11 manieren om je voorraadbeheer te verbeteren met Odoo

Een klant die iets bestelt, verwacht meestal dat je het gewoon kunt leveren. Niet volgende maand, niet “als de leverancier eindelijk levert”, maar op het moment dat je hebt beloofd. Tegelijk wil je geen magazijn vol producten die nauwelijks verkopen. Voorraad kost namelijk geld, ruimte en aandacht.

Goed voorraadbeheer draait daarom om balans. Je wilt voldoende voorraad hebben om klanten te leveren, maar niet zoveel dat je werkkapitaal onnodig in het magazijn ligt.

Odoo kan daarbij helpen. Het systeem verbindt voorraad, verkoop, inkoop, magazijn en boekhouding met elkaar. Maar software maakt een slecht voorraadproces niet automatisch goed. Als productgegevens niet kloppen of ontvangsten en leveringen niet consequent worden verwerkt, krijg je vooral een digitaal overzicht van de bestaande problemen.

In dit blog lees je elf praktische manieren om je voorraadbeheer te verbeteren.

1. Kijk eerst naar het soort producten dat je verkoopt

Niet ieder product vraagt om dezelfde voorraadstrategie.

Een product met een lange houdbaarheid kun je anders beheren dan een versproduct. Een seizoensartikel vraagt weer om een andere aanpak dan een product dat het hele jaar door verkoopt. Ook de omvang, waarde, omloopsnelheid en levertijd van een product spelen een rol.

Denk bijvoorbeeld aan:

• producten met een beperkte houdbaarheid;
• artikelen die snel uit de mode raken;
• seizoensproducten;
• producten met een hoge waarde;
• snelverkopers;
• langzaam lopende artikelen;
• producten die speciaal voor een klant worden ingekocht;
• producten die je per partij of serienummer moet volgen.

Deze indeling bepaalt mede of je een product op voorraad houdt, pas na een klantorder bestelt of rechtstreeks door de leverancier laat leveren.

In Odoo kun je per product onder andere leveranciers, levertijden, voorraadregels, routes, verpakkingseenheden en traceerbaarheid vastleggen. Daarmee voorkom je dat ieder product op dezelfde manier wordt behandeld, terwijl de praktijk daar helemaal niet om vraagt.

2. Bepaal welke producten je echt op voorraad moet houden

Veel bedrijven houden voorraad aan omdat ze dat altijd zo hebben gedaan. Dat is geen voorraadstrategie.

Vraag per product af waarom het op voorraad ligt. Is het nodig om snel te kunnen leveren? Is het product moeilijk verkrijgbaar? Is de marge aantrekkelijk? Of ligt het vooral in het magazijn omdat ooit iemand heeft besloten om er een flinke hoeveelheid van te bestellen?

Voor sommige producten is voorraad logisch. Andere producten kun je beter inkopen zodra een klant ze bestelt. In Odoo kun je daarvoor werken met aanvullen op basis van voorraad, inkopen op bestelling of rechtstreeks leveren vanuit de leverancier.

Rechtstreekse levering, ook wel dropshipping genoemd, kan interessant zijn voor producten die weinig verkopen of veel ruimte innemen. Je hoeft ze dan niet eerst naar je eigen magazijn te laten komen. De leverancier levert rechtstreeks aan de klant.

Dat klinkt aantrekkelijk, maar het is niet altijd de beste keuze. Je hebt minder controle over verpakking, levertijd en klantbeleving. Bovendien moet de leverancier betrouwbaar zijn. Een product niet zelf op voorraad hebben is prima. Geen controle hebben over de levering is iets anders.

3. Zorg dat productgegevens betrouwbaar zijn

Een voorraadproces is zo betrouwbaar als de gegevens waarop het is gebaseerd.

Als de inkooplevertijd op de productkaart niet klopt, maakt Odoo een verkeerde planning. Als de verpakkingseenheid verkeerd staat ingesteld, bestel je mogelijk aantallen die niet aansluiten op de werkelijkheid. En als een product meerdere leveranciers heeft, maar slechts één leverancier in het systeem staat, mis je een belangrijk alternatief.

