Veel bedrijven gebruiken Odoo voor verkoop, CRM, voorraad, projecten of productie, maar houden hun boekhouding daarnaast nog in een apart pakket. Vaak omdat Exact of AFAS vertrouwd voelt. Dat zijn in Nederland grote namen op financieel gebied en dan ontstaat al snel de vraag: is de boekhouding van Odoo wel compleet genoeg?
Die vraag krijgen we regelmatig.
Het korte antwoord is: ja.
Sterker nog, wij vinden Odoo juist bijzonder interessant voor de financiële administratie omdat boekhouding geen los onderdeel is. De financiële informatie komt rechtstreeks voort uit de rest van je bedrijfsprocessen.
En dat is uiteindelijk waar een ERP-systeem om draait.
Je moet er toch niet aan denken dat je verkoop, inkoop, voorraad, projecten en urenregistratie in één systeem hebt, maar voor het financiële resultaat naar een ander systeem moet kijken?
Dan heb je technisch misschien alles geautomatiseerd, maar stuur je je bedrijf nog steeds op twee werkelijkheden.
Is Odoo Boekhouding wel compleet genoeg?
Laten we die vraag eerst maar uit de weg ruimen.
Exact en AFAS zijn bekende namen in Nederland en hebben uitstekende financiële oplossingen. Beide leveranciers bieden inmiddels ook brede ERP-functionaliteit. Wie voor Exact of AFAS kiest, kiest dus zeker niet automatisch voor alleen een los boekhoudpakket.
Maar het idee dat Odoo financieel gezien een soort lichte administratie is die toevallig bij het ERP wordt geleverd, is achterhaald.
Odoo ondersteunt een volwaardige financiële administratie met onder andere grootboek, klantfacturen, leveranciersfacturen, debiteuren en crediteuren, activa, budgetten, bankverwerking, automatische aflettering, analytische boekhouding en financiële rapportages.
Daar komt voor Nederlandse bedrijven de Nederlandse inrichting bij, met onder meer Nederlandse belastingen, financiële rapportages, fiscale posities en mogelijkheden voor elektronische rapportage.
Ook elektronische facturatie via Peppol is rechtstreeks geïntegreerd.
De vraag is daarom wat ons betreft niet meer: kan Odoo de boekhouding wel aan?
De veel interessantere vraag is: waarom zou je de boekhouding nog buiten Odoo houden als de rest van je bedrijf er al in zit?
Voor organisaties die Odoo serieus als ERP gebruiken, vinden wij Odoo Boekhouding meestal de logische keuze. En daar hebben we tien goede redenen voor.
1. Je hebt één financiële waarheid
Dit is voor ons de belangrijkste reden.
De boekhouding is uiteindelijk de financiële vertaling van wat er in je bedrijf gebeurt.
Je koopt iets in. Je ontvangt goederen. Je verkoopt iets. Je levert het. Een medewerker schrijft uren op een project. Een leverancier stuurt een factuur. Een klant betaalt.
Al die gebeurtenissen hebben uiteindelijk financiële gevolgen.
Als die processen in Odoo plaatsvinden, wil je ook dat de financiële verwerking daar plaatsvindt.
Anders ontstaat een extra informatielaag tussen de operatie en finance. Gegevens moeten worden doorgestuurd, geïmporteerd, gecontroleerd en soms gecorrigeerd.
Dat kan allemaal technisch uitstekend werken, maar iedere koppeling blijft een koppeling.
Met Odoo werk je vanuit dezelfde database.
Een verkooporder, levering, klantfactuur en betaling zijn geen vier losse administratieve gebeurtenissen. Ze horen bij dezelfde keten.
Dat klinkt misschien vanzelfsprekend. In de praktijk is het dat lang niet altijd.
2. De boekhouding ontstaat uit je bedrijfsprocessen
Traditioneel denken we bij boekhouden vaak aan het invoeren van financiële gegevens.
Maar hoe meer je processen automatiseert, hoe minder finance eigenlijk zelf zou moeten invoeren.
