Hoe werkt een Odoo migratie?

Ontwikkelingen volgen elkaar in rap tempo op. Waar je vroeger op je smartphone inlogde met een code, kon het een paar versies later ook met je duim en nu zelfs met je gezicht. Zo gaat het ook met software. 

Om gebruik te kunnen maken van de nieuwste features blijft Odoo ook ontwikkelen. Elk jaar op de Odoo Experience wordt de nieuwste versie gepresenteerd. Naast verbeteringen komen er ook nieuwe modules uit. Denk aan de kennisbank module (als vervanging voor Notion) in versie 16 en de Shopfloor module in versie 17. Deze modules zijn gratis te gebruiken, aangezien ze toegevoegd worden aan het all-in-one pakket. Het is alleen wel verstandig om ze goed in te laten richten door een partner met verstand van zaken (zoals wij 😉).

Elke nieuwe Odoo versie die uitkomt, moet onderhouden worden (denk hierbij aan bugfixes en security updates). Inmiddels zitten we al op versie 17 en in oktober 2024 komt Odoo  18 alweer uit. Odoo gaat natuurlijk niet 18 versies onderhouden. Dat is veel te veel en net als dat mensen vandaag de dag geen iPhone 6 meer kopen, wordt er met de oude versies van Odoo ook (bijna) niet meer gewerkt.

Odoo ondersteunt 3 versies. In oktober 2023 is versie 17 gelanceerd. Dit betekent dat per oktober 2024 (wanneer versie 18 gelanceerd wordt), versie 15 (en ouder) niet meer ondersteund worden. Bedrijven die nog op versie 15 werken, worden benaderd om te gaan migreren naar de nieuwste versie.

Alle consultants van zowel Odoo zelf als van de partnerbedrijven moeten weer opnieuw een certificaat halen voor de nieuwste versie zodat de kwaliteit van alle consultants in de wereld gewaarborgd blijft. Let hierop bij de keuze voor een implementatiepartner.

Is dat migreren wel helemaal nodig? Kan ik niet gewoon op een oudere versie blijven werken?

Waarom zou je dat willen? Je gebruikt toch ook geen Nokia 3310 meer? Ja, deze telefoon was onverwoestbaar, maar je kunt er niet op internetten, het heeft een zwart-wit scherm en als je vriend je een ‘tikkie’ zou willen sturen kun je die niet ontvangen.

Je kunt zeker op een oudere versie blijven werken, je gaat dan alleen tegen dit soort problemen aanlopen. Oudere versies worden niet meer ondersteund door Odoo, dus niet meer gemoderniseerd en als er een bug ontstaat kan deze niet meer verholpen worden. Odoo steekt hier simpelweg geen tijd meer in. Daarbij zijn consultants opgeleid in de laatste versies en weten niet meer hoe het vroeger ook alweer werkte.

Je ERP-software is geen luxe product, het is ‘het kloppende hart van je bedrijf’. Als je ERP-software niet goed functioneert, loopt alles ‘in de soep’. Daarom is het belangrijk om hier goed voor te zorgen en het up-to-date te houden.

Hoe gaat dat migreren in zijn werk?

Wij van Odoo Experts houden in de gaten of je toe bent aan een migratie. Wij gaan er hierbij vanuit dat je elke 3 jaar migreert. Er zijn ook bedrijven die liever elk jaar migreren. Ook dit is mogelijk uiteraard. Elk jaar migreren heeft als voordeel dat de overgang van de ene naar de andere versie minder groot is.

Stap 1: Wij benaderen je dat er een migratie aan zit te komen en plannen een afspraak in om een migratieplan te maken.

Stap 2: We komen op locatie (remote kan ook, indien gewenst) en maken samen dit migratieplan. Hierbij nemen we de organisatie onder de loep gecombineerd met onze kennis over de nieuwste features van de laatste 3 versies.

