Het Odoo Just in Time (JIT)-voorraadsysteem

Op tijd goederen kunnen leveren is de grootste uitdaging van elk bedrijf. De tijdige levering van goederen bepaalt in grote mate de klanttevredenheid en daarmee rechtstreeks het succes van een bedrijf. Hoe beter een bedrijf controle en invloed heeft over de supply chain, hoe beter de algehele prestaties van het bedrijf.

Odoo gebruikt het Just in Time-voorraadsysteem om ervoor te zorgen dat er altijd voldoende voorraad is om op het juiste moment aan de vraag te voldoen. In deze blog nemen we je mee door de inrichting van het Odoo Just in Time-voorraadsysteem.

Wat is het Just in Time (JIT)-voorraadsysteem?

Het just in time (JIT)-voorraadsysteem is een strategie die de inkoop van onderdelen bij leveranciers direct afstemt op de productie en/of klantorder. Bedrijven gebruiken deze voorraadstrategie om de efficiëntie te verhogen en verspilling te verminderen door producten pas te ontvangen wanneer ze die nodig hebben voor het productieproces of de klantorder, wat de voorraadkosten verlaagt. Deze methode vereist een nauwkeurige afstemming van het volledige aanvulproces.

Hoe vul je de voorraad aan in Odoo?

Odoo heeft verschillende opties beschikbaar om de voorraad aan te vullen. Dit zijn:

Aanvullen op basis van een minimumvoorraad (Make to Stock)

Aanvulorderregels kunnen op de productkaart worden ingevoerd. Zodra het aantal stuks onder het minimumniveau komt, wordt een inkooporder aangemaakt. De voorgestelde stuks zijn het aantal totdat het maximumniveau is bereikt. Bijv. een minimum van 5 stuks en een maximum van 20 stuks; als er nog 4 stuks beschikbaar zijn, worden er dus 16 stuks voorgesteld in de inkooporder.

Deze methode wordt vooral gebruikt als er altijd een buffer aanwezig moet zijn, zodat er steeds voorraad is. Bij het aanpassen van de minimumvoorraad moet rekening worden gehouden met levertijd en andere omstandigheden, zodat de voorraad nooit het nulpunt bereikt.

​Aanvullen op basis van directe vraag (Make to Order)

Bij gebruik van de Make to Order-methode wordt er nauwelijks tot geen voorraad aangehouden. Orders worden alleen op basis van vraag geplaatst, wat zorgt voor een optimaal gebruik van het magazijn.

Verspilling wordt op verschillende vlakken voorkomen, met minder onnodig beheer van artikelen en minder (interne) verplaatsingen. Als snel kunnen leveren of het hebben van voorraadbuffers noodzakelijk is, dan is deze methode minder geschikt of slechts gedeeltelijk geschikt.

Aanvullen op basis van een forecast (Master Production Schedule)

Een andere optie is om te werken met een 'Master Production Schedule' (MPS). Odoo kijkt naar de verwachte verkopen, de benodigde voorraad en de voorraad die al aanwezig is. Odoo toont een planning van de benodigde voorraad over een geselecteerde periode. Per periode wordt een inkoopvoorstel gedaan om op het specifieke moment altijd voldoende voorraad te hebben.

​Hoe stel je Odoo in om je voorraad aan te vullen?

Zoals vermeld heeft Odoo verschillende methoden om de voorraad aan te vullen. Dit vereist instellingen die specifiek zijn voor elke methode, maar ook instellingen die gedeeld worden. 

Veiligheidsmarges gebruiken

Veiligheidsmarges worden gebruikt om verstoringen in de supply chain op te vangen,

Kies vervolgens de relevante veiligheidsmarges binnen de configuratie, ga naar voorraad en vul de gegevens in onder geavanceerde planning:

• Veilige levertijd voor verkoop (leveringen vervroegen om vertragingen te voorkomen)
  

• Veilige levertijd voor inkoop (automatisch gegenereerde orders, bijv. via MTO, worden vervroegd om vertraging te voorkomen).

• Dagen om te kopen (verwijst naar het aantal dagen dat nodig is om een inkooporder te verwerken/bevestigen).

Hoe gebruik je aanvullen op basis van directe vraag?

Met de make to order-functionaliteit worden producten automatisch ingekocht zodra een offerte wordt omgezet in een verkooporder. Bij een MTO-product is er normaal geen voorraad. Als die er wel is (bijvoorbeeld door een geretourneerd product), zal Odoo eerst de voorraad gebruiken. Een product wordt dus alleen ingekocht als er vraag naar is. Standaard is de MTO-functie gearchiveerd (activeer de multistep routes in de instellingen). Daarna wordt de optie weergegeven op de productkaart onder voorraad. 

Hoe ziet de opvolging van de gegevensvelden eruit?

