Odoo Documenten - Paperless office

Diederik Wesselink

Binnen Odoo versie 12 is er een nieuwe module Documenten, ook wel DMS genoemd. Waarbij DMS staat voor Document Management Systeem. Deze geeft jou als gebruiker de mogelijkheid om een paperless office op te zetten naast de implementatie van vloeiend bedrijfsprocessen binnen een Odoo pakket. 

Heb je geen tijd om de hele tekst te lezen? Spring dan snel naar de samenvatting.

Odoo Documenten (DMS) introductie

Binnen Odoo versie 12 is er een nieuwe module Documenten, ook wel DMS genoemd. Waarbij DMS staat voor Document Management Systeem. Deze geeft jou als gebruiker de mogelijkheid om een paperless office op te zetten naast de implementatie van vloeiende bedrijfsprocessen binnen een Odoo pakket.

Naast het feit dat een paperless office beter is voor het milieu, bespaard het kosten en draagt het bij aan versoepeling van bedrijfsprocessen. Het opzetten van een paperless office is dankzij Odoo nu vele male eenvoudiger geworden en zorgt er tevens voor dat processen sneller worden doorlopen. Zo kunnen documenten met een druk op de knop worden gevalideerd of afgekeurd dankzij het gebruik van de action knoppen. Ook kunnen documenten die moeten worden voorzien van een handtekening worden ondertekend met behulp van de Odoo Sign. Geeft deze nieuwe module de mogelijkheid om documenten aan te vragen bij andere gebruikers en kunnen deze documenten makkelijk worden gedeeld met collega’s, klanten en leveranciers. Alles bij elkaar zal het gebruik van Odoo Documenten jou als gebruiker het leven een stuk makkelijker maken en het papier gebruik binnen jouw organisatie drastisch doen verminderen. Met als gevolgen dat kosten omlaaggaan en processen sneller worden doorlopen.

Odoo Documenten zorgt ervoor dat documenten zijn opgeslagen op een centrale plek die gedeeld kan worden met gebruikers op basis van gebruikers rechten en toewijzingen aan afdelingen of personen. Tevens biedt Odoo Documenten jou de mogelijkheid om documenten te delen met leveranciers en klanten. Documenten kunnen makkelijker worden toegevoegd aan berichten die worden verstuurd via Odoo die het mogelijk maakt documenten te uploaden en te versturen. Odoo Documenten geeft de gebruiker de mogelijkheid om het papier gebruik binnen jouw organisatie terug te brengen tot een paperless office. 

Indeling en functionaliteit

In de volgende paragraaf zal meer inzicht worden verschaft in de functionaliteit en gebruik van Odoo Documenten. Dit is geen handleiding maar zal jou als gebruiker wel enige toelichting geven over de functionaliteiten binnen deze fantastische nieuwe module.

Uploaden en delen

Odoo Documenten geeft jou als gebruiker de mogelijk om documenten te uploaden aan te vragen en om URL-link toe te voegen, die alle vervolgens gedeeld kunnen worden met collega’s of contactpersonen zoals leveranciers en klanten. Hiervoor zijn een aantal knoppen binnen Odoo gemaakt die zich bevinden als grote knoppen bovenin.

  • Upload (Toevoegen/inlezen van een document)

  • URL Toevoegen (Toevoegen van een URL / webadres)

  • Document aanvragen (Verzoek voor een document)

  • Delen (Delen van een bestand of URL)

Via de upload knop zal een verkenner geopend worden die de mogelijkheid biedt om documenten te selecteren om te uploaden. Documenten kunnen ook worden toegevoegd door deze binnen de gewenste map in Odoo Documenten te slepen, met behulp van de Drag and Drop functie. Wanneer een map leeg is zal deze functie duidelijk worden aangeven.

Door middel van de knop URL toevoegen kan een gebruiker een URL als document toevoegen en kunnen zo websites of links naar video’ s worden gedeeld. Dit maakt het voor een gebruiker makkelijker om bijvoorbeeld YouTube video’s te delen óf een online-document in Office365 of Google Docs.

