Voorraadwaardering bepaalt wat je voorraad financieel waard is en hoe deze waarde in je boekhouding wordt verwerkt. Dat heeft invloed op je balans, brutomarge, winstberekening en financiële rapportages.
Odoo koppelt je voorraadadministratie aan je boekhouding. Wanneer producten worden ontvangen, opgeslagen, verkocht, geretourneerd of gecorrigeerd, houdt Odoo bij wat er fysiek gebeurt en welke financiële waarde daaraan gekoppeld is.
Maar hoe werkt voorraadwaardering precies? Welke kostprijs gebruikt Odoo bij een verkoop? Wat is het verschil tussen FIFO en AVCO? En hoe controleer je of de voorraadwaarde aansluit op je boekhouding?
In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe voorraadwaardering in Odoo werkt.
Wat is voorraadwaardering?
Voorraadwaardering is het bepalen van de financiële waarde van alle producten die je op een bepaald moment op voorraad hebt.
Stel dat je 1000 producten in je magazijn hebt liggen. Die producten zijn misschien op verschillende momenten en tegen verschillende prijzen ingekocht. Voor je boekhouding moet je toch een actuele voorraadwaarde kunnen bepalen.
De voorraadwaarde heeft invloed op:
de waarde van je voorraad op de balans;
de kostprijs van verkochte producten;
je brutomarge;
je winst of verlies;
financiële maandrapportages;
de jaarafsluiting;
voorraadverschillen en correcties.
De Voorraad-app registreert wat er fysiek met je producten gebeurt. De Boekhouding-app verwerkt de financiële gevolgen daarvan in de boekhouding.
De gekozen kostprijsmethode bepaalt vervolgens hoe Odoo de waarde van de producten berekent.
Hoe houdt Odoo de voorraadwaarde bij?
Odoo registreert iedere relevante voorraadbeweging. Denk aan:
een ontvangst van een leverancier;
een levering aan een klant;
een retour;
een interne verplaatsing;
een voorraadcorrectie;
een afgekeurd product;
een productieorder;
extra logistieke kosten.
Bij iedere voorraadbeweging kijkt Odoo onder andere naar:
het aantal producten;
de gebruikte kostprijs;
de voorraadwaarde voor de beweging;
de voorraadwaarde na de beweging;
de instellingen van het product;
de instellingen van de productcategorie;
de gekoppelde voorraad- en kostenrekeningen.
Een interne verplaatsing tussen twee interne magazijnlocaties verandert meestal niet de totale voorraadwaarde. Een ontvangst, levering, retour of voorraadcorrectie kan dat wel doen.
De drie kostprijsmethoden in Odoo
Odoo ondersteunt drie belangrijke kostprijsmethoden:
standaardkostprijs;
gemiddelde kostprijs, ook wel AVCO;
FIFO.
De kostprijsmethode bepaalt hoe Odoo de waarde van producten berekent wanneer ze binnenkomen of uit voorraad gaan.
1. Standaardkostprijs
Bij standaardkostprijs heeft een product een vaste kostprijs. Deze kostprijs wordt handmatig ingesteld en blijft hetzelfde totdat iemand de waarde aanpast.
Voorbeeld:
standaardkostprijs: €10;
ontvangst van 100 producten;
werkelijke inkoopprijs: €12 per stuk.
Odoo waardeert de ontvangst dan tegen de ingestelde standaardkostprijs van € 10 per stuk. De voorraadwaarde bedraagt:
100 × €10 = €1000.
Het verschil tussen de werkelijke inkoopprijs en de standaardkostprijs wordt verwerkt volgens de financiële inrichting van de productcategorie.
Standaardkostprijs wordt vaak gebruikt door productiebedrijven en organisaties die met vaste productkostprijzen of vooraf bepaalde standaardkosten werken.
Deze methode is vooral geschikt wanneer:
de inkoopprijzen relatief stabiel zijn;
je met vaste productkostprijzen werkt;
je prijsverschillen afzonderlijk wilt analyseren;
voorspelbaarheid belangrijk is;
je vooraf bepaalde kostprijzen gebruikt voor begrotingen.
