Maatwerk in Odoo kan een goede oplossing zijn als het echt waarde toevoegt aan je bedrijf. Soms is het zelfs noodzakelijk. Maar maatwerk brengt ook kosten voor onderhoud en toekomstige upgrades met zich mee. Daarom is ons advies: onderzoek eerst of je met standaard Odoo en een andere inrichting van je processen hetzelfde resultaat kunt bereiken.
In 2012 richtte ik Odoo Experts op. Sindsdien heb ik, samen met mijn team, honderden Odoo-maatwerkapps ontwikkeld. Toen we die modules maakten, waren de klant en ik ervan overtuigd dat de aanpassingen onmisbaar waren. Het waren allemaal ‘must-haves’. Veel klanten zijn blij met Odoo, maar kijken inmiddels anders tegen een deel van dat maatwerk aan. Was het maken ervan altijd zo’n goed idee?
Niemand wil maatwerk, toch?
Bij veruit de meeste bedrijven waar we komen, krijgen we de opmerking: “We gaan de software helemaal standaard gebruiken. We willen geen maatwerk.”
Die wens komt vaak voort uit de kosten. En kosten besparen met behulp van ERP-software, dat is nu net ons werk. Dus als het standaard kan, zonder maatwerkkosten te maken, dan zijn we daar helemaal voor.
Maar kan een bedrijf wel zonder maatwerk? In hoeverre is onderzoek gedaan naar de processen en de daarvoor benodigde software? Zijn de processen in de standaardsoftware onder te brengen? En is de software flexibel genoeg om aan te passen aan de eisen en wensen van de eindgebruikers?
Veel bedrijven kunnen deze vragen nog niet beantwoorden. Daarvoor is een gedegen vooronderzoek nodig, voordat de daadwerkelijke ERP-implementatie begint. Onderdeel daarvan is een GAP-analyse, waarin de verschillen tussen de bedrijfsprocessen en de software worden beschreven. Per verschil bepaal je vervolgens welke oplossing het beste past.
Maatwerk kan een goede oplossing zijn voor zo’n verschil. Maar soms zijn er ook andere mogelijkheden, waarmee je maatwerk kunt vermijden. Laat je hierover goed informeren en weeg de mogelijkheden af.
Wat is maatwerk?
Maatwerk is software die voor een specifiek doel of een specifieke klant wordt ontwikkeld. Bij Odoo gaat het bijvoorbeeld om een app die standaardfunctionaliteit uitbreidt of de werking ervan aanpast.
Dat betekent niet dat de broncode van Odoo zelf rechtstreeks moet worden overschreven. Ontwikkelaars kunnen ook een aparte module maken die aansluit op de standaardsoftware en daar functionaliteit aan toevoegt.
Veel moderne ERP-systemen beschikken daarnaast over hulpmiddelen waarmee je software kunt aanpassen en uitbreiden. Odoo heeft bijvoorbeeld Odoo Studio. Omdat je daarbij gebruikmaakt van mogelijkheden die Odoo zelf biedt, wordt het niet altijd maatwerk genoemd. Toch maak je ook daarmee aanpassingen die onderhouden moeten worden en gevolgen kunnen hebben voor toekomstige upgrades.
Wat zijn de voor- en nadelen van maatwerk?
Maatwerk heeft, zoals met alles, voor- en nadelen. Voordelen kunnen zijn:
De software sluit beter aan bij je bedrijfsvoering.
Je kunt een oplossing maken voor een proces waarmee je je onderscheidt in de markt.
Je kunt systemen koppelen en zo handmatig werk verminderen.
Je kunt gebruikers ondersteunen met functionaliteit die in standaard Odoo ontbreekt.
Je hoeft voor een gewenste uitbreiding niet altijd te wachten op een nieuwe versie van de leverancier.
Maatwerk heeft ook nadelen:
De kosten voor ontwikkeling en onderhoud liggen bij jou.
Specifiek maatwerk wordt niet vanzelf doorontwikkeld.
Kennis van het maatwerk is vaak bij een kleine groep mensen aanwezig.
Bij een upgrade van Odoo moet ook het maatwerk worden beoordeeld en mogelijk aangepast.
Maatwerk kan een upgrade ingewikkelder maken als er functionele of technische beperkingen ontstaan.
Het belangrijkste is daarom niet hoeveel maatwerk je maakt, maar welk probleem je ermee oplost en wat dat oplevert.