De levering van een product hangt af van verschillende variabelen. Odoo rekent vanaf de orderdatum tot de gewenste leverdatum. Om deze levering te realiseren, vinden verschillende acties plaats. Naast de veiligheidsmarges zijn er ook nog een aantal andere variabelen waarmee Odoo rekening houdt, die op de productkaart kunnen worden aangegeven:

• Inkoop: levertijd van de leverancier.

• Voorraad: levertijd naar klant; het beloofde aantal dagen tussen orderbevestiging en levering.
  

• Voorraad: productietijd; gemiddelde productietijd om het product te maken.

Bekijk hieronder een volledig voorbeeld, inclusief opvolging van de gegevensvelden:

Het volgende voorbeeld bevat de bovenstaande variabelen. De klant wenst hierbij het product geleverd te krijgen op 1 maart 2022. De orderdatum ligt enkele maanden eerder, op 20 december 2021.

- Dagen om te kopen = 7 dagen.

- Veiligheidsmarges voor levertijd voor inkoop = 2 dagen (ten opzichte van 27-02-2022).
- Inkooplevertijd = 5 dagen.

In het geval van een productieonderdeel wordt een marge van 2 dagen meegenomen tussen ontvangst van de inkooporder en levering aan de klant.

Just in Time in de praktijk.

Naast de MTO-methode is het ook mogelijk om met een minimumvoorraad op productniveau te werken.

Product A heeft een minimumvoorraad van 10 eenheden. De levertijd van de leverancier is 10 dagen. Aangezien dit een nieuw product is, is de voorraad nu 0 stuks.

De planner controleert dagelijks of er een inkooporder moet worden aangemaakt. Deze planner kan ook handmatig worden geactiveerd (stock -> operations -> execute planner). De inkooporder staat klaar in de inkoopmodule, de geplande datum is nu + 10 dagen. De order kan worden bevestigd.

Het is echter mogelijk dat de leverancier contact met u opneemt en een vertraging meldt. Daardoor moet de ontvangstdatum (WH-IN) worden aangepast. Stel dat dit 40 dagen in de toekomst is en de planner opnieuw wordt geactiveerd, dan wordt er opnieuw een inkoop aangemaakt. In feite zijn er dan twee orders, en dat is niet wenselijk. Odoo kijkt 10 dagen vooruit, aangezien de levertijd normaal 10 dagen is, de voorraad nog steeds 0 is en de order pas over 40 dagen geleverd zal worden.

Om dit scenario te voorkomen, kan de veiligheidsmarge 'safety delivery time for purchasing' worden aangepast. Daardoor worden verwachte inkooporders verder uitgesteld, voer bijvoorbeeld een groot aantal in: 50 dagen. Er zullen geen dubbele orders in het systeem staan. Houd echter rekening met het volgende scenario:

Veel seizoensartikelen voor de zomer worden in november besteld. De order wordt op 1 november bevestigd en de ontvangstdatum wordt ingesteld op 1 juli. Het blijkt echter dat een andere klant een kleine order heeft geplaatst voor levering in december.

Door de veiligheidsmarge van 50 dagen zal Odoo niet op tijd een inkoopvoorstel doen, waardoor handmatige actie nodig is. Een veiligheidsmarge van 10 dagen kan daarom praktischer zijn.

Testen en afstemmen.

Om de verschillende variabelen te testen, is het raadzaam om de functionaliteiten in een testomgeving uit te proberen. Maak een dummy voorraadproduct aan en vul de gegevens zo volledig mogelijk in, inclusief leverancier en levertijd.

Bij het aanmaken van een testorder kunt u onder het kopje 'other info' de levertijd opgeven. Dit is de afgesproken levertijd met de klant; dit kan natuurlijk over enkele weken zijn of over zes maanden, geheel volgens de wensen van de klant. Ook wordt de verwachte leverdatum weergegeven; dit is het vroegst mogelijke moment om te leveren. Deze wordt berekend op basis van beschikbare voorraad, levertijd van de leverancier en tijd om te leveren. Vervolgens werd de deadline voor elke processtap berekend en weergegeven, aangepast aan de specifieke wensen zoals eerder aangegeven.

Variabelen bijwerken.

Op basis van de gekozen methoden en veiligheidsmarges is het raadzaam om de marges in de loop van de tijd te evalueren, bijvoorbeeld na twee of drie maanden, en mogelijk meer of minder 'veiligheid' in te bouwen. Op deze manier kan worden voorkomen dat producten onnodig lang op de plank liggen of dat er spoedsituaties ontstaan.

Tot slot is het belangrijk om deze kennis over te dragen aan collega's die zich bezighouden met inkoop/verkoop en voorraad en ervoor te zorgen dat de werkwijze duidelijk is. Dit leidt vervolgens tot een ondersteunend hulpmiddel binnen Odoo om efficiënt te werken, zonder dat er onverwachte acties plaatsvinden.