Controleer daarom regelmatig:

• productnaam en interne referentie;
• eenheid van maat;
• verpakkingseenheden;
• leveranciers en inkoopprijzen;
• inkooplevertijd;
• verwachte levertijd aan klanten;
• minimale en maximale voorraad;
• productcategorie;
• partij- of serienummerregistratie;
• gewicht en afmetingen.

Dit klinkt misschien administratief, maar juist hier gaat het in de praktijk vaak mis. Een magazijnmedewerker kan alleen goed werken met informatie die klopt. Een planner kan alleen goed inkopen wanneer de levertijd realistisch is.

4. Werk met minimum- en maximumvoorraden

Een minimumvoorraad geeft aan wanneer je opnieuw wilt aanvullen. De maximumvoorraad bepaalt vaak tot welk niveau je wilt inkopen.

Stel dat je minimaal tien stuks van een artikel beschikbaar wilt hebben en maximaal dertig. Zodra de voorraad onder de tien komt, kan Odoo een aanvulvoorstel doen tot dertig stuks.

Dat klinkt eenvoudig, maar de juiste waarden bepalen is minder eenvoudig. Je moet rekening houden met:

• gemiddelde verkoop;
• pieken in de vraag;
• levertijd van de leverancier;
• gewenste leverbetrouwbaarheid;
• beschikbare opslagruimte;
• minimale bestelhoeveelheden;
• houdbaarheid;
• seizoensinvloeden.

Een minimumvoorraad van tien stuks zegt weinig als de leverancier pas na zes weken levert en je gemiddeld vijf stuks per week verkoopt. Dan kom je alsnog tekort.

Gebruik aanvulregels daarom niet als een eenmalige instelling. Bekijk na enkele maanden of de voorgestelde waarden nog passen bij de werkelijke vraag.

5. Combineer historische verkoop met actuele informatie

Historische verkoopcijfers zijn nuttig, maar ze vertellen niet het hele verhaal.

Een product kan vorig jaar goed hebben verkocht door een tijdelijke actie. Een klant kan structureel minder gaan afnemen. Een leverancier kan zijn levertijd verdubbelen. Of er komt een nieuwe productlijn aan die de vraag naar bestaande artikelen beïnvloedt.

Gebruik daarom naast verkoopcijfers ook informatie uit de rest van de organisatie:

• verwachte verkooporders;
• geplande acties;
• seizoenspatronen;
• lopende offertes;
• contracten met klanten;
• gewijzigde leveranciersafspraken;
• geplande productintroducties;
• producten die worden uitgefaseerd.

In Odoo komen verkoop, inkoop en voorraad samen in één systeem. Daardoor hoef je minder te werken met losse Excel-overzichten die ieder hun eigen waarheid bevatten.

Dat is ook een belangrijk verschil tussen een echte ERP-oplossing en een verzameling losse systemen. De informatie staat niet alleen ergens geregistreerd, maar kan worden gebruikt voor de volgende stap in het proces.

6. Kies bewust tussen voorraad en inkopen op bestelling

Een product dat je op voorraad houdt, kan snel worden geleverd. Daar staat tegenover dat je het product vooraf moet inkopen en financieren.

Bij inkopen op bestelling beperk je de voorraadkosten. Je loopt dan wel meer risico op een langere levertijd. De keuze hangt dus af van de verwachtingen van je klant en de betrouwbaarheid van je leverancier.

In Odoo kun je per product of productgroep verschillende routes gebruiken. Een snelverkoper kan bijvoorbeeld met een voorraadbuffer worden aangevuld. Een duur, weinig verkocht artikel kan op bestelling worden ingekocht. Een product dat onderdeel is van een maatwerkorder kan direct aan die order worden gekoppeld.

Het is verstandig om niet voor je hele assortiment één voorraadstrategie te kiezen. In de praktijk werkt een combinatie meestal beter.

7. Gebruik meerdere leveranciers waar dat verstandig is

Een leverancier die altijd op tijd levert, is waardevol. Maar afhankelijk zijn van één leverancier kan kwetsbaar zijn.

Denk aan leveringsproblemen, prijswijzigingen, tijdelijke tekorten of veranderingen in de markt. Voor belangrijke producten kan het verstandig zijn om een alternatieve leverancier achter de hand te hebben.