Welke mogelijkheden zijn er voor maatwerk in Odoo?
Odoo is opensourcesoftware en geschikt om aan te passen en uit te breiden. Ontwikkelaars over de hele wereld maken apps voor Odoo. Maatwerk zit dus een beetje in het DNA van Odoo, maar de vraag blijft: is dat wel zo’n goed idee?
Er zijn verschillende manieren om Odoo aan te passen of uit te breiden. Die mogelijkheden hebben ieder hun eigen voor- en nadelen.
Maatwerk via Odoo Studio
Odoo Studio is een hulpmiddel waarmee je Odoo zonder conventioneel programmeren kunt aanpassen en uitbreiden. Bij conventioneel maatwerk wordt code geschreven als een Odoo-app, die vervolgens op de Odoo-server moet worden geïnstalleerd. Dat is bij een aanpassing via Odoo Studio niet nodig.
Kan iedereen dan maatwerk maken met Odoo Studio? Nee, dat is geen goed idee. Ook via Odoo Studio kom je in aanraking met technische onderdelen van de software. Het vraagt technische kennis van Odoo om Studio goed te gebruiken. Weet iemand niet goed wat hij doet, dan kan hij Odoo echt kapotmaken.
Odoo Studio kan een hulpmiddel zijn voor kleine aanpassingen en uitbreidingen. Maar denk bij het gebruik goed vooruit en combineer Odoo Studio niet met conventioneel maatwerk. Dit geeft onoverzienbare problemen.
Maatwerk via development
Maatwerk in Odoo betekent vaak het ontwikkelen van Odoo-apps. Met deze apps, of modules, kun je Odoo uitbreiden of de werking aanpassen. Voor de ontwikkeling is een developer nodig en voor conventionele maatwerkmodules ben je aangewezen op Odoo.sh of eigen hosting.
Met maatwerk kun je bijvoorbeeld bedrijfslogica uitbreiden, koppelingen met andere systemen maken of nieuwe functionaliteit toevoegen. Een Odoo-app wordt opgenomen in de omgeving, waardoor de eindgebruiker niet altijd ziet of een functie standaard is of speciaal is ontwikkeld.
De technische mogelijkheden zijn groot. Dat betekent alleen niet dat iedere gewenste aanpassing ook verstandig is. Iedere module moet immers worden onderhouden en bij toekomstige wijzigingen in Odoo blijven werken.
Maatwerk buiten Odoo via de API
Het is ook mogelijk om maatwerk buiten Odoo te houden. De extra functionaliteit leest dan via de Odoo API gegevens uit Odoo en kan, als dat nodig is, ook gegevens terugschrijven. Voorbeelden zijn koppelingen met vervoerders of e-commerceplatformen.
Een voordeel is dat de oplossing buiten Odoo kan worden ontwikkeld en beheerd. Er blijft wel een afhankelijkheid bestaan van de API en van de gegevens en functies die de koppeling gebruikt.
Bij een nieuwe Odoo-versie moet je daarom controleren of de koppeling nog goed werkt. Soms zijn aanpassingen nodig, bijvoorbeeld omdat de API of de gebruikte functionaliteit is gewijzigd. Hoeveel werk dat is, hangt af van de koppeling en de overstap die je maakt.
Meer informatie vind je in de documentatie over de Odoo API. Die link verwijst naar de ontwikkelversie van de documentatie. Gebruik voor technische keuzes altijd ook de documentatie die hoort bij jouw Odoo-versie.
Wat is de invloed van AI op maatwerkontwikkeling?
AI maakt het ontwikkelen van maatwerk eenvoudiger. Een developer kan AI bijvoorbeeld gebruiken om bestaande code te onderzoeken, een eerste opzet voor een module te maken of te helpen bij het schrijven van tests. Dat kan tijd besparen en het makkelijker maken om verschillende oplossingen te verkennen.
Maar code schrijven is maar een deel van maatwerkontwikkeling. Eerst moet duidelijk zijn welk probleem je wilt oplossen, hoe het bedrijfsproces werkt en wat de gevolgen van een aanpassing zijn voor andere onderdelen van Odoo. Ook moet iemand beoordelen of de oplossing veilig, onderhoudbaar en geschikt is voor toekomstige upgrades.
AI kan helpen bij het maken van maatwerk, maar bepaalt niet zelfstandig welk maatwerk verstandig is.
