Supply Chain optimaliseren in Odoo?

Uitdagingen binnen de supply chain?

Binnen Odoo is elke processtap in te richten voor een goede continuering van de gehele supply chain, ook wel de productieketen genoemd. Het omvat o.a. het tijdig uitvoeren van inkopen, opvoeren van levertijden, rekening houden met interne productietijd en natuurlijk de levering aan de klant. Ontstaat er binnen één van deze stappen vertraging, dan kan dit directe invloed hebben op de chain, alles is verbonden aan elkaar. Door het goed inrichten van datavelden en veiligheidsmarges zijn teleurstellingen verleden tijd en worden de beloftes aan de klant nagekomen.

Binnen Odoo wordt er gewerkt met verschillende datavelden. Het realistisch invullen van deze datavelden is van groot belang voor een vloeiende supply chain. Worden er onrealistische datavelden opgevoerd, zal de chain snel vollopen en stapelt het werk zich op. 

Ontstaat er vertraging bij de leverancier, dan moet direct de klant worden geïnformeerd. Als er veiligheidsmarges zijn vastgelegd, is het zaak de klant te informeren als deze worden overschreven. Met tijdig informeren ontstaat begrip, bij niet kenbaar gemaakte vertragingen kan frictie ontstaan. Met Odoo kun je dit voor zijn.

Verschillende datavelden in Odoo

In Odoo kunnen verschillende veiligheidsmarges worden opgevoerd zodat de supply chain intact blijft, zonder opstoppingen. Deze marges zijn in te stellen binnen de configuratie van Odoo, onder voorraad en geavanceerde planning.

Neem bijvoorbeeld de ‘veiligheid leveringstijd voor verkoop’. Hier kan het aantal dagen worden opgevoerd dat als foutmarge dient op beloofde leverdatum aan de klant. Mocht er een vertraging ontstaan, vangt deze foutmarge de vertraging op, zonder directe gevolgen voor de ‘chain’ en beloftes aan de klant.

Daarnaast is er ook een marge op te voeren voor de dagen om onderdelen in te kopen. Afhankelijk van de capaciteit op de betreffende inkoopafdeling wordt een inkooporder binnen een bepaald tijdsbestek bevestigd. Neem hier genoeg marge voor. Wordt er binnen een bedrijf met minimale voorraad gewerkt en wordt er op wekelijkse basis ingekocht, voer deze marge dan zo realistisch mogelijk in voor de continuïteit van de chain.

Ook kan er sprake zijn van een ‘veiligheidsmarge levertijd van de inkopen’. Hierbij worden ontvangsten eerder gepland om eventuele vertragingen te voorkomen. De eventuele vertraging van de leverancier wordt opgevangen zodat er geen consequentie voor het verdere verloop van de zending zal ontstaan.

Overzicht geavanceerde planning veiligheidsmarges

Datavelden op productniveau

Op de productkaart kunnen verschillende datavelden worden opgevoerd. Dit betreft o.a. levertijd aan klant, levertijd van leverancier en productietijden. Ook hier moeten de marges zo goed mogelijk worden opgevoerd om beloftes na te kunnen komen.

Inkopen worden gedaan op productniveau, maar ook op stuklijstniveau wanneer het gaat om een ‘productieproduct’. Bij het toevoegen van een leverancier worden prijs en levertijd opgevoerd. Deze levertijd staat los van de marges genoemd binnen de configuratie, dat zijn namelijk de (extra) veiligheidsmarges. 

Specifieke ontvangstdatum

Het kan voorkomen dat klanten een product op een specifieke datum willen ontvangen. Bij het aanmaken van de order kan er onder ‘overige info’ worden gekozen voor een specifieke leverdatum. Odoo rekent vervolgens automatisch terug op de verschillende datavelden en zorgt voor een goede opvolging van de supply chain. Hieronder is een voorbeeld gegeven:

Klant Jansen besteld op 31 maart een product bij zijn leverancier en geeft hierbij aan dat hij het uiterlijk op 31 mei in huis wil hebben. Vanwege de verschillende veiligheidsmarges zal Odoo terugrekenen wanneer er een inkoop moet plaatsvinden. Bij ontvangst van het product wordt deze gereed gemaakt voor verzending naar klant Jansen. Vanwege de ‘veiligheid leveringstijd voor verkoop’ wordt ervoor gezorgd dat het product tijdig wordt verstuurd en uiterlijk 31 mei wordt bezorgd. Bij een marge van twee dagen ontvangt de heer Jansen het product dus mogelijk al op 29 mei.

Bovenstaande voorbeeld geeft aan dat Odoo zelf de datavelden doorrekend. Mocht een product sneller geleverd moeten worden dan opgegeven op de productkaart en configuratiemarges, dan had er dus al in het verleden besteld worden. Uiteraard is dat in de praktijk niet realistisch, met als resultaat dat de supply chain ‘vastloopt’ en er geen sprake is van een ‘soepel’ verloop. Enige flexibiliteit is vereist (zoals handmatige acties) om de klant toch te voorzien gezien besteldeadlines zijn verstreken.

Het is aan te raden om naderhand de datavelden in Odoo te analyseren en aanpassingen door te voeren naar een situatie die beter past bij de praktijk (incl. marges om de continuïteit van de supply chain te blijven garanderen).

Een productieorder

Een product dat bestaat uit verschillende onderdelen en geproduceerd moet worden heeft een stuklijst. Deze onderdelen worden separaat besteld en zodra compleet ‘geproduceerd’ tot één geheel. Ook hier wordt extra tijd voor ingeschaald.

De verschillende ‘grondstoffen’ kunnen verschillende levertijden hebben. Het aantal dagen tot levering aan klant moet dus groter zijn dan de levertijd van de te bestellen onderdelen.

Ook wordt er op de productkaart, onder voorraad, het aantal dagen dat benodigd is voor het produceren aangegeven. Pas hierna wordt ‘verkoopbaar product’ verzendklaar gemaakt.

Het verzenden van de order

De laatste stap binnen de chain betreft het verzenden van de order. De veiligheid leveringstijd voor verkoop zorgt voor het tijdig uitsturen van de levering aan de klant. De beloofde datum wordt daarmee zo goed mogelijk gegarandeerd. Bij vertraging in een eerder stadium in de chain, ligt er dus ook hier nog een buffer. 

Mocht er vertraging ontstaan met de vervoerder, dan is deze marge mogelijk al opgeslokt door omstandigheden eerder in de chain. Het is te adviseren om te analyseren waar het grootste gedeelte van de klanten vandaan komt en eventueel levertijden en marges hierop aan te passen. Mogelijk kan de vervoerder hierbij betrokken worden of kunnen er speciale afspraken worden gemaakt. 

Tot slot, het beheersen van de supply chain is een uitdaging waar onder andere het bedrijf, de leverancier en klant bij betrokken zijn. Hierbij is het gezamenlijke doel om waarde en efficiëntie samen te laten komen. Met Odoo ben je hiervoor aan het juiste adres! 

in Blog
Aanmelden om een reactie achter te laten