Een klantfactuur ontstaat uit een verkoopproces.
Een leveranciersfactuur hoort bij een leverancier, eventueel een inkooporder en een goederenontvangst.
Uren kunnen gekoppeld zijn aan een project.
Voorraadbewegingen hebben gevolgen voor de voorraadwaarde en kostprijs.
Onkosten horen bij medewerkers, projecten of afdelingen.
Daarmee verandert de rol van de financiële administratie.
Je bent minder bezig met het opnieuw vastleggen van wat ergens anders al bekend is en meer met controleren, analyseren en bijsturen.
Dat is een fundamenteel verschil.
Boekhouding wordt het financiële resultaat van je processen in plaats van een los proces dat er achteraf naast wordt gezet.
3. Je ziet niet alleen hoeveel winst je maakt, maar ook waar
Een winst-en-verliesrekening vertelt je hoe het bedrijf als geheel presteert.
Nuttig, maar voor veel bedrijven niet genoeg.
Je wilt bijvoorbeeld weten:
- welk project daadwerkelijk winstgevend is;
- welke afdeling veel kosten maakt;
- hoe een vestiging presteert;
- waar je marge wordt verdiend;
- of een bepaalde activiteit rendabel is.
Daar komt analytisch boekhouden om de hoek kijken.
Wat in Nederland vaak kostenplaatsen en kostendragers wordt genoemd, kun je in Odoo inrichten met analytische plannen en analytische rekeningen.
Je kunt opbrengsten en kosten daarmee bijvoorbeeld uitsplitsen naar project, afdeling, vestiging of activiteit.
Nog interessanter wordt het wanneer die analytische informatie al vanuit het operationele proces wordt meegegeven.
Dan hoef je achteraf niet uit te zoeken waar een kostenboeking thuishoort.
Het doel is uiteindelijk niet meer administratie. Het doel is betere managementinformatie.
Wil je hier dieper op ingaan? Lees dan ook ons blog over analytische boekhouding in Odoo.
4. Je marge komt dichter bij de werkelijkheid
Omzet alleen zegt niet zoveel.
Een bedrijf kan een geweldige omzet draaien en tegelijkertijd nauwelijks geld verdienen.
Daarom wil je omzet altijd kunnen verbinden met de kosten die nodig waren om die omzet te realiseren.
Bij een handelsbedrijf gaat het bijvoorbeeld om de kostprijs van de verkochte producten. Bij een projectenorganisatie kunnen uren, externe kosten, inkopen en declaraties een rol spelen.
Omdat Odoo operationele en financiële gegevens combineert, kun je veel verder kijken dan alleen de omzet op een grootboekrekening.
Je kunt verbanden leggen tussen verkoop, inkoop, projecten, uren en kosten.
Dat is voor ons precies het verschil tussen administreren en sturen.
De financiële administratie vertelt dan niet alleen wat er vorige maand gebeurd is. Je kunt tijdens de maand al zien waar het de goede of verkeerde kant op gaat.
5. Voorraad en finance horen bij elkaar
Voor bedrijven met voorraad vinden we de koppeling tussen logistiek en finance misschien nog wel belangrijker.
Je magazijn zegt hoeveel producten je hebt.
Je boekhouding zegt wat die voorraad financieel waard is.
Dat mogen geen twee losstaande werelden zijn.
Stel dat er volgens het ERP voor €600.000 aan voorraad ligt. Dan wil je niet in een ander financieel pakket een bedrag tegenkomen waarvan niemand precies meer weet hoe het zich tot die logistieke voorraad verhoudt.
In Odoo zijn voorraadbeheer en financiële voorraadwaardering onderdeel van dezelfde omgeving.
De inrichting van kostprijzen, voorraadbewegingen, ontvangsten, leveringen en financiële verwerking bepaalt uiteindelijk hoe je voorraadwaarde en kostprijs van de omzet worden opgebouwd.
