Accounting voor de Nederlandse boekhouder en accountant

Julia van Orsouw

In deze blog vertellen we je graag over de toepasbaarheid van de accounting module van Odoo voor de Nederlandse boekhouder en accountant. Geen tijd of zin om het hele verhaal te lezen? Klik dan hier voor de korte samenvatting.

‘Kan Odoo ook een auditfile genereren zodat mijn accountant makkelijk met mijn cijfers aan de slag kan?’ Deze vraag wordt vaak gesteld voordat een prospect de keuze maakt voor een Odoo-implementatie. ‘Kent Odoo dan ook een jaarafsluiting?’ is een andere vraag die wij vrolijk ontkennend beantwoorden. Odoo kent namelijk een mooie flexibele (lees: stressvrije) oplossing voor het afsluiten van het fiscale jaar.

Niet alleen heeft Odoo versie 11 een auditfile in de nieuwste versie, maar ook is de hele boekhoudmodule een serieuze concurrent voor de ‘grote jongens’, zoals Exact Online en AFAS. Dit dankzij het overzichtelijke dashboard, inzichtelijke rapportages, koppelingen met betalingsverwerkers én de naadloze integratie met je andere modules.

Voor de boekhouder: Odoo denkt met je mee

Odoo Boekhouding

Bij het openen van de boekhoudmodule kom je direct op het dashboard terecht.

Hier wordt er een overzicht van je financiële status getoond: openstaande posten, af te letteren bankafschriften en banksaldi. Bovendien bevat elk dagboek een knop om direct een nieuwe invoer te starten. Zo kan je snel aan de slag aan.

Ook bij het verwerken van facturen denkt Odoo met je mee. Per leverancier leg je de bepaalde betalingscondities en de fiscale positie vast. Hierdoor krijgen facturen automatisch de juiste vervaldatum en worden boekingen automatisch doorgeleid naar de omzetrekening voor niet-binnenlandse kostprijs. Uiteraard mét de juiste btw-codering en -berekening.

Heb je een factuur binnen de EU? Op de factuur staat dan netjes
vermeld dat het btw-percentage 0% is. Binnen Odoo worden de
boekingen aangemaakt voor de af te dragen en voorbelasting btw.
Toch wel handig voor de btw-aangifte iedere maand of van elk kwartaal.


Odoo Boekhouding Dashboard

Btw-aangifte en ICP-rapport…

Als die btw-aangifte weer voor de deur staat ben je met Odoo slechts twee klikken verwijderd van je aangifte op het scherm. Alle omzet en btw wordt overzichtelijk gegroepeerd en staat klaar om overgenomen te worden in je online aangifte. Dankzij het dynamisch karakter van deze en andere reportages in Odoo wissel je eenvoudig van aangifteperiode, administratie en basis van de aangifte.

Deze basis is natuurlijk leuk, maar is het tegenwoordig niet meer dan normaal dat een pakket dit heeft? Hebben alle softwarepakketten dan ook een ICP-rapport met één druk op de knop? Odoo in ieder geval wél!

…en nog veel meer!

Odoo heeft nog veel meer in zijn mars. Wat dacht je van een realtime Winst & Verlies rapport? Op rubriekniveau voor de financieel manager, maar door de controller eenvoudig in te zoomen naar de onderliggende grootboekrekeningen en boekingen. Standaard wordt de brutowinst berekend, de EBITDA én het nettoresultaat.

Wil je gegevens vergelijken met vorige periodes? Geen probleem! Ook hier biedt Odoo de benodigde flexibiliteit. Vergelijk met maanden, jaren of zelfs kwartalen. Slechts een paar klikken en het meerjarenoverzicht verschijnt op je beeldscherm. Ingezoomd op boekingsniveau of weer terug via het kruimelpad naar het hoofdlijnenoverzicht? Dankzij de vernieuwde interface blijft Odoo snel overzichten leveren.

Ook is het mogelijk om een proefbalans op te zetten met Odoo. Natuurlijk, met of zonder hiërarchie, standaard met beginbalans, met de gewenste dagboeken: jij kiest. 

Verder is Odoo standaard uitgerust met koppelingen met betalingsverwerkers, zoals Buckaroo, Paypal, Adyen en Ingenico (voorheen Ogone). Inrichten is simpel en de keuze van handelingen omtrent de betalingen is vrij. Je bepaalt zelf welke berichten er naar de klant worden gestuurd, welke betaalmethodes ondersteund worden en hoe de boekingen worden verwerkt. Als je niet zeker bent over de inrichting heb je de mogelijkheid om elke instelling te testen. Je betaalt enkel voor echte transacties. 

