Een product blijft tijdens zijn levensduur zelden precies hetzelfde. Onderdelen worden vervangen, een leverancier verandert, een technische specificatie wordt aangepast of een productieproces wordt verbeterd.
Dat lijkt soms een kleine wijziging. Maar als je later een defect of vertraging moet onderzoeken, wil je precies kunnen achterhalen wat er op dat moment is veranderd. Welke versie van het product was actief? Welke onderdelen zijn gebruikt? Van welke leverancier kwamen die onderdelen? En volgens welk productieproces is het product gemaakt?
Daarvoor gebruik je Product Lifecycle Management, kortweg PLM.
In Odoo helpt de PLM-app om productwijzigingen, stuklijsten en productieprocessen gecontroleerd vast te leggen. De belangrijkste registratie daarvoor is de Engineering Change Order, oftewel een ECO.
Wat betekent PLM?
PLM staat voor Product Lifecycle Management. In het Nederlands betekent dat productlevenscyclusbeheer.
Het gaat om het beheren van een product vanaf het ontwerp tot en met de productie, het gebruik en uiteindelijk het einde van de levensduur. In de praktijk wordt PLM vaak gebruikt voor:
- versies van producten;
- wijzigingen in stuklijsten;
- wijzigingen in productieprocessen;
- technische documentatie;
- goedkeuringen;
- productintroducties;
- onderzoek naar kwaliteitsproblemen.
PLM is dus meer dan alleen een versienummer op een productkaart. Het gaat erom dat je kunt vastleggen wat er is gewijzigd, waarom dat is gebeurd, wie de wijziging heeft goedgekeurd en vanaf welk moment de wijziging geldt.
Dat is vooral belangrijk voor bedrijven die producten produceren met meerdere onderdelen, varianten of productiestappen.
Waarom moet je productwijzigingen kunnen herleiden?
Stel dat een product na een paar maanden problemen vertoont. Dan wil je niet alleen weten hoe het product vandaag wordt gemaakt. Je wilt weten hoe het product werd gemaakt op het moment dat de betreffende partij werd geproduceerd.
Een defect kan bijvoorbeeld veroorzaakt zijn door:
- een gewijzigd onderdeel;
- een andere leverancier;
- een afwijkende materiaalspecificatie;
- een andere productiestap;
- een aangepaste bewerking;
- een nieuwe werkinstructie;
- een wijziging in de stuklijst.
Als die wijzigingen alleen los op een productkaart zijn aangepast, is achteraf vaak niet meer duidelijk welke situatie op welk moment actief was. Dan moet iemand gaan zoeken in e-mails. Excel-bestanden en losse documenten. Dat is precies het soort speurwerk dat je met PLM wilt voorkomen.
Hoe werkt PLM in Odoo?
In Odoo leg je een wijziging vast met een Engineering Change Order. Een ECO is een dossier waarin de wijziging en het goedkeuringsproces worden beheerd.
Je kunt daarin onder andere vastleggen:
- op welk product of welke stuklijst de wijziging betrekking heeft;
- wat de reden van de wijziging is;
- wie verantwoordelijk is;
- welke documenten bij de wijziging horen;
- welke goedkeuringen nodig zijn;
- welke gebruikers de wijziging moeten beoordelen;
- vanaf welke datum de wijziging actief wordt;
- welke opmerkingen en communicatie bij de wijziging horen.
Een ECO doorloopt de fasen die je voor het betreffende PLM-proces hebt ingericht. Dat kan bijvoorbeeld beginnen met een nieuwe wijziging, gevolgd door onderzoek, beoordeling, goedkeuring en uiteindelijk vrijgave.
De betrokken medewerkers kunnen als volger worden toegevoegd. Communicatie, opmerkingen, bijlagen en goedkeuringen blijven vervolgens bij hetzelfde dossier beschikbaar.
Daarmee ontstaat één plek voor de wijziging. Dat is overzichtelijker dan een verzameling Excelbestanden :).
Wat betekent 'Alleen product' in Odoo?
Bij het aanmaken van een ECO kies je waarop de wijziging van toepassing is. Een van de opties is 'Alleen Product'.
De werkwijze is dan als volgt:
- Je kiest een product.
- Je kiest bij Apply on voor 'Alleen Product'
- Je klikt op Start Revision.
- Odoo maakt geen nieuwe versie van de stuklijst.
- Er verschijnt dus geen nieuwe stuklijst onder de knop Revision.
- De ECO doorloopt wel de ingestelde fasen en goedkeuringen.
