Een ERP-systeem kiezen lijkt vaak een softwarevraagstuk. Welke functies zijn beschikbaar? Wat kost het? Kan het gekoppeld worden met de systemen die we al gebruiken?
Dat zijn relevante vragen, maar ze komen pas later.
De belangrijkste vraag is: hoe zorg je ervoor dat het nieuwe ERP-systeem je bedrijf beter laat werken? Daarvoor zijn duidelijke doelstellingen, goede processen en sterke leiding nodig.
Zonder die basis wordt een ERP-project al snel een poging om de oude software na te bouwen. Dan heb je wel nieuwe software, maar nog steeds de oude werkwijze.
1. Zorg voor sterke leiding en een duidelijk mandaat
Tijdens een ERP-project wil iedereen iets. De verkoopafdeling wil betere orderinformatie. Het magazijn wil extra controles. Finance wil andere rapportages. Een medewerker wil vooral dat zijn dagelijkse routine niet verandert.
Dat is begrijpelijk, maar het bedrijfsbelang moet leidend blijven.
Zonder sterke leiding worden er geen echte keuzes gemaakt. Iedereen krijgt dan zoveel mogelijk zijn zin. Het resultaat is een systeem met uitzonderingen, extra velden, afwijkende rechten en maatwerk voor individuele voorkeuren.
Een sterke projectleider bewaakt daarom de doelstellingen van het bedrijf. Niet de wensen van één afdeling of medewerker.
De vraag is niet:
Hoe krijgen we de nieuwe software precies hetzelfde als vroeger?
De vraag is:
Hoe richten we de organisatie zo in dat we beter, sneller en betrouwbaarder kunnen werken?
Een goede Odoo-projectaanpak begint daarom met duidelijke verantwoordelijkheden, een afgesproken scope en iemand die beslissingen mag nemen.
2. Begin bij het verdienmodel van je bedrijf
Een ERP-keuze begint niet met een lange lijst functies. De lastigste vraag komt eerst:
Waar verdient je bedrijf zijn geld mee?
Daaruit volgen de belangrijkste processen. Voor een groothandel zijn dat bijvoorbeeld inkoop, voorraad, verkoop, levering en facturatie. Voor een productiebedrijf kan productieplanning een groter onderdeel zijn. Een dienstverlener kijkt misschien vooral naar verkoop, planning, projecten, uren en facturatie.
Pas wanneer je weet welke processen waarde creëren, kun je eisen en wensen goed beoordelen.
Gebruik daarvoor bijvoorbeeld het MoSCoW-principe:
Must have: noodzakelijk voor het primaire proces, de continuïteit of wettelijke verplichtingen.
Should have: belangrijk, maar tijdelijk op een andere manier op te lossen.
Could have: nuttig, maar niet bepalend voor het resultaat.
Won’t have: past nu niet bij de doelstellingen of scope.
Een wens van een individuele gebruiker is dus niet automatisch een must-have. De classificatie moet worden getoetst aan de bedrijfsdoelstellingen.
3. Zet processen en scenario’s op papier
Een ERP-project zonder blauwdruk heeft geen gezamenlijk beeld van het gewenste resultaat.
Beschrijf daarom vooraf:
hoe een proces nu verloopt;
hoe het proces straks moet verlopen;
welke uitzonderingen voorkomen;
welke afdelingen betrokken zijn;
welke informatie nodig is;
welke uitkomst het proces moet opleveren.
Zet ook concrete scenario’s op papier. Bijvoorbeeld:
een klant bestelt een product dat niet op voorraad is;
een leverancier levert gedeeltelijk;
een verkooporder wordt gewijzigd na goedkeuring;
een factuur moet door meerdere personen worden gecontroleerd;
een retourzending leidt tot een creditfactuur.
Deze scenario’s worden later omgezet in acceptatietesten. Daarmee controleer je of de inrichting klopt met wat je vooraf hebt afgesproken.
Wat niet op papier staat, kun je ook niet goed bouwen, testen of beoordelen.
In onze projectaanpak vertalen we processen daarom naar een blueprint, projectplan, acceptatiescenario’s en trainingsbehoeften.
4. Kies gericht een ERP-systeem en daarna een partner
Je kunt maandenlang ERP-systemen blijven vergelijken. Dat betekent niet automatisch dat je een betere keuze maakt.
In de praktijk is het vaak verstandiger om relatief vroeg een systeem te kiezen dat waarschijnlijk de meeste benodigde functionaliteit in zich heeft. Daarna begint het belangrijkere deel: bepalen of de implementatiepartner bij jouw organisatie past.
Een goede partner moet meer kunnen dan software demonstreren. De partner moet begrijpen:
hoe je bedrijf geld verdient;
hoe processen werkelijk verlopen;
waar medewerkers tegenaan lopen;
welke veranderingen haalbaar zijn;
welke keuzes goed zijn voor het geheel.
Een partner die alleen uitvoert wat iedere medewerker vraagt, helpt je niet altijd verder. Soms heb je juist iemand nodig die zegt: “Dat kan, maar waarom wil je dit eigenlijk?”
