Een nieuw ERP-systeem kopen voelt soms als het begin van een technische operatie. Er wordt gekeken naar modules, koppelingen, migraties en automatisering. Daarna volgt de vraag welke knop ervoor zorgt dat het werk vanzelf gebeurt.
Die knop bestaat meestal niet.
Een ERP-systeem implementeren gaat niet alleen over software. Het gaat over de manier waarop je bedrijf werkt. Je maakt keuzes over processen, verantwoordelijkheden, data en samenwerking. Dat vraagt om meer dan een technische inrichting.
Mijn belangrijkste advies is daarom eenvoudig:
Begin niet met de vraag wat je kunt automatiseren. Begin met de vraag wat je als bedrijf wilt bereiken.
Een nieuw ERP-systeem is geen doel
Een ERP-systeem kost tijd, geld en aandacht. Zeker in het mkb gebeurt een implementatie meestal naast de dagelijkse werkzaamheden. Dan moet er een duidelijke reden zijn om eraan te beginnen.
“Wij willen een nieuw ERP-systeem” is geen bedrijfsdoel.
Misschien wil je:
minder fouten maken in voorraad en administratie;
sneller kunnen leveren;
beter inzicht krijgen in de resultaten;
groeien zonder evenredig meer mensen aan te nemen;
minder afhankelijk worden van losse Excel-bestanden;
verkoop, voorraad, inkoop en boekhouding beter met elkaar verbinden.
Dat zijn doelen waar je beslissingen aan kunt toetsen. Als een voorgestelde koppeling, automatisering of aanpassing niet bijdraagt aan die doelen, hoort die keuze waarschijnlijk niet in het project.
Lees ook onze Odoo-projectaanpak, waarin we uitleggen waarom een goede implementatie begint met processen, mensen, data en doelstellingen.
Digitaliseer niet automatisch je oude werkwijze
Bij de start van een ERP-project vragen we natuurlijk hoe een bedrijf nu werkt. Dat is nodig om processen, knelpunten en uitzonderingen te begrijpen.
Maar er zit een groot verschil tussen begrijpen hoe iets nu gaat en het één-op-één namaken in de nieuwe software.
Dat laatste gebeurt regelmatig. Medewerkers vertellen hoe ze vandaag werken. De implementatiepartner richt Odoo vervolgens zo in dat deze werkwijze behouden blijft. Iedereen is tevreden, want er verandert niet te veel.
Alleen: dan heb je wel nieuwe software, maar nog geen verbetering.
De klant weet vaak nog niet wat de nieuwe software allemaal kan. Medewerkers weten dat meestal ook niet. Zij kijken vooral vanuit hun huidige werkzaamheden. Dat is logisch. Verandering is spannend en mensen houden graag vast aan wat ze kennen.
De rol van een ERP-consultant is daarom niet alleen om wensen te verzamelen. Een consultant moet de huidige werkwijze vertalen naar de mogelijkheden van Odoo. Soms betekent dat dat een proces anders moet worden ingericht. Niet omdat de oude werkwijze per definitie slecht is, maar omdat er inmiddels een betere manier beschikbaar is.
Bij een goede Odoo-implementatie kijk je dus naar drie zaken:
Hoe werkt het bedrijf vandaag?
Wat wil het bedrijf bereiken?
Hoe kan Odoo helpen om dat doel beter te bereiken?
Niet alles wat je kunt automatiseren, moet je automatiseren
Automatisering klinkt bijna altijd aantrekkelijk. Niemand wil onnodig handmatig werk doen.
Toch is automatisering niet automatisch de beste oplossing.
Stel dat een medewerker één keer per maand een half uur bezig is met het overnemen van gegevens uit een ander systeem. Dan kun je een koppeling laten bouwen. Die koppeling moet worden ontwikkeld, getest, beheerd en aangepast wanneer één van beide systemen verandert.
De vraag is dan niet alleen: “Kunnen we dit koppelen?”
De betere vraag is: “Levert deze koppeling genoeg waarde op voor de investering en het extra beheer?”
