Odoo verbindt boekhouding, voorraad en bedrijfsprocessen in één systeem.
Odoo wordt vaak omschreven als een eenvoudig en betaalbaar ERP-systeem voor kleine bedrijven. Dat beeld is begrijpelijk, maar inmiddels veel te beperkt.
Odoo is een geïntegreerd ERP-systeem waarmee organisaties hun belangrijkste bedrijfsprocessen in één omgeving kunnen beheren. Denk aan verkoop, klantbeheer, inkoop, voorraad, productie, boekhouding, projecten, urenregistratie, helpdesk, abonnementen, website en webwinkel.
Toch bestaan er nog steeds drie hardnekkige misverstanden over Odoo:
Odoo is alleen geschikt voor kleine bedrijven.
Odoo is niet geschikt voor de Nederlandse boekhouding.
Je kunt Odoo eenvoudig zelf implementeren.
Geen van deze uitspraken klopt zonder verdere uitleg. Odoo is breed inzetbaar, maar het systeem moet wel goed aansluiten op de organisatie. De software is meestal niet het moeilijkste onderdeel. De echte complexiteit zit in processen, mensen, uitzonderingen en de keuzes die tijdens een implementatie worden gemaakt.
Wat is Odoo precies?
Odoo is bedrijfssoftware waarin verschillende toepassingen met elkaar samenwerken. Iedere toepassing richt zich op een bepaald proces. Zo gebruik je bijvoorbeeld klantbeheer voor relaties en verkoop voor offertes en verkooporders. De boekhouding gebruik je voor onder andere facturen, betalingen en financiële rapportages.
Het verschil met veel traditionele softwarepakketten is dat deze toepassingen niet los van elkaar staan. Een verkooporder kan bijvoorbeeld leiden tot een levering en een factuur. Een inkooporder kan worden gekoppeld aan een ontvangst en een leveranciersfactuur. Uren die op een project worden geschreven, kunnen rechtstreeks worden gefactureerd.
Daardoor hoef je gegevens minder vaak opnieuw in te voeren en werken afdelingen met dezelfde informatie. Verkoop kijkt naar dezelfde klantgegevens als de administratie. De voorraad wordt niet bijgehouden in een apart systeem dat pas later met de boekhouding wordt verbonden.
Dat maakt processen overzichtelijker en verkleint de kans op fouten.
Odoo bestaat uit verschillende toepassingen, maar het is geen verzameling losse eilandjes. Juist de samenhang tussen de toepassingen maakt Odoo tot een ERP-systeem.
Odoo is meer dan een verzameling toepassingen
De modulaire opbouw van Odoo maakt het mogelijk om klein te beginnen. Een organisatie kan bijvoorbeeld starten met klantbeheer, verkoop en facturatie. Later kunnen voorraad, inkoop, boekhouding, projecten of productie worden toegevoegd.
Dat betekent niet dat iedere organisatie alle toepassingen nodig heeft. Een dienstverlenend bedrijf heeft waarschijnlijk meer aan klantbeheer, verkoop, projecten, urenregistratie en boekhouding. Een handelsbedrijf heeft juist veel aan verkoop, inkoop, voorraadbeheer en boekhouding. Een productiebedrijf voegt daar productie, kwaliteitsbeheer en onderhoud aan toe.
Het voordeel is dat de processen in dezelfde omgeving kunnen blijven groeien. Je hoeft niet voor iedere nieuwe behoefte een compleet nieuw systeem aan te schaffen.
Daarbij is het belangrijk om realistisch te blijven. Een ERP-systeem wordt niet beter doordat je zoveel mogelijk toepassingen activeert. De vraag moet steeds zijn: welk bedrijfsprobleem lossen we hiermee op?
Is Odoo alleen geschikt voor kleine bedrijven?
Nee. Odoo wordt gebruikt door organisaties van verschillende omvang en in uiteenlopende branches.