Plan daarom een gerichte Odoo-demo waarin je eigen processen en scenario’s centraal staan. Een algemene rondleiding door de software zegt maar beperkt iets over de geschiktheid voor jouw bedrijf.
5. Gebruik standaard als norm
Standaardfunctionaliteit moet het vertrekpunt zijn. Software aanpassen aan iedere oude gewoonte is meestal geen goede strategie.
We zien bijvoorbeeld dat bedrijven tientallen uren besteden aan het namaken van een factuur uit de oude software. Ook worden er extra velden toegevoegd op orders omdat men controle wil houden.
Maar meer velden betekenen niet automatisch meer controle. Vaak is goed stamdatabeheer een betere oplossing.
Hetzelfde geldt voor gebruikersrechten. Geef medewerkers niet automatisch dezelfde rechten als in het oude systeem. Bepaal opnieuw wie welke informatie nodig heeft om zijn werk te doen.
Maatwerk kan zinvol zijn, maar er moet een duidelijke businesscase zijn. Levert de aanpassing tijdwinst, minder fouten, betere informatie of extra omzet op?
Twijfel je? Leg de wens vast en kijk of deze na drie maanden nog steeds nodig is. Soms is het geen softwareprobleem, maar een kwestie van wennen.
Lees ook meer over onze visie op Odoo-maatwerk.
6. Bepaal de scope vanuit de kernprocessen
De eerste fase van een ERP-project moet zich richten op de kernprocessen van het bedrijf.
De projectleider van de klant bepaalt de scope. Wel moet vooraf worden gecontroleerd of processen buiten de scope tijdelijk op de oude manier kunnen blijven werken.
Als dat niet kan, is een bredere scope nodig. Soms moet alles in één keer over.
Een gefaseerde implementatie is dus niet altijd beter. Ze werkt alleen wanneer de bedrijfsvoering buiten de eerste fase verantwoord kan doorgaan.
7. Zoek de meeste winst in handmatig werk
Begin bij processen met veel handmatige handelingen en controles.
Denk aan:
gegevens overtypen;
dezelfde informatie in meerdere systemen invoeren;
Excel-bestanden naast het ERP;
papieren goedkeuringen;
dubbele controles;
handmatig samenstellen van rapportages.
Daar zit vaak de snelste verbetering. Niet alleen omdat medewerkers tijd besparen, maar ook omdat fouten en discussies over de juiste versie afnemen.
Excel is niet per definitie verkeerd. Het wordt een probleem wanneer Excel buiten het ERP-systeem de feitelijke administratie of procescontrole overneemt.
8. Bereken de volledige investering
De kosten van een ERP-project bestaan uit meer dan licenties en implementatie.
Houd ook rekening met:
tijd voor trainingen;
acceptatietesten;
inzet van key users;
datacontrole en migratie;
tijdelijk dubbel werken;
begeleiding na livegang;
hypercare en het oplossen van kinderziektes.
Een organisatie moet niet alleen budget reserveren voor de software, maar ook voor de tijd die nodig is om ermee te leren werken.
9. Kies software die kan meegroeien
Je schaft een ERP-systeem aan om efficiënter te worden. Vaak wil je daarna groeien om concurrenten voor te blijven en bestaansrecht te houden.
Ook de digitale wereld verandert snel. Klanten verwachten meer snelheid, betere informatie en digitale dienstverlening. Software moet daarom kunnen meegroeien met:
meer omzet en medewerkers;
nieuwe locaties of landen;
veranderende klantverwachtingen;
nieuwe koppelingen;
verdere automatisering;
nieuwe digitale werkwijzen.
Schaalbaarheid gaat dus niet alleen over meer gebruikers. Het gaat erom of het systeem je bedrijf blijft ondersteunen wanneer de manier van werken verandert.
10. Leer van andere bedrijven
Een referentiebezoek is bedoeld om te leren hoe de implementatie werkelijk verloopt.
Vraag bijvoorbeeld:
Hoe verliep de samenwerking met de partner?
Wat viel tegen?
Waar ontstond weerstand?
Welke keuzes zouden jullie nu anders maken?
Hoeveel tijd kostten training en testen?
Wat gebeurde er na livegang?
Welke tip zouden jullie een volgend bedrijf geven?
Wat moet je vooral niet doen?
Ga pas op referentiebezoek wanneer je voldoende overtuigd bent van de software. Het doel is dan niet opnieuw een algemene productdemo, maar inzicht krijgen in de implementatie, de partner en de verwachtingen.
Bekijk onze klantreferenties en vraag referentieklanten vooral naar hun ervaringen met de samenwerking en implementatie.
Een ERP-keuze vraagt om leiderschap
Een ERP-systeem is een middel en geen doel.
De beste keuze ontstaat wanneer de directie en projectleiding:
de bedrijfsdoelstellingen bewaken;
processen en scenario’s vastleggen;
prioriteiten durven stellen;
standaard als uitgangspunt nemen;
maatwerk kritisch beoordelen;
medewerkers goed begeleiden;
testen en training serieus nemen;
een partner kiezen die ook durft tegen te spreken.