Het voordeel van standaardkostprijs is dat je eenvoudig kunt budgetteren en marges kunt vergelijken. Het nadeel is dat de voorraadwaarde niet automatisch meebeweegt met iedere verandering in de werkelijke inkoopprijs.
2. Gemiddelde kostprijs: AVCO
AVCO staat voor Average Cost. In het Nederlands spreken we over gemiddelde kostprijs.
Bij AVCO berekent Odoo een gewogen gemiddelde kostprijs op basis van de totale voorraadwaarde en het totale aantal beschikbare producten.
Voorbeeld:
je ontvangt 8 producten voor € 10 per stuk;
later ontvang je 4 producten voor € 16 per stuk.
De berekening is dan:
8 × € 10 = € 80;
4 × € 16 = € 64
totale voorraadwaarde = € 144;
totale voorraadhoeveelheid = 12;
gemiddelde kostprijs = € 144 ÷ 12 = € 12.
De actuele kostprijs wordt daarmee €12 per product.
Verkoop je vervolgens 10 producten, dan berekent Odoo de kostprijs als volgt:
10 × € 12 = € 120.
Er blijven 2 producten over met een voorraadwaarde van:
2 × €12 = €24.
AVCO is vaak geschikt voor:
groothandels;
distributeurs;
handelsbedrijven;
bulkproducten;
grondstoffen;
producten met wisselende inkoopprijzen.
Het voordeel van AVCO is dat grote prijsschommelingen worden afgevlakt. Het nadeel is dat de kostprijs niet gekoppeld blijft aan één specifieke ontvangst of voorraadlaag.
3. FIFO
FIFO betekent dat de oudste voorraad als eerste wordt afgeboekt.
Voorbeeld:
eerste ontvangst: 8 producten à € 10;
tweede ontvangst: 4 producten à € 16;
verkoop: 10 producten.
Bij FIFO gebruikt Odoo eerst de oudste voorraad:
8 × € 10 = € 80;
2 × € 16 = € 32;
totale kostprijs van de verkoop = € 112.
De resterende voorraad bestaat uit 2 producten van de tweede ontvangst:
2 × €16 = €32.
FIFO is vooral interessant wanneer:
inkoopprijzen sterk veranderen;
voorraadlagen belangrijk zijn;
producten een beperkte houdbaarheid hebben;
je de volgorde van inkopen wilt volgen;
prijsverschillen zichtbaar moeten zijn in je brutomarge.
FIFO is een financiële kostprijsmethode. De manier waarop producten in het magazijn worden gepickt, staat daar los van. Een magazijn kan bijvoorbeeld een bepaalde uitgiftestrategie gebruiken terwijl de financiële waardering volgens FIFO of AVCO plaatsvindt.
Permanente voorraadwaardering in Odoo
Bij permanente voorraadwaardering wordt de voorraadwaarde doorlopend bijgewerkt. De financiële waarde van de voorraad beweegt daardoor mee met ontvangsten, verkopen, retouren en andere relevante voorraadbewegingen.
Wanneer een product wordt ontvangen, stijgt de voorraadwaarde. Wanneer een product aan een klant wordt geleverd, daalt de voorraadwaarde en wordt de kostprijs van de verkoop verwerkt.
De exacte boeking hangt af van:
de gekozen kostprijsmethode;
de productcategorie;
de voorraadrekening;
de kostenrekening;
de rekening voor voorraadvariatie;
de rekening voor voorraadverlies;
eventuele instellingen voor productie;
extra logistieke kosten.
Permanente voorraadwaardering geeft je een actueel beeld van de financiële waarde van je voorraad. Dat is vooral nuttig wanneer je:
regelmatig financiële rapportages maakt;
voortdurend inzicht nodig hebt in brutomarges;
meerdere magazijnen beheert;
grote voorraadvolumes hebt;
voorraad en boekhouding goed op elkaar wilt laten aansluiten.