Soms is het antwoord ja. Als een proces dagelijks veel tijd kost of grote risico’s met zich meebrengt, is automatisering vaak verstandig. Maar soms is een half uur handmatig werk per maand gewoon onderdeel van het takenpakket. Dan maak je het project onnodig duurder en ingewikkelder door er een technische oplossing voor te bouwen.
Je hoeft niet ieder stukje werk uit de organisatie te verwijderen. Je moet vooral onnodig werk verminderen.
Een eenvoudige oplossing kan beter zijn
Een voorbeeld zie je bij bedrijven die met meerdere valuta werken, bijvoorbeeld in de toeristische sector of op een luchthaven.
Bij een kassa kan het aantrekkelijk lijken om alle valuta direct automatisch te verwerken, om te rekenen en volledig geïntegreerd in de boekhouding te laten landen. Dat kan technisch. Maar het maakt de inrichting ook complexer.
Een pragmatische oplossing kan zijn om iedere valuta in een apart kasboek bij te houden. Een andere mogelijkheid is om transacties direct naar één valuta om te rekenen en het geld vervolgens bij de bank af te storten.
Welke oplossing het beste is, hangt af van de situatie, de controlebehoefte en de omvang van de transacties. Maar de meest geavanceerde oplossing is niet automatisch de beste oplossing.
Een goede oplossing is een oplossing die medewerkers begrijpen, dagelijks kunnen uitvoeren en achteraf goed kunnen controleren.
Dat is ook precies waarom we binnen Odoo-consultancy niet alleen kijken naar wat technisch mogelijk is. We kijken vooral naar wat in de praktijk werkt.
Odoo standaard is het vertrekpunt
Bij iedere implementatie komt de vraag naar maatwerk. Een bestaand proces past niet precies bij Odoo. Of iemand heeft een wens die in het huidige systeem al beschikbaar is.
Ons uitgangspunt is duidelijk: begin met Odoo standaard.
Dat betekent niet dat ieder bedrijf zijn processen volledig moet aanpassen aan de software. Het betekent wel dat je eerst onderzoekt wat Odoo al kan en of het proces eenvoudiger kan worden ingericht.
Pas daarna kijk je naar:
configuratie;
een andere werkwijze;
een extra Odoo-app;
een koppeling;
maatwerk.
Maatwerk kan absoluut de juiste oplossing zijn. Bijvoorbeeld wanneer een proces een belangrijk concurrentievoordeel oplevert of wanneer standaardfunctionaliteit aantoonbaar tekortschiet.
Maar maatwerk heeft gevolgen. Je moet het onderhouden, testen bij updates en uitleggen aan nieuwe medewerkers. Daarom moet iedere aanpassing een duidelijke zakelijke reden hebben.
De juiste vraag is niet: “Kunnen jullie dit voor ons bouwen?”
De juiste vraag is: “Welke waarde levert dit op en wat kost het ons om deze oplossing jarenlang te onderhouden?”
Meer over deze afweging lees je op onze pagina over Odoo-maatwerk en integraties.
Medewerkers moeten begrijpen waarom er iets verandert
Een ERP-implementatie verandert de dagelijkse werkzaamheden van mensen. Dat kan weerstand oproepen. Niet omdat medewerkers niet willen verbeteren, maar omdat ze onzeker zijn over wat er van hen wordt verwacht.
Daarom werkt het meestal niet om alleen uit te leggen wat er anders wordt.
Je moet vooral uitleggen waarom je verandert en wat het oplevert.
Een medewerker wil weten:
waarom deze verandering nodig is;
welk probleem ermee wordt opgelost;
wat het betekent voor zijn of haar werk;
welke ondersteuning beschikbaar is;
wanneer de nieuwe werkwijze goed genoeg werkt.
Daarbij helpt het als de directie duidelijk maakt welke doelstellingen het bedrijf heeft. Werknemers moeten begrijpen dat ze soms anders moeten werken om die doelstellingen te kunnen halen.
De software en de implementatiepartner helpen daarbij. Maar zij kunnen het doel van het bedrijf niet zelf bepalen.