Een goed voorbeeld is Circular IT Group. Deze internationale organisatie heeft meer dan 340 werknemers en bestaat uit meer dan twintig bedrijven in verschillende Europese landen. Binnen de groep wordt Odoo breed ingezet. Voorraadbeheer vormt het centrale onderdeel van de bedrijfsvoering.
Circular IT Group koopt IT-hardware in, knapt deze apparatuur op en verkoopt de hardware vervolgens opnieuw. Dat is een circulair proces waarin voorraad niet alleen een administratieve lijst is.
De organisatie moet weten welke apparatuur binnenkomt, welke bewerkingen plaatsvinden, waar producten zich bevinden en wanneer ze opnieuw verkocht kunnen worden.
Daar komen verschillende bedrijfsprocessen samen:
inkoop van IT-hardware;
ontvangst en registratie van apparatuur;
voorraadbeheer;
opknappen en verwerken van apparatuur;
verkoop;
financiële administratie;
samenwerking tussen meerdere bedrijven;
rapportage over de prestaties van de organisatie.
Dit is geen eenvoudig proces dat alleen geschikt is voor een klein bedrijf met een paar medewerkers. Het vraagt om een ERP-systeem dat grote hoeveelheden gegevens en verschillende bedrijfsprocessen met elkaar kan verbinden.
De omvang van een organisatie bepaalt dus niet automatisch of Odoo geschikt is. Belangrijker zijn de processen, het aantal bedrijven, de voorraadstromen, de rapportagebehoefte en de manier waarop de organisatie werkt.
Een klein bedrijf kan overigens net zo goed complexe processen hebben. En een groot bedrijf kan relatief eenvoudig georganiseerd zijn. Het aantal medewerkers telt mee, maar vertelt niet het hele verhaal.
Is Odoo geschikt voor de Nederlandse boekhouding?
Ja. Odoo is geschikt voor de Nederlandse boekhouding en doet op dat gebied niet onder voor traditionele boekhoudpakketten zoals Exact.
Alle klanten van Odoo Experts gebruiken Odoo als boekhoudsysteem. Odoo bevat de functies die je van een volwaardig boekhoudpakket mag verwachten. Denk aan grootboekrekeningen, btw, betaaltermijnen, verkoopfacturen, inkoopfacturen, bankmutaties, betalingen, rapportages en financiële afsluitingen.
Meer informatie hierover lees je op onze pagina over Odoo boekhouding.
Het belangrijkste verschil is dat de boekhouding in Odoo rechtstreeks verbonden is met de rest van de organisatie.
Bij een los boekhoudpakket moeten gegevens vanuit andere systemen worden overgezet of opnieuw worden ingevoerd. In Odoo ontstaan financiële gegevens als onderdeel van het proces zelf.
Een verkoopfactuur komt voort uit een verkooporder. Een leveranciersfactuur kan worden gekoppeld aan een inkooporder en goederenontvangst. Voorraadbewegingen kunnen financieel worden verwerkt zonder dat iemand deze informatie achteraf handmatig hoeft samen te voegen.
Dat levert niet alleen tijdwinst op. Het zorgt er ook voor dat de financiële administratie dichter bij de dagelijkse werkelijkheid staat.
Als de voorraad niet klopt, heeft dat gevolgen voor de financiële administratie. Als een verkooporder verkeerd is ingericht, kan dat gevolgen hebben voor de factuur. Juist doordat processen met elkaar verbonden zijn, worden fouten eerder zichtbaar.
Odoo voor meerdere landen en bedrijven
Odoo ondersteunt boekhoudingen voor meer dan honderd landen. Daarnaast zijn meerdere talen en valuta’s beschikbaar. De actuele mogelijkheden en landenondersteuning zijn terug te vinden in de officiële documentatie van Odoo.
Dat maakt Odoo interessant voor organisaties met vestigingen of bedrijven in meerdere landen. Een internationale groep kan haar bedrijfsprocessen in één ERP-systeem beheren, terwijl iedere onderneming een eigen administratie en rapportage behoudt.