Voor de accountant: de jaarafsluiting met vertrouwen tegemoet gaan

Wil je als accountant een specificatie van de openstaande posten per einde van het fiscaal jaar? Open dan het overzicht van ‘Ouderdom Klantfacturen’. Kies voor het standaardfilter ‘einde van het vorig boekjaar’. Wil je meerdere jaren teruggaan? Vul dan simpelweg de gewenste dag in en je overzicht verschijnt. Geen gedoe meer met overschakelen naar een andere administratie. Je selecteert eenvoudig een ander bedrijf in je rapportage en je bent klaar. Uiteraard geldt dit ook voor de leveranciersfacturen.

Maar hoe zit het nu met de jaarafsluiting? Want dat doet Odoo niet. En wij zijn daar heel blij mee!

Voorafgaande jaren blijven beschikbaar, maar kunnen niet meer gewijzigd worden. Door het instellen van een blokkeerdatum voor de gebruikers en boekhouder wordt er verzekerd dat er na het indienen van de jaarcijfers geen wijzigingen meer kunnen worden doorgevoerd voor dat fiscale jaar. Enkel de accountant kan de gegevens nog wijzigen: de data kunnen niet gewijzigd worden door de medewerkers. Bovendien stel je zelf de datum in van de laatste dag van het fiscale jaar. Zo bepaal jij zelf welke periode dit betreft. 

Volledige integratie

Dankzij de integratie met de overige modules is het uitdraaien van ‘nog te ontvangen facturen’ simpel. Met een automatische voorraadkoppeling staat het vanzelf al in de boekhouding. Of je draait een overzicht van inkooporders met de status ‘factuur niet ontvangen’. Je hoeft zo dus niet meer te zoeken naar nog te factureren orders. Met het verkoopoverzicht ‘orders om te factureren’ kun je papierloos elke levering factureren.

Maar ook reparaties en geschreven tijd kunnen eenvoudig gefactureerd worden. Wil je bijvoorbeeld een kostprijsberekening van maakdelen? Voor Odoo geen probleem. Met een knop bij het product wordt de kostprijs bepaald op basis van de stuklijst. Check ook meteen het rapport ‘kostenanalyse’ om te controleren of de kostprijs nog wel passend is. 

Maatwerk rapporten

Odoo beschikt over een uitgebreid scala aan standaardrapporten. Toch kan het gebeuren dat deze niet voldoen aan jouw specifieke wensen. Neem dan gerust contact met ons op en vraag ons naar de mogelijkheden van een maatwerkrapport. Dan kijken we samen wat er voor jou belangrijk is en kunnen we diverse indelingen maken met behulp van labels en groepen. 

De korte samenvatting:

alles op een rijtje.

Odoo is inmiddels een compleet uitgerust systeem: ook voor de boekhouding. De invoer van nieuwe gegevens gaat simpel via een gebruiksvriendelijke interface. Ook zijn alle benodigde rapporten op te vragen. Van een overzichtelijke btw-aangifte en ICP-rapport tot een auditfile en een Winst & Verlies rapport waarmee je kunt vergelijken met vorige periodes en meerdere administraties: de mogelijkheden zijn zeer uitgebreid. Bovendien kunnen er altijd rapporten worden bijgemaakt. Of het nu op basis van een bestaand rapport is of dat deze vanaf scratch wordt opgebouwd: jij beslist.

Naast de auditfile voor de accountant genereert Odoo ook een overzicht van openstaande debiteuren of crediteuren per jaareinde. Zodra de cijfers zijn verstrekt aan de accountant kan Odoo geblokkeerd worden voor dat boekjaar, terwijl de accountant toegang behoudt om correcties door te voeren. Zo ben je ervan verzekerd dat er verder geen wijzigingen worden doorgevoerd voor dat fiscale jaar.


Ook aan de webshops wordt gedacht. Er is namelijk een ruime keuze uit betalingsverwerkers zoals Buckaroo, Paypal, Adyen en Ingenico. Bovendien heb je veel vrijheid om de betalingsmogelijkheden in te richten en zelf te testen.

Dankzij de volledige integratie met de andere modules in Odoo wordt je voorraad en ‘nog te ontvangen facturen’ eenvoudig opgevraagd of automatisch in de boekhouding opgenomen. Ook kan er gefactureerd worden vanuit reparaties of urenstaten. Kostprijzen van onderdelen en maakdelen worden berekend op basis van inkoop, voorraad en stuklijsten.

Kortom: een complete module voor boekhouder en accountant!

Nieuwsgierig geworden naar Odoo?

Probeer het dan zelf gewoon eens uit.

Schrijf een reactie

U moet zijn ingelogd om een reactie te plaatsen.