Daarvoor blijven functionele kennis, praktijkervaring en menselijke controle nodig. Een oplossing kan technisch werken en toch niet passen bij de manier waarop je bedrijf werkt. Of een probleem oplossen dat met standaard Odoo ook te voorkomen was.
AI verlaagt dus niet de noodzaak om kritisch naar maatwerk te kijken. Het maakt de vraag waarom je iets wilt aanpassen minstens zo belangrijk als de vraag hoe je het bouwt.
Kun je een app uit de Odoo App Store gebruiken?
Odoo heeft een grote App Store. Ontwikkelaars kunnen daar zowel gratis als betaalde apps aanbieden. Zoek je functionaliteit die in standaard Odoo ontbreekt, dan kan een bestaande app een oplossing lijken.
Er is echter een groot nadeel: er is geen kwaliteitscontrole op de apps in de Odoo App Store. Je moet daarom zelf goed beoordelen wat je installeert. Kijk bijvoorbeeld naar de kwaliteit van de code, de ondersteuning door de maker, de beschikbaarheid voor nieuwe Odoo-versies en de compatibiliteit met andere apps.
Lees ook: Waarom zijn we gestopt met het gebruik van apps uit de Odoo App Store?
Odoo-apps zijn niet altijd compatibel met elkaar. Afzonderlijke apps kunnen prima werken, terwijl ze samen problemen veroorzaken. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer twee apps hetzelfde scherm aanpassen en daarbij verschillende aannames doen over de aanwezige velden.
Een app uit de App Store kan goedkoop en snel beschikbaar zijn. Maar ook voor die app geldt dat je afhankelijk bent van onderhoud, ondersteuning en toekomstige upgrades. Houd er dus rekening mee: ook een app uit de Odoo App Store is een vorm van maatwerk.
Wanneer is maatwerk een goed idee?
Maatwerk is niet altijd een keuze. Soms is een aanpassing noodzakelijk om een belangrijk bedrijfsproces goed te ondersteunen. Maar als maatwerk wel een keuze is, dan is ons advies om het te vermijden wanneer standaard Odoo een werkbare oplossing biedt.
Onze ervaring is dat maatwerk regelmatig wordt ingezet voor een tijdelijk probleem. Vaak komt dat doordat de werking van de nieuwe software nog niet goed bekend is en wordt vergeleken met functionaliteit uit het vorige softwarepakket.
Stel dat een gebruiker een knop mist die in het oude systeem aanwezig was. Dan is het verstandig om eerst te onderzoeken of hetzelfde resultaat op een andere manier in Odoo kan worden bereikt. Misschien blijkt de knop na enige ervaring met het nieuwe proces helemaal niet nodig.
Anders ligt het wanneer een essentiële stap in het bedrijfsproces niet kan worden uitgevoerd of wanneer een noodzakelijke koppeling ontbreekt. Dan kan maatwerk vanaf het begin wel degelijk nodig zijn. De afweging draait om de gevolgen voor het bedrijf, niet om de vraag of een wens op de oude werkwijze lijkt.
We komen ook regelmatig een vorm van ‘overautomatiseren’ tegen. Een eindgebruiker wil eigenlijk de knop die alles doet en probeert de efficiëntie op microniveau te verhogen. Maatwerk is daarvoor zelden een goede oplossing.
Hoe maak je een goede keuze?
Op basis van onze ervaring geven we je de volgende tips:
Doe een GAP-analyse om te bepalen waar de verschillen tussen je bedrijf en de software zitten.
Kies alleen voor maatwerk als het aantoonbaar waarde oplevert voor het bedrijf.
Laat werknemers waar mogelijk eerst ervaring opdoen met de software en beoordeel de wens daarna opnieuw. Drie maanden kan een bruikbare richtlijn zijn, maar noodzakelijk maatwerk hoeft niet altijd zo lang te wachten.
Kijk naar het bedrijfsbelang en niet alleen naar het belang van iedere afzonderlijke werknemer.
Reserveer budget voor onderhoud en toekomstige migraties.
Wees kritisch op apps van derden als kwaliteit, ondersteuning en compatibiliteit onduidelijk zijn.
Zorg dat kennis en ondersteuning van het maatwerk ook op langere termijn zijn geborgd.
Maatwerk kan een goede investering zijn. Maar alleen als je weet welk probleem je ermee oplost, wat het oplevert en wat ervoor nodig is om de oplossing te blijven gebruiken.