Een groep kan meerdere bedrijven in één database onderbrengen. Iedere onderneming behoudt daarbij de eigen financiële administratie, instellingen en rapportages. Tegelijkertijd kunnen bedrijven binnen de groep gecontroleerd samenwerken.
Transacties tussen bedrijven binnen dezelfde groep worden daardoor eenvoudiger. Wanneer het ene bedrijf binnen de groep iets verkoopt aan een ander bedrijf, hoeven beide transacties niet volledig los van elkaar te worden ingevoerd. De onderlinge verkoop en inkoop kunnen met elkaar worden verbonden en automatisch worden aangemaakt.
Dat voorkomt dubbel werk en maakt de onderlinge administratie beter controleerbaar. Zeker bij groepen met veel transacties tussen bedrijven is dat een belangrijk voordeel.
Meer informatie over deze mogelijkheden vind je in de Odoo-documentatie over meerdere bedrijven.
Eén database betekent overigens niet dat internationale inrichting vanzelf eenvoudig is. Iedere entiteit kan te maken hebben met eigen wetgeving, btw-regels, rapportages en administratieve procedures. Ook moeten rollen en verantwoordelijkheden duidelijk worden vastgelegd.
De software biedt de mogelijkheden. De organisatie moet ervoor zorgen dat deze mogelijkheden juist worden ingericht.
Kun je Odoo eenvoudig zelf implementeren?
Je kunt Odoo eenvoudig openen en ermee beginnen. Dat is iets anders dan Odoo goed implementeren.
Iedereen kan na een beetje proberen een auto laten wegrijden. Maar kun je dan ook goed autorijden?
Met Odoo werkt het net zo. Je kunt zelf een klant aanmaken, een offerte maken en een factuur versturen. Daarmee heb je alleen nog geen goed ingericht ERP-systeem.
Een implementatie vraagt namelijk veel meer dan het activeren van toepassingen en het invullen van instellingen. Je moet eerst begrijpen hoe de organisatie werkt.
Welke processen zijn er? Wie is waarvoor verantwoordelijk? Welke uitzonderingen komen voor? Welke informatie moet worden vastgelegd? Wanneer mag een order worden bevestigd? Wanneer wordt iets geleverd of gefactureerd?
Daarna moet Odoo zo worden ingericht dat het de gekozen werkwijze ondersteunt. Medewerkers moeten weten hoe ze met het systeem werken. Gegevens moeten worden gecontroleerd en eventueel worden gemigreerd.
Vervolgens moeten processen worden getest. Als uit die test blijkt dat iets niet goed werkt, moet je het aanpassen en opnieuw testen.
Dus: testen en dan nog een keer testen.
De complexiteit hangt af van de organisatie
Een kleine organisatie met eenvoudige processen kan een groter deel van de implementatie zelf uitvoeren. Wanneer er weinig uitzonderingen zijn en de administratie overzichtelijk is, kan dat prima werken.
Bij een grotere of complexere organisatie ligt dat anders. Daar spelen vaak meerdere afdelingen, bedrijven, magazijnen, landen, valuta’s, rollen en rapportagebehoeften een rol.
De belangrijkste vraag is daarom niet: kan ik Odoo zelf installeren?
De betere vraag is: kan ik mijn organisatie goed genoeg analyseren om Odoo verantwoord in te richten?
Daar gaat het in de praktijk vaak mis. Bedrijven onderschatten hoeveel keuzes er nodig zijn. Ze zien een demonstratie, herkennen een paar schermen en denken dat de implementatie vooral bestaat uit het overnemen van gegevens.
Maar een ERP-systeem ondersteunt niet alleen bestaande processen. Het maakt ook zichtbaar waar processen onduidelijk zijn.