Ontbreekt er een document, bijvoorbeeld een verslag of een declaratie, dan kan je via Odoo documenten en verzoek sturen naar de betreffende collega om het bestand op te staan. Het versturen van een verzoek voor een document kan worden gedaan via de knop Document aanvragen. Wanneer deze wordt gebruikt zal er een Odoo intern berichtenscherm worden geopend via welke een verzoek verstuurd kan worden. De gebruiker waar dit verzoek wordt ingediend kan via het bericht het document toesturen of deze plaatsen in de gewenste map voor de indiener van dit verzoek.

Binnen Odoo documenten zijn er verschillende manieren om bestanden te delen met andere mensen. Dit kan worden gedaan door middel van het gebruiken van de Delen knop, die een pop up zal geven om via deze een bestand te delen.

Mappen en Labels

Binnen Odoo documenten worden documenten gesorteerd in mappen die op hun beurt toegewezen kunnen worden aan afdelingen of personen met als gewenst specifieke gebruikersrechten. De mappen kunnen tevens worden voorzien van labels die kunnen worden geselecteerd in het linker menu om zodoende het filteren op bestanden in een map te vereenvoudigen. De labels zijn te onderscheiden in Hoofdlabels en sublabels die onder de hoofdlabel hangen waardoor er een boomstructuur ontstaat. Labels zijn gekoppeld aan mappen. Per map kun je eigen labels maken. Dit creëerde wel de beperking dat er alleen gezocht kan worden binnen de map die op het moment van zoeken geselecteerd is. Echter kan er wel worden gezocht op worden binnen de documenten in de map. Momenteel hebben wij bij Odoo Experts nog geen mogelijkheid gevonden om te zoeken op bestanden over de volledige map structuur binnen Odoo documenten. Aangezien dit de eerste release is van deze module, verwachten wij echter wel dat deze optie in een volgende versie zal worden toegevoegd.

Bewerkmenu

Wanneer er binnen Odoo documenten een bestand wordt geselecteerd verschijnen er in het rechtermenu een aantal vooraf ingestelde functies. Deze functies zullen we hier kort beschrijven.

Aan de bovenkant van het menu is er ruimte voor mogelijk een afbeelding op basis van het bestand dat is geüpload, in combinatie met een berichten link speciaal voor het geselecteerde bestand. Direct onder het afbeelding-veld zijn een aantal snelknoppen die de gebruiker de mogelijkheid geeft om; het bestand te downloaden, het bestand te delen, het bestand te vervangen en om het bestand te Blokkeren zodat het niet aangepast kan worden en alleen bekeken kan worden. Vervolgens worden er een aantal tekstvelden getoond waar de gebruiker, indien het bestand niet geblokkeerd is, de naam van het bestand kan aanpassen, een contactpersoon kan toevoegen, een eigenaar van het document kan wijzigen, de map waar het bestand is opgeslagen kan aanpassen en labels kan toevoegen of verwijderen.

Tot slot zijn er een aantal Actie-knoppen die vooraf zijn aangemaakt en betrekking hebben op het type bestand geselecteerd. Zo kunnen er via de actie-knoppen documenten, facturen, contracten etc. worden goedgekeurd of afgekeurd, afhangende van het type document. Kan op een factuur een goedkeuring of een afwijzing komen, waar vervolgens de terugkoppeling hiervan direct naar de klant of collega kan worden verstuurd.  Tevens kunnen bestanden die zijn bevestigd ook weer worden teruggezet naar concept of kunnen er specifiek taken worden aangemaakt voor verdere afhandeling van documenten. Al deze acties kunnen worden aangepast of aangemaakt via de DMS-instellingen. Indien gewenst kunnen de acties worden toegewezen aan bepaalde type bestanden en mappen, om zo terugkerende acties te versnellen.

Instellingen

Binnen het Odoo DMS is het mogelijk om naar de instellingen te gaan. Hier heeft de gebruiker een aantal opties om aan te vinken

  • Aanmaken Product map en label

  • Aanmaken Project map en label

  • Aanmaken accounting map en label

Deze functies zorgen ervoor dat de genoemde mappen automatisch worden aangemaakt binnen de toegewezen hoofdmap. Ook kunnen er vooraf ingestelde labels aan deze documenten worden toegevoegd om zodoende het filteren te versnellen. Deze labels kunnen altijd op een later moment ook nog worden toegevoegd of worden gewijzigd.