Daar zit overigens genoeg boekhoudkundige inhoud achter om een apart artikel mee te vullen. Daarom hebben we dat ook gedaan: lees hier hoe voorraadwaardering in Odoo werkt.
Voor ons is vooral de gedachte belangrijk: logistiek en finance moeten elkaar kunnen verklaren.
6. Minder koppelingen betekent minder controlewerk
Een koppeling klinkt vaak als de oplossing.
En soms is dat ook zo.
Maar iedere koppeling voegt een extra technisch proces toe dat gecontroleerd moet worden.
Is alles doorgestuurd?
Zijn alle facturen aangekomen?
Wat gebeurt er als een boeking achteraf wordt gewijzigd?
Welke applicatie is leidend?
Wat doe je als totalen tussen twee systemen verschillen?
En wie zoekt uit waar de fout zit?
Bij tientallen of duizenden transacties per maand kan een koppeling prima functioneren. Maar zodra ergens iets niet aansluit, begint het bekende speurwerk.
Dan worden exports naast elkaar gelegd, Excel komt tevoorschijn en iemand mag uitzoeken waarom er € 1.437,28 verschil is.
Dat is zelden het soort werk waarvoor je medewerkers hebt aangenomen.
Door processen binnen Odoo te houden, verdwijnt niet iedere mogelijke fout. Wel haal je een hele categorie synchronisatie- en aansluitproblemen uit je architectuur.
Minder systemen betekent simpelweg minder plekken waar informatie van elkaar kan gaan afwijken.
7. Bankverwerking en aflettering zitten direct op je administratie
Ook bankverwerking profiteert van die geïntegreerde aanpak.
Banktransacties kunnen in Odoo worden ingelezen en gekoppeld aan bestaande klantfacturen, leveranciersfacturen en betalingen.
Odoo gebruikt daarvoor automatische matching en afletterregels. Voor terugkerende situaties kun je aanvullende regels inrichten.
Dat betekent dat het systeem niet alleen een bankmutatie ziet van bijvoorbeeld €2.418.
Het kent ook de klant, de openstaande factuur en de betalingsreferentie die daar mogelijk bij horen.
Hoe beter je onderliggende administratie op orde is, hoe beter je dit proces kunt automatiseren.
En opnieuw geldt hetzelfde principe: je hoeft financiële informatie niet eerst vanuit een ander systeem bij elkaar te brengen voordat je kunt bepalen waarop een betaling betrekking heeft.
8. Peppol hoort rechtstreeks in je financiële proces
Elektronische facturatie wordt steeds belangrijker.
Daarbij gaat het niet simpelweg om een pdf die per e-mail wordt verstuurd. Bij echte elektronische facturatie wisselen systemen gestructureerde factuurgegevens met elkaar uit.
Peppol speelt daarin een belangrijke rol.
Odoo kan rechtstreeks aansluiten op het Peppol-netwerk voor het verzenden en ontvangen van elektronische facturen.
En juist de combinatie met ERP maakt dat interessant.
Een ontvangen leveranciersfactuur staat niet op zichzelf.
In Odoo kan die factuur onderdeel worden van hetzelfde proces waarin ook de leverancier, inkooporder, ontvangst, kostenverdeling en uiteindelijke betaling bekend zijn.
Dat is veel krachtiger dan alleen zeggen: we kunnen een Peppol-factuur ontvangen.
Het gaat erom wat er daarna met die factuur gebeurt.
Wil je meer weten over de werking daarvan? Lees dan ons artikel Koppel je Odoo boekhouding aan het Peppol-netwerk.
9. Je accountant kan gewoon met Odoo werken
Een andere twijfel die we regelmatig horen:
“Maar mijn accountant werkt met Exact.”
Dat kan best waar zijn, maar dat betekent niet dat jouw bedrijf daarom ook zijn dagelijkse administratie in Exact moet voeren.
Een accountant heeft vooral behoefte aan een correcte, controleerbare en goed ingerichte administratie.