Wie keurt een inkooporder goed? Wanneer is voorraad beschikbaar? Wie mag een factuur aanpassen? Welke informatie moet een verkoper vastleggen? Wat gebeurt er met een apparaat dat wordt teruggestuurd? Wie controleert of een project nog binnen budget blijft?
Dat zijn organisatorische vragen. Odoo kan ze ondersteunen, maar niet namens de organisatie beantwoorden.
Lees ook meer over onze aanpak voor Odoo-implementaties.
Odoo standaard als uitgangspunt
Bij een goede implementatie begin je met de standaardmogelijkheden van Odoo. Eerst moet duidelijk zijn wat Odoo al kan voordat je maatwerk laat ontwikkelen.
Maatwerk kan soms nodig zijn. Bijvoorbeeld wanneer een bedrijf een onderscheidend proces heeft dat niet met de standaardfunctionaliteit kan worden ingericht. Maar maatwerk moet een bewuste zakelijke keuze zijn, geen reflex omdat een bestaand proces niet meteen één op één in Odoo past.
Soms is het verstandiger om een proces aan te passen. Niet omdat de software altijd gelijk heeft, maar omdat organisaties vaak werken met historische gewoontes die ooit logisch waren, maar inmiddels vooral extra werk veroorzaken.
Een implementatie is daarom ook een moment om processen kritisch te bekijken.
Wat moet absoluut behouden blijven? Wat kan eenvoudiger? Welke controles zijn noodzakelijk? En welke uitzonderingen komen zo weinig voor dat je het proces daar niet volledig op moet bouwen?
Lees ook: Is maatwerk in Odoo een goed idee?
Odoo is geen wonderknop
Odoo kan veel bedrijfsprocessen ondersteunen. Het kan worden gebruikt voor verkoop, klantbeheer, voorraad, productie, boekhouding, projecten, helpdesk, abonnementen, websites en nog veel meer.
Maar Odoo lost geen onduidelijke verantwoordelijkheden op. Het maakt slechte gegevens niet automatisch betrouwbaar. En het zorgt er niet voor dat medewerkers een nieuw proces vanzelf omarmen.
De kwaliteit van een implementatie wordt bepaald door een combinatie van factoren:
de inrichting van de software;
de kwaliteit van de processen;
de betrouwbaarheid van de gegevens;
de betrokkenheid van medewerkers;
training en begeleiding;
testen met realistische scenario’s;
duidelijke verantwoordelijkheid na de ingebruikname.
Daarom is een ERP-implementatie geen IT-project dat je volledig bij de softwareleverancier kunt neerleggen. De organisatie moet zelf keuzes maken en tijd vrijmaken.
Wat is Odoo dan uiteindelijk?
Odoo is een volwaardig ERP-systeem voor organisaties die hun bedrijfsprocessen met elkaar willen verbinden. Het is geschikt voor kleine bedrijven, maar ook voor grotere organisaties en internationale groepen.
De kracht van Odoo zit in de combinatie van breedte en integratie. Je kunt verkoop, inkoop, voorraad, productie, projecten en boekhouding in één omgeving beheren. Nederlandse boekhouding wordt ondersteund, net als boekhoudingen in meer dan honderd andere landen. Ook meerdere talen, valuta’s en transacties tussen bedrijven binnen één groep zijn mogelijk.
Circular IT Group laat zien dat Odoo ook geschikt is voor een internationale organisatie met meer dan twintig bedrijven en meer dan 340 werknemers. In hun bedrijfsmodel vormt voorraadbeheer de verbinding tussen inkoop, het opknappen van apparatuur en verkoop.
Tegelijkertijd is Odoo niet automatisch goed ingericht zodra je het systeem hebt geactiveerd. De software is een hulpmiddel. De organisatie moet bepalen hoe processen werken, welke informatie nodig is en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Daarom is Odoo eenvoudig om mee te beginnen, maar niet altijd eenvoudig om goed te implementeren. Wie dat verschil begrijpt, maakt betere keuzes en haalt veel meer uit het systeem.