Leg in Odoo per product vast welke leveranciers het artikel leveren, wat hun levertijd is en welke prijsafspraken gelden. Daarmee kan inkoop sneller schakelen wanneer de vaste leverancier niet kan leveren.

Let wel op dat meerdere leveranciers niet automatisch beter is. Meer leveranciers betekent ook meer afspraken, meer controles en mogelijk verschillende productkwaliteiten. Gebruik een tweede leverancier vooral daar waar de leveringszekerheid belangrijker is dan maximale eenvoud.

8. Richt je magazijn logisch in

Een goed voorraadniveau helpt weinig als medewerkers producten niet snel kunnen vinden.

Gebruik duidelijke magazijnlocaties en richt je magazijn in op basis van de bewegingen in je assortiment. Snelverkopers kunnen dichter bij de verpakkings- of expeditiezone liggen. Zware artikelen horen op een plek waar ze veilig kunnen worden verwerkt. Producten met een beperkte houdbaarheid moeten volgens een passende volgorde worden verzameld.

Odoo ondersteunt magazijnen, zones, schappen, interne locaties en verschillende goederenstromen. Daarmee kun je niet alleen registreren hoeveel voorraad je hebt, maar ook waar deze voorraad ligt.

Een logische magazijnindeling maakt bovendien het inwerken van nieuwe medewerkers eenvoudiger. Je wilt niet dat de kennis over de locatie van producten alleen in het hoofd van één ervaren magazijnmedewerker zit.

Lees ook: Odoo orderpicking strategieën.

Met barcodes kunnen medewerkers producten scannen bij:

• ontvangst van goederen;
• interne verplaatsingen;
• orderpicken;
• verpakken;
• levering;
• retouren;
• voorraad­tellingen.

De voorraad wordt dan bijgewerkt op het moment dat de fysieke beweging plaatsvindt. Dat geeft verkoop en inkoop een betrouwbaarder beeld van wat werkelijk beschikbaar is.

Barcodes zijn geen wondermiddel. Als medewerkers ontvangst- of leveringsstappen overslaan, blijft de voorraad onbetrouwbaar. De techniek werkt pas goed wanneer de werkwijze duidelijk is en iedereen die ook volgt.

Voor veel bedrijven is het verstandig om eerst het proces eenvoudiger te maken en daarna barcodes toe te voegen. Een scanner versnelt een goed proces. Hij maakt een ingewikkeld proces vooral sneller ingewikkeld.

Bij make-to-order wordt een product pas ingekocht of geproduceerd wanneer er een concrete klantvraag is. Dat beperkt de voorraad, maar kan de levertijd verlengen.

Bij just-in-time probeer je goederen zo laat mogelijk binnen te krijgen, zodat ze niet onnodig lang in het magazijn liggen. Dat kan voorraadkosten verlagen, maar maakt je afhankelijker van planning en leveranciers.

Bij consignatievoorraad ligt de voorraad bij jou, terwijl de leverancier eigenaar blijft totdat het product wordt verkocht. Dat kan interessant zijn bij bepaalde samenwerkingen, maar vraagt duidelijke afspraken over registratie, risico en facturatie.

In Odoo kun je deze routes combineren. De juiste keuze hangt af van de waarde van het product, de vraag, de levertijd en de gevolgen van een voorraadtekort.

Lees ook: Het Odoo Just in Time-voorraadsysteem.

11. Automatiseer aanvullen, maar blijf controleren

Odoo kan op basis van voorraadregels, verkoop, levertijden en routes aanvulvoorstellen maken. Dat bespaart tijd en voorkomt dat medewerkers iedere bestelling volledig handmatig moeten samenstellen.

Toch moet je automatische voorstellen blijven controleren.

Een leverancier kan tijdelijk niet leveren. Een product kan uit de collectie verdwijnen. Een klant kan een grote eenmalige bestelling plaatsen. Of de verkoopverwachting kan sterk veranderen.

Automatisering werkt daarom het beste als ondersteuning van het inkoopproces. Niet als reden om alle controle los te laten.

Maak bijvoorbeeld afspraken over:

• wie aanvulvoorstellen controleert;
• wanneer uitzonderingen handmatig worden beoordeeld;
• welke producten extra aandacht krijgen;
• hoe wijzigingen in levertijden worden verwerkt;
• hoe vaak voorraadregels worden geëvalueerd.

