New Skool Media

Leveranciersportaal

Aanleiding

New Skool Media ontvangt wekelijks honderden facturen van journalisten en fotografen. Deze continue stroom van facturen is een grote belasting voor de financiële afdeling. Samen met Magnus consultancy heeft Odoo Experts een oplossing gemaakt om  facturen automatisch te verwerken. Hiervoor is niet gekozen voor een scan en herken oplossing, maar er is voor gekozen om de leveranciers zelf hun facturen te laten invoeren in Odoo.

Uitdaging

Om leveranciers zelf hun facturen in te laten voeren, is het nodig een systeem te ontwikkelen wat eenvoudig werkt. Hiervoor hebben we veel, voor de leverancier, overbodige informatie weggehaald en vullen we automatisch de juiste waarde in voor veel velden. De leverancier geeft aan voor welk magazine en welke editie hij werk heeft verricht en de software boekt deze kosten automatisch op de juiste kostenplaats.

Oplossing

In 2014 hebben wij een Odoo leveranciers portaal opgeleverd. Iedere leverancier wordt krijgt via mail een uitnodiging met zijn logingegevens. Daarna kunnen zij door specifiek ontwikkelde schermen en workflows hun factuur boeken op de juiste editie en uitgave van het magazine waarvoor ze gewerkt hebben. Daarbij uploaden ze de PDF factuur ter controle

Resultaat

“Met de introductie van de leveranciersportaal hebben wij ongeveer 2 FTE boekhouding kunnen besparen bij de verwerking van inkoopfacturen alsmede een betrouwbare freelance administratie kunnen realiseren”

Cor Jan Willig, oprichter en eigenaar New Skool Media

Over New Skool Media

New Skool Media is een Nederlands mediabedrijf dat tijdschriften uitgeeft zowel online als in drukvorm en is gevestigd te Amsterdam. New Skool Media is opgericht in 2014 en brengt inmiddels 23 tijdschriften uit.

Schrijf een reactie

U moet zijn ingelogd om een reactie te plaatsen.