size fits all software valt dan gelijk af, maar ook de wat minder moderne ERP-systemen die moeilijk zijn aan te passen of waar je bij iedere aanpassing de hoofdprijs betaald. Kies voor een modern pakket, waarbij aanpassingen redelijk eenvoudig zijn. Opensource ERP Systemen zijn hier vaak uitermate geschikt voor.

Total Cost of Ownership (TCO)

Een aanpassing in de ERP Software moet waarde opleveren. Want hou er rekening mee dat je iedere aanpassing in de software meesleept in de totale tijd dat je de software gebruikt. Bij iedere update of uitbreiding van de software heb je rekening te houden met je maatwerk. De totale kosten van het bezit van de software (TCO) wordt dus hoger. Dat hoeft geen enkel probleem te zijn, als de waardevermeerdering van de aanpassing, maar hoger is.

Maar als je kiest voor ERP Maatwerk, want daar praat je dan toch over, probeer het simpel te houden. Vraag je bij iedere verzoek voor een aanpassing af Levert deze aanpassing mij waarde op? Kun je deze vraag niet eenvoudig en snel beantwoorden, dan zou ik je adviseren het niet te doen. Waarom zou je iets laten maken, wat geen directe waarde oplevert

Is maatwerk een slecht idee?

Nee, dat zal je me niet horen zeggen. Maatwerk kan de beste oplossing zijn voor het probleem. Loop je voorop en heb je een andere visie dan anderen, dan heb je vaker dat je iets nodig hebt wat er nog niet is. Maatwerk geeft je een direct voordeel en een voorsprong op de rest.

Maar het ligt ook zeker aan het ERP-systeem. Het ene systeem is de andere niet en er zijn veel overeenkomsten, maar ook verschillen. Het verschil zit zowel in de breedte als de diepte. Heb je een specialistisch pakket, dan mis je vaak veel functionaliteit in de breedte en moet je vaak koppelen aan andere systemen. Heb je een pakket wat in de breedte heel veel kan, dan mis je soms diepgang. In die gevallen is het vaak het beste om te kijken of je de diepgang met maatwerk kan toevoegen.

Kan maatwerk ook simpel?

Jazeker, maatwerk kan ook simpel. Heb je bepaald dat het naar je hand zetten van de software het beste is voor je bedrijf. Het levert meer op dan dat het kost. Neem dan maatwerk en probeer de oplossing voor iedere gebruiker zo simpel mogelijk te maken. Het lijkt voor de hand liggend, maar ik zie vaak genoeg dat dingen nodeloos complex worden gemaakt en zodoende vaak geen waarde oplevert voor het bedrijf. Denk goed na over wat je wilt en laat je goed adviseren en begeleiden. Kijk ook links en rechts of er andere oplossingen zijn, die wellicht simpeler zijn. Soms lijken andere oplossingen minder goed, maar doordat ze veel simpeler zijn, zijn het toch vaak de beste oplossingen. Oplossingen die mensen gebruiken.

Voor de boekhouder: Odoo denkt met je mee

Bij het openen van de boekhoudmodule kom
je direct op het dashboard
terecht.Hier wordt er een
overzicht van je financiële
status getoond:
openstaande posten, af te

Odoo tekst en afbeelding blok

letteren bankafschriften en banksaldi. Bovendien bevat elk dagboek een knop om direct een nieuwe invoer te starten. Zo kan je snel aan de slag aan.

Ook bij het verwerken van facturen denkt Odoo met je mee. Per leverancier leg je de bepaalde betalingscondities en de fiscale positie vast. Hierdoor krijgen facturen automatisch de juiste vervaldatum en worden boekingen automatisch doorgeleid naar de omzetrekening voor niet-binnenlandse kostprijs. Uiteraard mét de juiste btw-codering en -berekening.

Heb je een factuur binnen de EU? Op de factuur staat dan netjes vermeld dat het btw-percentage 0% is. Binnen Odoo worden de boekingen aangemaakt voor de af te dragen en voorbelasting btw. Toch wel handig voor de btw-aangifte iedere maand of van elk kwartaal.

Een ERP-systeem implementeren
Erwin van der Ploeg 3 december 2016
Deel deze post