- Na goedkeuring wordt de productwijziging actief.
- Als Update Version is aangevinkt, verhoogt Odoo het versienummer van het product.
'Alleen Product' is bedoeld voor wijzigingen aan het product zelf, zonder dat de samenstelling van de stuklijst verandert.
Denk bijvoorbeeld aan:
- een nieuwe technische datasheet;
- gewijzigde productdocumentatie;
- een aangepaste productomschrijving;
- een gewijzigde productstatus;
- een nieuwe productspecificatie die geen invloed heeft op de stuklijst;
- een wijziging in verpakking of etikettering.
De productie blijft bij 'Alleen Product' dezelfde stuklijst gebruiken.
Welke wijzigingen houdt Odoo bij?
Odoo registreert bij een Alleen Product-ECO wel het wijzigingsdossier. Je kunt dus terugvinden:
- welke ECO is aangemaakt;
- wat de reden of omschrijving van de wijziging was;
- wie verantwoordelijk was;
- welke goedkeuringsstappen zijn doorlopen;
- wie heeft goedgekeurd en wanneer;
- welke opmerkingen in de chatter zijn geplaatst;
- welke documenten aan de ECO zijn gekoppeld;
- wanneer de wijziging effectief werd;
- of het productversienummer is verhoogd.
Er zit wel een belangrijke beperking aan.
Odoo maakt bij 'Alleen Product' niet automatisch een volledige vergelijking van alle gewijzigde productvelden. Het systeem toont dus niet vanzelf:
De oude leverancier was A en de nieuwe leverancier is B.
Ook bij wijzigingen in bijvoorbeeld de productnaam, interne referentie, barcode, categorie, technische specificaties of productafbeelding worden de oude en nieuwe waarden niet automatisch als een volledige revisievergelijking vastgelegd.
Als je die informatie later nodig hebt, moet je de wijziging zelf duidelijk beschrijven in de ECO, een logboeknotitie of een gekoppeld document. Alleen het verhogen van het versienummer vertelt dat er iets is gewijzigd, maar niet wat.
Fictief voorbeeld: alleen de leverancier wijzigen
Een fabrikant gebruikt een metalen bevestigingsonderdeel in een product. Het onderdeel wordt eerst geleverd door leverancier A. Na verloop van tijd kiest het bedrijf voor leverancier B.
Iemand opent de bestaande productkaart en vervangt alleen leverancier A door leverancier B. Op het eerste gezicht lijkt dat voldoende. Het onderdeel heeft immers dezelfde naam en hetzelfde interne referentienummer.
Een jaar later ontstaat een defect in een serie producten. De fabrikant wil onderzoeken of het probleem verband houdt met de gebruikte bevestigingsonderdelen.
In de huidige productkaart staat inmiddels alleen leverancier B. Het is daardoor niet meer direct duidelijk welke leverancier bij de oudere producties betrokken was. De historische werkelijkheid is overschreven.
Een Alleen Product-ECO kan helpen om de reden van de wijziging, de goedkeuring en een document vast te leggen. Maar als je alleen de leverancier op de productkaart wijzigt, maakt Odoo niet automatisch een volledige vergelijking tussen de oude en nieuwe leveranciersinformatie.
Als het onderdeel inhoudelijk verandert of de herkomst relevant is voor kwaliteit en traceerbaarheid, is het vaak verstandiger om een nieuw product aan te maken. Zo houd je het oude onderdeel beschikbaar voor historische producties en leg je het nieuwe onderdeel als een afzonderlijke productidentiteit vast.
Wanneer heb je een nieuwe stuklijstversie nodig?
'Alleen Product' is niet geschikt wanneer de samenstelling of uitvoering van de productie verandert.
Gebruik een nieuwe stuklijstversie wanneer je bijvoorbeeld:
- een onderdeel toevoegt;
- een onderdeel verwijdert;
- de hoeveelheid van een onderdeel wijzigt;
- een component vervangt;
- een andere variant gebruikt;
- een bewerking toevoegt of verwijdert;
- de productievolgorde wijzigt;
- een routing of werkinstructie aanpast.
Bij een ECO voor een stuklijst maakt Odoo een nieuwe revisie van de stuklijst. De oude versie blijft beschikbaar. De nieuwe stuklijst kan vervolgens vanaf een bepaalde datum worden gebruikt.
Dat is belangrijk wanneer je moet kunnen bepalen met welke samenstelling een product in het verleden is gemaakt.
Alleen product, nieuwe stuklijstversie of nieuw product?