Welke boekingen maakt Odoo?
De precieze boekingen verschillen per situatie, maar in grote lijnen gebeurt het volgende.
Bij een ontvangst
Wanneer je producten ontvangt, neemt de fysieke voorraad toe. Odoo verhoogt de voorraadwaarde op basis van de gekozen kostprijsmethode.
Bij een leveranciersfactuur
Wanneer de leveranciersfactuur wordt geboekt, verwerkt Odoo de financiële kant van de aankoop. Verschillen tussen de ontvangst en de factuur worden volgens de ingestelde rekeningen verwerkt.
Bij een levering
Wanneer producten aan een klant worden geleverd, neemt de fysieke voorraad af. Odoo verwerkt daarbij de kostprijs van de verkochte producten.
Bij een verkoopfactuur
Bij het boeken van de verkoopfactuur worden omzet en de bijbehorende kostprijs financieel verwerkt. Hierdoor ontstaat een directe koppeling tussen omzet, kostprijs en brutomarge.
Bij een retour
Een retour draait de oorspronkelijke voorraadbeweging geheel of gedeeltelijk terug. De voorraadhoeveelheid en voorraadwaarde worden daardoor opnieuw aangepast.
Bij een voorraadcorrectie
Een voorraadcorrectie verandert de fysieke voorraad. Odoo verwerkt het verschil volgens de ingestelde rekening voor voorraadverlies, voorraadcorrecties of voorraadvariatie.
Productcategorieën en voorraadrekeningen
De instellingen voor voorraadwaardering worden meestal beheerd via de productcategorie. Daar leg je onder andere vast:
de kostprijsmethode;
de voorraadrekening;
de kostenrekening;
de rekening voor voorraadvariatie;
de rekening voor prijsverschillen;
eventuele productie- en verliesrekeningen.
Het is belangrijk dat producten met een vergelijkbare financiële behandeling in de juiste productcategorie staan.
Een foutieve productcategorie kan leiden tot:
verkeerde voorraadboekingen;
afwijkende marges;
verschillen tussen voorraadrapport en grootboek;
onjuiste verwerking van prijsverschillen;
extra werk tijdens de maand- of jaarafsluiting.
Controleer daarom regelmatig of producten aan de juiste productcategorie zijn gekoppeld.
Logistieke kosten meenemen in de voorraadwaarde
De kostprijs van een product bestaat niet altijd alleen uit de inkoopprijs. Bij internationale handel kunnen ook de volgende kosten meetellen:
transport;
verzekering;
invoerrechten;
douanekosten;
havenkosten;
opslagkosten;
afhandelingskosten.
Met logistieke kosten kun je deze bijkomende kosten in Odoo verdelen over de ontvangen producten. Daardoor wordt de voorraadwaarde realistischer en sluit de kostprijs beter aan op de werkelijke kosten.
Logistieke kosten zijn vooral relevant voor importeurs, groothandels en bedrijven die producten internationaal inkopen.
Voorbeeld:
Je ontvangt 100 producten met een inkoopwaarde van €10 per stuk. De transport- en invoerkosten bedragen samen €500.
De totale waarde wordt dan:
inkoopwaarde: 100 × € 10 = € 1.000;
logistieke kosten: € 500;
totale voorraadwaarde: € 1.500;
werkelijke kostprijs per product: €15.
Zonder verwerking van de logistieke kosten zou je voorraadwaarde te laag zijn en je marge onjuist worden berekend.
Voorraadwaarde controleren in Odoo
Je kunt de voorraadwaarde op verschillende manieren controleren.
Bekijk in de voorraadrapportage:
de voorraadhoeveelheid;
de waarde per product;
de kostprijs per eenheid;
de waarde per locatie;
de voorraadbewegingen;
de voorraadlagen bij FIFO.