De directie moet de motor zijn
Een eigenaar of directie kan de implementatie niet volledig uit handen geven aan medewerkers en de implementatiepartner.
We hebben meegemaakt dat een eigenaar een ERP-project vooral zag als iets wat de organisatie verder wel kon regelen. Zijn eigen visie en bedrijfsdoelen werden onvoldoende duidelijk gemaakt.
Het gevolg was voorspelbaar: de software werd ingericht rond de wensen van werknemers. Die wensen waren op zichzelf begrijpelijk, maar sloten niet goed aan op wat het bedrijf wilde bereiken.
De medewerkers kregen dus grotendeels wat ze vroegen. Het bedrijf kreeg niet de verbetering die nodig was.
De leiding van het bedrijf moet daarom zichtbaar de motor achter het project zijn. Niet door iedere instelling zelf te bepalen, maar door richting te geven, beslissingen te nemen en tijd vrij te maken.
Zonder die motor valt de prioriteit snel weg. De dagelijkse werkzaamheden gaan voor en taken voor het ERP-project blijven liggen. De planning schuift op en belangrijke besluiten worden uitgesteld.
Vier voorwaarden voor een geslaagde ERP-implementatie
De directie heeft tijdens het project vier belangrijke verantwoordelijkheden.
1. Stel een projectleider met mandaat aan
Een projectleider moet beslissingen kunnen nemen of snel bij de juiste beslisser terechtkunnen. Als voor iedere keuze goedkeuring van meerdere mensen nodig is, loopt het project onnodig vertraging op.
2. Leg visie en doelstellingen vast
Maak duidelijk wat je met het ERP-project wilt bereiken. Gebruik die visie als toetssteen voor iedere keuze.
Voldoet een voorgestelde oplossing niet aan de bedrijfsdoelstellingen? Dan doe je het niet.
3. Communiceer voortdurend over het waarom
Eén presentatie aan het begin van het project is niet genoeg. Blijf uitleggen waarom de organisatie verandert en welke verbetering je wilt bereiken.
Goede communicatie voorkomt niet alle weerstand, maar maakt die wel bespreekbaar.
4. Maak verandering onderdeel van het project
Vraag niet alleen of medewerkers de nieuwe software begrijpen. Vraag ook of zij bereid zijn hun werkwijze aan te passen wanneer dat tot verbetering leidt.
Creëer ruimte voor vragen, kritiek en oefening. Mensen gaan een verandering eerder omarmen als ze begrijpen waar die naartoe leidt.
De beste ERP-oplossing is niet de meest uitgebreide
Bij een ERP-implementatie kun je bijna eindeloos blijven uitbreiden. Nog een koppeling, nog een rapportage, nog een uitzondering en nog een automatisering.
Maar meer software betekent niet automatisch meer efficiëntie.
Soms is een eenvoudig proces beter dan een volledig geautomatiseerd proces. Soms is Odoo standaard beter dan maatwerk. Soms moet een medewerker een taak blijven uitvoeren, omdat die taak onderdeel is van een goede controle.
Het doel is niet om alle menselijke handelingen uit je bedrijf te verwijderen. Het doel is om mensen te helpen hun werk beter, sneller en betrouwbaarder te doen.
Wil je weten hoe dat er voor jouw bedrijf uit kan zien? Bekijk dan onze klantreferenties of plan een persoonlijke Odoo-demo.
Conclusie: eerst bepalen wat beter moet
Een ERP-systeem implementeren begint niet met automatiseren. Het begint met een duidelijke visie.
Bepaal eerst wat je als bedrijf wilt bereiken. Onderzoek daarna hoe je processen slimmer kunt inrichten met Odoo. Gebruik standaardfunctionaliteit waar dat kan en kies alleen voor maatwerk, koppelingen of automatisering wanneer die aantoonbaar waarde opleveren.
De belangrijkste toetsvraag bij iedere keuze is:
Helpt dit ons om de doelstellingen van het bedrijf te bereiken?
Als het antwoord nee is, laat je de oplossing achterwege. Ook als de techniek interessant is. Dat is soms lastig. Maar een ERP-project wordt er meestal wel beter van.
