Peppol. Accesspoints. Gestructureerde elektronische facturen. EDI.
Als je die termen achter elkaar zet, klinkt het alsof je er een IT-project met een projectmanager, drie consultants en een flinke planning voor nodig hebt.
Gebruik je Odoo, dan is de werkelijkheid een stuk eenvoudiger.
Odoo ondersteunt Peppol standaard en fungeert zelf als Peppol-accesspoint. Vanuit dezelfde omgeving waarin je je boekhouding voert, kun je klantfacturen via Peppol versturen en leveranciersfacturen via Peppol ontvangen.
Geen aparte facturatiesoftware. Geen losse Peppol-koppeling die je eerst moet laten ontwikkelen.
En je hoeft ook niet te wachten totdat de overheid je verplicht om ermee te beginnen.
Nederland gaat e-facturatie verplichten
In Nederland is gestructureerde elektronische facturatie tussen bedrijven op dit moment nog niet algemeen verplicht.
Dat gaat veranderen.
Het kabinet wil vanaf 1 juli 2030 elektronische facturatie verplicht stellen voor zakelijke transacties tussen bedrijven. Dat geldt voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU en het kabinet heeft ervoor gekozen dezelfde verplichting ook voor binnenlandse B2B-transacties in te voeren.
Het wetsvoorstel moet nog verder worden uitgewerkt en door het wetgevingsproces. Het is dus belangrijk om niet te schrijven alsof de Nederlandse wet al definitief is.
De richting is echter duidelijk.
België is ons al voorgegaan. Daar moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen sinds 1 januari 2026 voor de betreffende B2B-transacties gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Een pdf per e-mail geldt daarbij niet als gestructureerde elektronische factuur.
Nederland heeft iets meer tijd.
Maar als je Odoo gebruikt, zie ik eigenlijk weinig reden om tot 2030 te wachten.
Niet omdat je alvast braaf aan toekomstige regelgeving wilt voldoen, maar omdat Peppol het factuurproces nu al beter kan maken.
Een pdf is digitaal, maar nog geen echte e-factuur
Dit verschil is belangrijk.
Veel bedrijven zeggen dat ze al elektronisch factureren omdat ze een pdf vanuit hun boekhouding mailen.
Dat is digitaal factureren, maar niet hetzelfde als een gestructureerde elektronische factuur.
Een pdf is in de eerste plaats gemaakt om door een mens gelezen te worden. Je ziet een leverancier, factuurnummer, datum, regels, btw en totaalbedrag.
Het systeem van de ontvanger ziet in eerste instantie vooral een document.
Daarom gebruiken we OCR en documentherkenning. Software probeert de informatie uit de pdf te halen en weer om te zetten in bruikbare gegevens.
Dat werkt inmiddels behoorlijk goed. Maar als je erover nadenkt, blijft het een vreemde tussenstap.
Systeem A heeft alle factuurgegevens al als data.
Vervolgens maken we daar een pdf van.
Die sturen we naar systeem B.
En systeem B probeert die pdf daarna weer terug te vertalen naar data.
Met Peppol sla je een groot deel van die omweg over.
Wat is Peppol?
Peppol is een internationaal netwerk voor het gestandaardiseerd uitwisselen van elektronische bedrijfsdocumenten.
Het is dus geen boekhoudpakket en ook geen grote centrale database waar alle facturen van Europa in terechtkomen.
Bedrijven en organisaties sluiten aan via zogenaamde accesspoints. Die accesspoints zorgen ervoor dat documenten veilig en volgens afgesproken standaarden tussen verzender en ontvanger kunnen worden uitgewisseld.
Je kunt het enigszins vergelijken met e-mail.
Als jij iemand mailt, hoef je niet te weten welke mailserver die persoon gebruikt. De infrastructuur zorgt ervoor dat het bericht bij de juiste ontvanger aankomt.
Peppol doet iets vergelijkbaars voor gestructureerde bedrijfsdocumenten.
Alleen gaat het bij een factuur niet om een bericht dat vooral voor mensen is bedoeld. Het ontvangende softwaresysteem krijgt gestructureerde informatie die het direct kan verwerken.
Dat maakt automatisering ineens een stuk logischer.
Odoo is zelf een Peppol-accesspoint
Dit is het punt waar Peppol voor Odoo-gebruikers interessant wordt.
Je hoeft niet eerst op zoek naar een losse Peppol-provider en daar vervolgens een koppeling tussen Odoo en die provider voor te bouwen.
Odoo treedt zelf op als Peppol-accesspoint en als Service Metadata Publisher, oftewel SMP.