Odoo beschikt over de grootboekadministratie, dagboeken, auditinformatie, financiële rapportages en Nederlandse fiscale inrichting die daarvoor nodig zijn.
Een accountant kan toegang krijgen tot de administratie en direct meekijken in dezelfde gegevens waarop de organisatie zelf werkt.
Dat vinden we veel logischer dan een constructie waarbij de organisatie gedurende de maand in ERP werkt en finance vervolgens gegevens overhevelt naar een tweede systeem omdat de accountant dat gewend is.
Software moet het bedrijfsproces ondersteunen. Het bedrijfsproces hoeft zich niet aan te passen aan de favoriete software van een externe partij.
We hebben hierover ook uitgebreider geschreven in Is de Odoo boekhouding geschikt voor Nederland?.
10. Je gebruikt finance om je bedrijf te sturen
Dit is uiteindelijk waar alles samenkomt.
Een boekhouding is natuurlijk nodig voor btw, jaarrekeningen, controles en andere administratieve verplichtingen.
Maar als dat het enige is wat je ermee doet, laat je veel waarde liggen.
Je financiële administratie bevat de uitkomst van vrijwel alle belangrijke bedrijfsprocessen.
Daar wil je dus niet alleen achteraf naar kijken.
Stel dat een project voor €100.000 is verkocht.
Qua planning lijkt alles prima te verlopen. Alle taken staan op groen.
Maar ondertussen zijn er veel meer uren gemaakt dan begroot en zijn er extra inkopen gedaan.
Operationeel lijkt het project gezond. Financieel loopt het uit de pas.
Dat wil je niet drie maanden later ontdekken bij het opstellen van een managementrapportage.
Je wilt dat zien terwijl je nog iets kunt veranderen.
Hetzelfde geldt voor marges, voorraad, kosten, openstaande posten en cashflow.
Dat is waarom we zoveel waarde hechten aan finance binnen ERP.
Niet omdat de boekhouding dan mooier is.
Maar omdat je betere beslissingen kunt nemen.
Maar zijn Exact en AFAS dan niet goed?
Jawel.
Exact en AFAS zijn gevestigde Nederlandse leveranciers en beide hebben uitgebreide financiële en ERP-oplossingen.
We hoeven die pakketten dus niet kleiner te maken om uit te leggen waarom we voor Odoo kiezen.
Onze voorkeur voor Odoo zit ergens anders.
Wij kijken naar bedrijfssoftware vanuit het volledige proces. CRM, verkoop, inkoop, voorraad, productie, projecten, service, webshop, kassa, documenten en finance moeten zo veel mogelijk vanuit één platform kunnen samenwerken.
En juist daarin vinden wij Odoo bijzonder sterk.
Niet eerst een financieel pakket kiezen en vervolgens kijken wat we er allemaal aan kunnen koppelen.
We draaien het liever om.
Welk ERP-systeem past bij de complete organisatie? En hoe zorgen we ervoor dat finance daar volledig onderdeel van wordt?
Als het antwoord op die eerste vraag Odoo is, zien we weinig reden om de boekhouding vervolgens ergens anders onder te brengen.
Dan bouw je bewust weer een systeemgrens in die je juist met ERP probeert weg te halen.
Odoo Boekhouding is geen bijzaak
Misschien is dat uiteindelijk wel de belangrijkste conclusie van dit artikel.
Odoo Boekhouding is niet een klein financieel onderdeel onderaan een lange lijst met Odoo-apps.
Finance is een van de fundamenten van het ERP-systeem.
Alles wat je verkoopt, inkoopt, produceert, opslaat, levert of als project uitvoert, heeft uiteindelijk een financiële consequentie.
Dan moet die informatie ook bij elkaar komen.
Voor ons is het daarom niet meer dan logisch: gebruik je Odoo als kern van je bedrijfsvoering, dan hoort je financiële administratie daar in principe ook thuis.
Niet omdat koppelen onmogelijk is.
Maar omdat niet koppelen meestal beter is.