Bekijk daarnaast in de boekhouding de rapportage voor voorraadwaardering. Daar kun je controleren:
welke voorraadwaarde in de boekhouding staat;
welke waarde uit de voorraadadministratie komt;
welke voorraadvariaties bestaan;
welke boeking nog moet worden aangemaakt;
welke producten of bewegingen een verschil veroorzaken.
Gebruik bij een controle altijd dezelfde peildatum. Een voorraadrapportage op 31 december vergelijken met een grootboekstand op 2 januari kan onnodige verschillen veroorzaken.
Waarom ontstaan verschillen tussen voorraad en boekhouding?
Veelvoorkomende oorzaken zijn:
een ontvangst zonder bijbehorende factuur;
een factuur zonder correcte ontvangst;
een retour die niet goed is verwerkt;
negatieve voorraad;
een verkeerde productcategorie;
een foutieve voorraadrekening;
handmatige voorraadcorrecties;
verkeerde boekingsdatums;
prijsverschillen;
niet-verwerkte logistieke kosten;
productieboekingen die niet volledig zijn afgerond.
Een verschil betekent niet automatisch dat Odoo verkeerd rekent. Vaak is er een verschil in timing, inrichting of werkwijze.
Een praktische maandelijkse controle
Gebruik deze checklist voor je maandafsluiting:
Controleer of alle ontvangsten zijn verwerkt.
Controleer of alle leveringen correct zijn geboekt.
Controleer openstaande retouren.
Controleer negatieve voorraad.
Controleer producten zonder juiste productcategorie.
Controleer de voorraadwaarde per magazijn en locatie.
Vergelijk de voorraadrapportage met het grootboek.
Analyseer voorraadvariaties.
Controleer prijsverschillen.
Controleer openstaande facturen en ontvangsten.
Controleer verwerkte logistieke kosten.
Verwerk noodzakelijke voorraadcorrecties.
Maak de benodigde boekingen aan.
Leg afwijkingen en correcties vast in het controledossier.
Door deze controle iedere maand uit te voeren, voorkom je dat verschillen pas tijdens de jaarafsluiting zichtbaar worden.
Veelgestelde vragen
Wat is voorraadwaardering in Odoo?
Voorraadwaardering is het berekenen van de financiële waarde van de producten die je op voorraad hebt.
Welke kostprijsmethoden ondersteunt Odoo?
Odoo ondersteunt standaardkostprijs, gemiddelde kostprijs en FIFO.
Wat is het verschil tussen AVCO en FIFO?
AVCO berekent een gewogen gemiddelde kostprijs. FIFO gebruikt de oudste voorraad als eerste bij een verkoop.
Wat betekent permanente voorraadwaardering?
Bij permanente voorraadwaardering wordt de voorraadwaarde doorlopend bijgewerkt op basis van voorraadbewegingen en financiële transacties.
Waarom wijkt mijn voorraadwaarde af van het grootboek?
Dat kan komen door openstaande facturen, retouren, verkeerde instellingen, voorraadcorrecties, prijsverschillen, logistieke kosten of boekingen met verschillende datums.
Kan ik de voorraadwaarde handmatig aanpassen?
Ja, maar doe dit alleen wanneer daar een duidelijke reden voor is. Leg de correctie altijd goed vast, zodat de controlehistorie begrijpelijk blijft.
Hulp nodig met voorraadwaardering in Odoo?
Een correcte voorraadwaardering vraagt om meer dan alleen het kiezen van FIFO, AVCO of standaardkostprijs. Ook de productcategorieën, voorraadrekeningen, kostenrekeningen, magazijnprocessen en boekhouding moeten goed op elkaar aansluiten.
Odoo Experts helpt je met:
het kiezen van de juiste kostprijsmethode;
het inrichten van permanente voorraadwaardering;
het controleren van voorraadrekeningen;
het analyseren van verschillen;
het verwerken van logistieke kosten;
het uitvoeren van maandelijkse voorraadcontroles;
het verbeteren van de aansluiting tussen voorraad en boekhouding.