Het doel is niet om iedere beslissing door software te laten nemen. Het doel is om medewerkers te laten focussen op de beslissingen die er werkelijk toe doen.

Vergeet de voorraadwaarde niet

Voorraadbeheer gaat niet alleen over aantallen. De financiële waarde van de voorraad is minstens zo belangrijk.

Voorraad die langzaam verkoopt, kan veel geld vastzetten. Een product kan in aantallen beperkt zijn, maar financieel toch een groot risico vormen. Andersom kan een grote hoeveelheid goedkope artikelen weinig invloed hebben op je totale voorraadwaarde.

Odoo kan voorraadbewegingen koppelen aan de financiële administratie. De gekozen kostprijsmethode, zoals vaste kostprijs, gemiddelde kostprijs of FIFO, heeft invloed op de waardering van je voorraad en de kostprijs van je omzet.

Daarom moet je niet alleen vragen:

“Hoeveel hebben we nog?”

Maar ook:

“Wat is deze voorraad waard en hoe snel wordt die verkocht?”

Lees meer over voorraadwaardering in Odoo.

Voorraad tellen blijft nodig

Een ERP-systeem weet niet automatisch wat er fysiek in het magazijn ligt. Het systeem weet alleen wat medewerkers hebben geregistreerd.

Regelmatige tellingen blijven daarom noodzakelijk. Dat hoeft niet altijd te betekenen dat je één keer per jaar het hele magazijn stillegt. Met cyclische tellingen kun je bepaalde productgroepen of locaties verspreid over het jaar controleren.

Geef bijvoorbeeld vaker aandacht aan:

• waardevolle producten;
• snelverkopers;
• artikelen met veel voorraadmutaties;
• producten met een hoog foutpercentage;
• locaties waar vaak verschillen ontstaan.

Onderzoek bij een verschil niet alleen hoeveel er ontbreekt. Kijk ook naar de oorzaak. Is een ontvangst niet verwerkt? Is een retour verkeerd geboekt? Worden interne verplaatsingen overgeslagen? Of ligt het product op een andere locatie?

Een voorraadcorrectie lost het verschil van vandaag op. Alleen de oorzaak voorkomt dat hetzelfde probleem volgende maand terugkomt.

Voorraadbeheer is een bedrijfsproces

Goed voorraadbeheer is geen taak van alleen het magazijn. Verkoop belooft levertijden. Inkoop bestelt producten. Finance kijkt naar de voorraadwaarde. Het magazijn ontvangt, verplaatst en levert. De directie bepaalt hoeveel risico en voorraadkosten acceptabel zijn.

Odoo brengt deze processen bij elkaar, maar de organisatie moet nog steeds duidelijke keuzes maken.

De belangrijkste verbeteringen beginnen meestal niet met een ingewikkelde automatisering. Ze beginnen met betrouwbare productgegevens, duidelijke verantwoordelijkheden en een werkwijze die medewerkers kunnen volgen.

Daarna kun je verder automatiseren met aanvulregels, routes, barcodes, voorraadlocaties en rapportages.

Conclusie

Voorraadbeheer verbeteren betekent niet dat je overal meer voorraad moet aanhouden. Het betekent dat je beter weet welke voorraad je nodig hebt, wanneer je moet aanvullen en welke producten juist niet in je magazijn horen te liggen.

Met Odoo krijg je inzicht in voorraadniveaus, locaties, verwachte leveringen, inkoopvoorstellen en voorraadwaarde. Maar de kwaliteit van dat inzicht hangt af van de inrichting en het dagelijks gebruik.

Begin daarom met de basis:

• zorg voor betrouwbare productgegevens;
• bepaal per product een passende voorraadstrategie;
• leg realistische levertijden vast;
• richt magazijnlocaties logisch in;
• verwerk ontvangsten en leveringen direct;
• tel regelmatig;
• automatiseer waar dat waarde toevoegt;
• controleer of de cijfers nog aansluiten op de werkelijkheid.

Dan wordt voorraadbeheer meer dan het bijhouden van aantallen. Het wordt een hulpmiddel om beter te verkopen, slimmer in te kopen en klanten betrouwbaarder te leveren.