Via het instellingen menu kan de mappenstructuur worden aangepast, kunnen de labels worden beheerd, worden de actie-knoppen aangemaakt/aangepast en toegewezen en kunnen de gedeelde links worden beheerd.

Het bewerken van de bovengenoemde functies is vergelijkbaar met het aanpassen van andere functies binnen Odoo en heeft dezelfde gebruikersvriendelijkheid.

Voordelen paperless office

De term paperless office komt uit de jaren 70, met als streven om in 20 jaar tijd overal op basis van dit concept te werken. Echter worden er in de 20ste eeuw nog steeds op vele plekken met grote hoeveelheden papier gewerkt. Het concept paperless office is niet alleen bedacht vanuit een oogpunt om het kappen van bomen tegen te gaan, maar heeft als hoofddoel dat het bijdraagt aan een verbetering van bedrijfsprocessen. Een paperless office maakt gebruik van digitale documenten en deze zijn hierdoor sneller en eenvoudiger te delen met grotere groepen mensen. Buiten dat het sneller is om een document online te delen, dan om deze fysiek over te dragen, is het maken van aanpassingen en verbeteringen sneller door te voeren binnen digitale document. Daarom zijn we dan ook bij Odoo Experts erg enthousiast over de nieuwe Odoo documenten module die is toegevoegd aan versie 12 en wij zien hierin ook veel mogelijkheden voor bedrijven om processen nog vloeiender te laten doorlopen. 

Voor de boekhouder: Odoo denkt met je mee

Met Odoo documenten heeft Odoo weer een geweldige module toegevoegd, aan de toch al brede functionaliteit van Odoo. De module is helemaal nieuw en opgenomen in Odoo versie 12. Het is de eerste versie, dus we verwachten dat Odoo de functionaliteit het komende jaar verder zal uitbreiden en zal integreren met ander Odoo Apps.

Na het gebruiken van Odoo documenten heeft deze een zeer positieve indruk op ons achter gelaten. Het is een hele handige te gebruiken applicatie voor het beheren van bestanden. De pluspunten zijn de volgende:

  • Minder gebruik van papier

  • Versnellen van bedrijfsprocessen

  • Eenvoudig toegang tot bestanden binnen één systeem

  • Goede verdeling van rechten voor gebruikers

  • Online ondertekenen van bestanden

  • Online goedkeuren of afkeuren van bestanden

  • Snel delen van bestanden met collega’s, klanten en leveranciers

  • Eenvoudig aanpassen van bestanden

Odoo text and image block


Echter zijn er wel een paar beperkingen binnen Odoo documenten, maar wij zien deze niet als beperking om deze applicatie te gebruiken.

  • Je kunt de documenten in Odoo DMS niet synchroniseren met je lokale PC (maar wellicht is dat wel veiliger ook)

  • Er is geen versiebeheer mogelijk op documenten. Je kunt wel een documenten blokkeren als je deze wilt bewerken

  • Zoeken en filteren van bestanden kan alleen binnen de map die bekeken word

  • Een mooie aanvulling zou zijn, om de mappen structuur van bijvoorbeeld Google Drive of Microsoft OneDrive of Sharepoint te kunnen weergeven in Odoo.

Ondanks deze beperkingen zien wij deze nieuwe applicatie als een hele goede tool die voor veel organisaties een grote meerwaarde kan betekenen. Buiten de beperkingen zijn er veel meer pluspunten voor het gebruik dan minpunten. Filteren en zoeken per map is soms niet optimaal, maar wanneer hier rekening mee wordt gehouden bij het inrichten van de documenten structuur kan dit grotendeels worden voorkomen en zullen de meeste gebruikers hier geen last van ondervinden.

Namens Odoo Experts wensen wij je een plezierig gebruik toe met de nieuwe Odoo documenten module en hopen wij dat de beschreven informatie heeft kunnen helpen waar nodig. Indien gewenst zijn wij altijd bereikbaar voor een consult op maat.

Bij deze wens ik jou een fijne dag en een grote glimlach toe.

Diederik Wesselink


Nieuwsgierig geworden naar Odoo?

Probeer het dan zelf gewoon eens uit.

Schrijf een reactie

U moet zijn ingelogd om een reactie te plaatsen.