Dat laatste klinkt technischer dan je het als gebruiker hoeft te maken. De SMP maakt onderdeel uit van de infrastructuur waarmee binnen het Peppol-netwerk kan worden vastgesteld waar een deelnemer bereikbaar is en welke documenten die deelnemer kan ontvangen.
In Odoo configureer je de elektronische facturatie vanuit de boekhouding. Je registreert je onderneming voor Peppol met de juiste bedrijfsgegevens en stelt in waar ontvangen documenten terecht moeten komen.
Daarna wordt Peppol onderdeel van je normale factuurproces.
Dat vinden we een belangrijk voordeel van Odoo. We proberen bij implementaties altijd eerst te kijken wat standaard beschikbaar is voordat we extra software of maatwerk toevoegen.
Voor Peppol is dat heel duidelijk: als Odoo het standaard kan, waarom zou je er dan nog een extra systeem tussen zetten?
Meer over de financiële mogelijkheden vind je op onze pagina over Odoo Boekhouding.
Je kunt Peppol vandaag al gebruiken
De Nederlandse verplichting is pas voor 2030 aangekondigd.
Maar Peppol kun je vandaag gebruiken.
Als jouw bedrijf en de partij waarmee je factureert allebei op Peppol zijn aangesloten, kunnen de systemen nu al rechtstreeks elektronische facturen uitwisselen.
Dat geldt dus ook voor twee bedrijven die allebei Odoo gebruiken.
Stel dat leverancier A Odoo gebruikt en klant B ook.
Beide bedrijven hebben Peppol in Odoo geactiveerd.
De leverancier maakt zijn factuur zoals hij dat normaal ook doet. Vervolgens verstuurt Odoo de elektronische factuur via Peppol. Het document wordt via het netwerk naar het accesspoint van de klant gestuurd en komt daar rechtstreeks beschikbaar voor verwerking.
Geen pdf uit een mailbox halen.
Geen factuurnummer herkennen.
Geen bedrag overtypen.
Geen discussie over welke mailbox de factuur ook alweer naartoe moest.
Maar er is nog een belangrijk punt: beide bedrijven hoeven helemaal niet Odoo te gebruiken.
Dat is juist de kracht van een standaard zoals Peppol.
Jij kunt Odoo gebruiken terwijl je leverancier of klant een totaal ander ERP- of boekhoudpakket gebruikt. Zolang beide systemen via Peppol kunnen communiceren, kan de factuur worden uitgewisseld.
Hoe weet je of een bedrijf op Peppol zit?
Daarvoor bestaat onder andere de openbare Peppol Directory.
Daar kun je zoeken naar bedrijven die in de directory zijn gepubliceerd en bekijken welke documenttypen ze kunnen ontvangen.
Wel een belangrijke nuance: de directory is geen gegarandeerd compleet overzicht van iedere Peppol-deelnemer. Het publiceren van een deelnemer in deze openbare directory is niet in alle gevallen verplicht.
Niet gevonden betekent dus niet automatisch: niet aangesloten.
Odoo kan bij een contact bovendien controleren of het opgegeven Peppol-endpoint op het netwerk geldig is.
Dat is uiteindelijk relevanter dan alleen zoeken in een openbare lijst.
Klantfacturen via Peppol versturen
Voor degene die in Odoo de factuur maakt, hoeft er aan het proces niet veel te veranderen.
Een verkooporder kan worden geleverd en gefactureerd zoals je gewend bent. Ook een losse klantfactuur kan gewoon vanuit de boekhouding worden gemaakt.
Bij het verzenden kan Odoo de factuur vervolgens via Peppol afleveren.
Je kunt bij een klant bovendien vastleggen dat Peppol de voorkeursmethode voor factuurverzending is.
Daarmee wordt elektronische facturatie geen aparte handeling die iemand iedere keer moet onthouden. Het wordt gewoon onderdeel van het proces.
Dat is wat mij betreft ook hoe automatisering hoort te werken.
Niet nog een extra knop, extra portaal of extra werkinstructie introduceren, maar een bestaande processtap slimmer maken.
Leveranciersfacturen ontvangen is minstens zo interessant
Veel aandacht rond Peppol gaat naar het versturen van facturen.
Ik vind de ontvangende kant minstens zo interessant.
Bij traditionele factuurverwerking krijgt een bedrijf een pdf binnen. Die komt bijvoorbeeld terecht op [email protected]. Vervolgens moet de factuur worden herkend, opgeslagen, gecontroleerd en als leveranciersfactuur in het boekhoudsysteem terechtkomen.