    • We kijken naar jullie processen, welke modules gebruik je allemaal? De ene module wordt uitgebreider aangepast dan de andere module. Zo kunnen we vooraf inschatten welke wijzigingen van Odoo de meeste impact gaan hebben. Kunnen we de processen misschien wel beter ondersteunen door nieuwe functionaliteit?
    • We kijken naar de hoeveelheid maatwerk dat er aanwezig is. Hoe past het maatwerk, hebben we dit nog wel nodig in deze nieuwe versie? Of kunnen we dit vervangen door standaard Odoo? Ons uitgangspunt is altijd zo min mogelijk maatwerk. Er is niets mis met maatwerk, maar iedere migratie is een kans om naar de standaard toe te bewegen op basis van voortschrijdend inzicht en de nieuwste features van Odoo. Maatwerk is alles wat niet door Odoo zelf gemaakt is, dus ook ‘3rd party apps’. Lees ook ons blog over maatwerk. 
    • We kijken naar de hoeveelheid data die je hebt in Odoo. Hoe meer data, hoe langer de migratie uiteindelijk duurt en hoe groter de kans op fouten die we moeten herstellen.
    • We kijken naar de oplossingen die met Studio zijn gemaakt. Studio wijzigingen gaan vaak stuk in de migratie en zullen opnieuw gemaakt moeten worden. Wij adviseren om zoveel mogelijk alles in code op te nemen, zodat het 'migratieproof' is. Onthoud dat Odoo Studio niet de heilige graal is.

Stap 3: We gaan beginnen aan de uitwerking van bovenstaande punten. We doen een testmigratie, valideren het migratiescript van Odoo en helpen met het rapporteren van fouten en het implementeren van oplossingen waar nodig. Uiteindelijk zetten we alles klaar voor de echte migratie. Hier zit het meeste werk (aantal uren) in.

Stap 4: De daadwerkelijke migratie vindt plaats. We doen dit op een afgesproken tijdstip, aangezien de klant Odoo op dat moment even niet kan gebruiken. De migratie zelf duurt gemiddeld een halve dag. Soms hebben we hier 1 persoon voor nodig, soms 2.

Stap 5: De migratie is klaar en het systeem is weer klaar om te gebruiken. Zeker wanneer je eens in de 3 jaar (3 versies) migreert, is er aardig wat veranderd. Velden staan op een andere plek, er zijn nieuwe opties, nieuwe mogelijkheden en soms zijn er dingen niet goed overgenomen. Er is na de daadwerkelijke migratie dus ook nazorg nodig om je weer goed op weg te helpen. In sommige gevallen hebben medewerkers zelfs een training nodig. Ook deze kunnen we verzorgen.

Stap 6: Dit is het moment om je ERP-systeem te reviewen. Werken we nog wel efficiënt in Odoo? Zijn er (nieuwe) modules die handig zijn voor ons als bedrijf en we nu niet gebruiken? Veel klanten grijpen dit moment aan om hun systeem eens goed te reviewen. Dat is slim want op dit moment zijn we er toch al uitgebreid mee bezig en kunnen we jullie gericht advies geven. Gebruik je bijvoorbeeld de HR-module al? Of de Helpdesk module? Er is vaak veel meer mogelijk met Odoo dan je denkt.

Wat kost dat nou, zo’n migratie?

Het implementeren van een ERP-systeem is investering. Wat echter vaak vergeten wordt, is dat je hier een hoop voor terugkrijgt. Zeker op het gebied van efficiëntie.

Ook een migratie vereist een nieuwe investering. De kosten hiervan lopen heel sterk uiteen. Er zijn namelijk een paar factoren die de prijs bepalen, dit zijn de factoren die we meenemen in het migratieplan:

  • Met hoeveel modules werk je in Odoo, en vooral, met welke modules werk je? In versie 16 is bijvoorbeeld de abonnementen app technisch geheel gewijzigd. Alle gegevens gaan over naar de Verkoop-app. Als je hiermee werkt, kost het migreren van deze App extra tijd.
  • Heb je maatwerk laten maken? Zo ja, hoeveel? Wat voor maatwerk? Kunnen we dit vervangen door standaard Odoo? Reken voor het migreren van maatwerk ongeveer 75% van de originele implementatiekosten. Dit is altijd duur en zodoende proberen we maatwerk zoveel mogelijk te voorkomen.
  • Hoeveel data moet er worden overgezet naar de volgende versie?

Deze factoren zijn zo bepalend dat de prijs voor een migratie heel sterk uiteenloopt. Elk bedrijf is uniek en elke migratie dus ook.

Mocht het tijd worden voor een migratie, of ben je echt vooruitstrevend en wil je liever elk jaar migreren? Neem gerust contact met ons op! We helpen je graag verder.

Hoe werkt een Odoo migratie?
Selinde Vrolijk 5 juni 2024
Deel deze post
Onze blogs