De keuze hangt af van wat er precies verandert.
| Situatie | Beste keuze |
|---|---|
| Alleen technische documentatie wijzigen | Alleen product |
| Productomschrijving of status aanpassen | Alleen product |
| Verpakking of etiket wijzigen zonder productiesamenstelling te wijzigen | Alleen product |
| Onderdeel toevoegen of verwijderen | Nieuwe stuklijstversie |
| Hoeveelheid in de stuklijst wijzigen | Nieuwe stuklijstversie |
| Productieproces of bewerking wijzigen | Nieuwe stuklijstversie |
| Component krijgt een andere technische identiteit | Nieuw product |
| Leverancier verandert en dit is relevant voor kwaliteit of specificatie | Vaak nieuw product |
| Oude en nieuwe onderdelen moeten naast elkaar traceerbaar blijven | Nieuw product |
Een nieuwe stuklijstversie betekent niet automatisch dat je een nieuw eindproduct moet aanmaken. Hetzelfde product kan meerdere stuklijstversies hebben.
Een nieuw product is vooral nodig wanneer het onderdeel zelf functioneel of technisch een andere identiteit krijgt. Alleen een andere leverancier is niet in iedere situatie voldoende reden voor een nieuw product. Maar als materiaal, kwaliteit, specificatie of traceerbaarheid verandert, moet je die keuze serieus maken.
PLM werkt alleen met duidelijke afspraken
De software helpt bij het registreren van wijzigingen, maar Odoo kan geen onduidelijke werkwijze oplossen.
Je moet vooraf bepalen:
- wie een wijziging mag aanmaken;
- wie de wijziging beoordeelt;
- wanneer een nieuw product nodig is;
- wanneer een nieuwe stuklijstversie nodig is;
- welke documenten verplicht zijn;
- vanaf welke datum de wijziging geldt;
- hoe oude producten en nieuwe producten aan elkaar worden gekoppeld.
Voor een klein productiebedrijf kan één eenvoudig ECO-proces voldoende zijn. Grotere organisaties kunnen verschillende ECO-types gebruiken, bijvoorbeeld voor productontwikkeling, kwaliteitsproblemen, leverancierswijzigingen of procesverbeteringen.
Begin daarbij met de standaardmogelijkheden van Odoo. Voeg pas extra inrichting, koppelingen of maatwerk toe wanneer daar een duidelijke zakelijke reden voor is. Een ingewikkeld proces maakt de producthistorie niet automatisch beter.
Meer over de samenhang tussen stuklijsten, voorraad, productie en werkorders lees je op de pagina over Odoo productie. Ook het artikel Wat is MRP? Het verschil tussen MRP1, MRP2 en ERP sluit hier goed op aan.
Wat levert PLM op?
Een goed ingericht PLM-proces geeft je vooral controle over wijzigingen.
Je kunt sneller onderzoeken waarom een product defect is geraakt. Je ziet welke goedkeuringen nodig waren en wanneer een wijziging actief werd. Medewerkers werken met de juiste versie van een stuklijst en documenten. Ook wordt duidelijker wie verantwoordelijk is voor een wijziging.
PLM levert dus niet alleen administratieve voordelen op. Het helpt om fouten te beperken en maakt kwaliteitsonderzoek praktischer.
Daarbij hoort wel een realistische verwachting. 'Alleen Product' registreert dat er een wijziging en goedkeuring was, maar niet automatisch iedere oude en nieuwe productwaarde. Wil je die vergelijking kunnen maken, dan moet je de wijziging zelf goed beschrijven of kiezen voor een nieuwe product- of stuklijstversie.
Conclusie
PLM staat voor Product Lifecycle Management en helpt je om de levenscyclus van producten beheersbaar te maken. In Odoo gebeurt dat vooral met Engineering Change Orders.
'Alleen Product' gebruik je voor wijzigingen aan een product die de stuklijst niet veranderen. De ECO doorloopt dan wel het goedkeuringsproces, maar Odoo maakt geen nieuwe stuklijstversie en toont niet automatisch welke productvelden zijn gewijzigd.
Verandert de samenstelling, een component of het productieproces? Gebruik dan een nieuwe stuklijstversie. Verandert de technische identiteit of is de historie van een onderdeel belangrijk? Maak dan een nieuw product aan.
De kern is eenvoudig: leg niet alleen vast dat iets is gewijzigd, maar ook wat er is veranderd en vanaf wanneer. Anders ontdek je bij het eerste kwaliteitsprobleem dat je producthistorie vooral bestaat uit goede bedoelingen.