Met Odoo kun je dat al behoorlijk automatiseren met documentherkenning.
Met Peppol ga je een stap verder.
Odoo controleert meerdere keren per dag of nieuwe Peppol-documenten beschikbaar zijn. Afhankelijk van de inrichting kan een ontvangen factuur rechtstreeks in het juiste inkoopdagboek worden geïmporteerd en als concept-leveranciersfactuur worden aangemaakt.
Je begint dus direct met gestructureerde informatie.
Daarna begint natuurlijk pas je eigen interne proces.
Klopt de leverancier?
Komt de factuur overeen met de inkooporder?
Zijn de bedragen juist?
Moet iemand de factuur goedkeuren?
Mag hij worden betaald?
Peppol haalt die controles niet weg en dat moet je ook niet willen.
Het haalt vooral onnodig administratief werk weg voordat die controles beginnen.
Meer over het automatiseren van klantfacturen, leveranciersfacturen, bankverwerking en afletteren lees je bij Odoo Boekhouding.
Peppol vervangt OCR niet direct
Betekent dit dat OCR en documentherkenning overbodig worden?
Nee.
Daarvoor is de werkelijkheid te rommelig.
Je zult nog steeds leveranciers hebben die geen Peppol gebruiken. Je ontvangt documenten uit landen of situaties waarin andere standaarden gelden. En er komen allerlei documenten binnen die überhaupt geen elektronische factuur zijn.
OCR blijft daarom nuttig.
Maar als dezelfde factuurinformatie rechtstreeks als gestructureerde data beschikbaar kan zijn, heeft dat wel de voorkeur.
Ik vergelijk het graag met Excel.
Stel dat iemand jou een Excel-bestand kan sturen.
Dan zou het nogal omslachtig zijn als die persoon het Excel-bestand eerst uitprint, jij de afdruk scant en software vervolgens probeert de tabel weer naar Excel om te zetten.
Dat is ongeveer wat we met pdf-facturen jarenlang heel normaal hebben gevonden.
Gebruik de verplichting om je proces te verbeteren
Hier zit voor mij de belangrijkste boodschap.
Maak van Peppol geen complianceproject.
Natuurlijk moet je straks aan de wet voldoen. Maar als dat de enige reden is om ermee te beginnen, laat je een groot deel van de waarde liggen.
Kijk liever naar het hele proces.
Hoe komen leveranciersfacturen nu binnen?
Hoeveel handelingen verricht iemand voordat een factuur geboekt is?
Hoe controleer je die factuur tegen een inkooporder?
Wie moet hem goedkeuren?
Wanneer wordt een factuur betaalbaar gesteld?
Hoe verstuur je klantfacturen?
Hoe vaak moet iemand achter een verkeerd e-mailadres of ontbrekende factuur aan?
Dan wordt Peppol geen los technisch onderwerp meer.
Het wordt een onderdeel van procesoptimalisatie.
En daar zit uiteindelijk veel meer winst.
Het past ook bij waarom bedrijven überhaupt voor een geïntegreerd ERP-systeem kiezen. Verkoop, inkoop, voorraad en boekhouding moeten geen losse eilandjes zijn die documenten naar elkaar mailen. De informatie hoort door het proces heen te lopen.
In Wat is Odoo? leggen we uitgebreider uit waarom die integratie een belangrijk verschil maakt met een verzameling losse softwarepakketten.
De beste voorbereiding op 2030 is gewoon beginnen
1 juli 2030 klinkt nog behoorlijk ver weg.
Maar ik zou Peppol niet op een lijstje zetten met "tegen die tijd nog regelen".
Als je Odoo gebruikt, is een groot deel van de benodigde functionaliteit namelijk al aanwezig.
Je kunt Peppol nu activeren.
Je kunt nu klantfacturen elektronisch versturen.
Je kunt nu leveranciersfacturen elektronisch ontvangen.
En je kunt nu al zaken doen met klanten en leveranciers die op het netwerk zijn aangesloten.
Daarom vind ik de komende Nederlandse verplichting eigenlijk niet het spannendste deel van het verhaal.
Het interessantere deel is dat we eindelijk langzaam afscheid kunnen nemen van een proces waarbij het ene computersysteem een document maakt zodat een ander computersysteem dat document daarna weer mag proberen te lezen.
Peppol klinkt ingewikkeld.
Maar in Odoo is het juist verrassend eenvoudig.
En dat is een goede reden om er niet pas in 2030 naar te kijken.
