Je boekhouding kan keurig op orde zijn, terwijl je nog steeds niet weet waar je daadwerkelijk geld verdient.
Op de winst- en verliesrekening zie je bijvoorbeeld hoeveel omzet je hebt gemaakt, wat je personeelskosten zijn en hoeveel je hebt uitgegeven aan externe inhuur. Dat is belangrijke informatie, maar voor het besturen van een bedrijf is het vaak niet genoeg.
Want aan welk project waren die kosten gekoppeld? Welke afdeling heeft ze veroorzaakt? Welke vestiging presteert goed? En misschien wel de belangrijkste vraag bij een projectorganisatie: wat hebben we uiteindelijk aan een project verdiend?
Daar komt analytische boekhouding in Odoo om de hoek kijken.
Met analytische boekhouding voeg je als het ware een extra dimensie toe aan je financiële administratie. Niet om nóg meer te boeken, maar om de boekingen die je toch al maakt beter te kunnen analyseren.
Wat is analytische boekhouding?
De normale financiële boekhouding vertelt vooral wat er financieel is gebeurd.
Een leveranciersfactuur voor externe consultancy kan bijvoorbeeld op een kostenrekening voor inhuur worden geboekt. Een klantfactuur wordt als omzet geregistreerd. Salarissen komen op personeelskosten terecht.
Dat is nodig voor je financiële verslaglegging.
Maar daarmee weet je nog niet waarvoor die kosten zijn gemaakt.
Stel dat je in één maand € 50.000 aan externe consultants hebt uitgegeven. Financieel is dat duidelijk. Voor het management begint de interessante vraag pas daarna:
Waar is die € 50.000 aan besteed?
Misschien hoort € 20.000 bij project A, € 15.000 bij project B en € 15.000 bij project C. Of de kosten moeten worden verdeeld over verschillende afdelingen of vestigingen.
Met analytische boekhouding kun je die tweede laag aanbrengen.
De grootboekrekening vertelt dus wat voor kosten het zijn. De analytische rekening vertelt waar die kosten bij horen.
Dat verschil is belangrijk.
Kostenplaatsen en kostendragers: wat betekent dat in Odoo?
Bij financiële administraties horen we vaak de termen kostenplaats en kostendrager. Die begrippen worden nogal eens door elkaar gebruikt, terwijl ze verschillende vragen beantwoorden.
Een kostenplaats gaat vooral over de vraag:
Waar ontstaan de kosten?
Denk bijvoorbeeld aan:
Consultancy
Development
Verkoop
Marketing
Vestiging Nederland
Vestiging Curaçao
Een kostendrager gaat meer over de vraag:
Waarvoor maken we deze kosten?
Dat kan bijvoorbeeld een klantproject, productgroep, dienst of order zijn.
Bij een zakelijke dienstverlener is een project daarom een logisch voorbeeld van een kostendrager. Je wilt immers weten welke omzet en kosten bij dat specifieke project horen.
Odoo gebruikt hiervoor niet simpelweg twee vaste velden met de namen kostenplaats en kostendrager. De inrichting is flexibeler. Odoo werkt met analytische plannen en analytische rekeningen.
Een analytisch plan kun je zien als de dimensie waarop je wilt analyseren.
Bijvoorbeeld:
| Analytisch plan | Analytische rekeningen |
|---|---|
| Afdeling | Consultancy, Development, Verkoop |
| Vestiging | Nederland, Curaçao, Aruba |
| Project | Project klant A, Project klant B, Project klant C |
In deze inrichting kun je het plan Afdeling bedrijfseconomisch beschouwen als een kostenplaatsstructuur. Het plan Project gebruik je als kostendrager.
Dat is een veel betere manier om naar de inrichting te kijken dan simpelweg te vragen: "Waar zit het kostenplaatsveld in Odoo?"
Het antwoord is namelijk: dat bepaal je voor een belangrijk deel zelf met je analytische structuur.
Eén boeking vanuit meerdere kanten bekijken
Het interessante van analytische plannen is dat je niet hoeft te kiezen tussen project, afdeling of vestiging.
Eén boeking kan vanuit meerdere dimensies worden bekeken.
Stel dat je een leveranciersfactuur van € 5.000 ontvangt van een externe consultant.
De financiële boeking kan zijn:
Externe inhuur: € 5.000
Analytisch kun je dezelfde boeking bijvoorbeeld koppelen aan:
Project: Implementatie klant A
Afdeling: Consultancy
Vestiging: Nederland
Je hebt dezelfde € 5.000 dus maar één keer geboekt. Toch kun je de kosten later op verschillende manieren analyseren.
Hoeveel externe inhuur hadden we op project A?
Hoeveel kosten maakt de afdeling Consultancy?
Wat zijn de kosten van onze Nederlandse organisatie?
Dat is precies waarom een goede analytische inrichting zoveel interessanter is dan een enorm uitgebreid grootboekschema.
Je hoeft niet voor iedere combinatie van afdeling, project en vestiging een aparte grootboekrekening te maken.
De financiële administratie blijft overzichtelijk en de managementinformatie zit in de analytische dimensies.
Dit is ook een van de voordelen van een geïntegreerd ERP-systeem. Financiële informatie staat niet los van projecten, verkoop, inkoop, urenregistratie en andere bedrijfsprocessen.
Projectwinstgevendheid: wat verdien je echt?
Voor ons is dit in de praktijk een van de belangrijkste toepassingen van analytische boekhouding.
Veel bedrijven weten precies hoeveel ze aan een klant hebben gefactureerd. Maar omzet is nog geen winst.
Stel dat je een project verkoopt voor € 100.000.
Na afloop is € 100.000 gefactureerd. Commercieel lijkt het project daarmee geslaagd.
Maar wat heeft het project gekost?
Er zijn misschien 700 interne uren aan besteed. Daarnaast is voor € 12.000 aan externe expertise ingehuurd, zijn er materialen gebruikt en heeft een medewerker € 2.500 aan projectkosten gedeclareerd.
Dan ontstaat een heel ander beeld.
Om de echte winstgevendheid van een project te bepalen moet je omzet tegenover alle relevante projectkosten zetten.
Odoo kan verschillende gegevens rond een factureerbaar project samenbrengen in het projectdashboard. Denk bijvoorbeeld aan omzet, geregistreerde uren, inkoop, leveranciersfacturen, materialen en declaraties die aan het project zijn gekoppeld.
De analytische rekening vormt daarbij een belangrijke financiële verbinding.
Daardoor ontstaat een veel interessantere vraag dan:
"Hoeveel hebben we gefactureerd?"
Je kunt vragen:
"Wat hebben we eraan verdiend?"
Dat klinkt als een klein verschil. Voor het sturen van een bedrijf is het een wereld van verschil.
Uren zijn kosten, ook als er geen factuur tegenover staat
Bij dienstverlenende bedrijven zien we regelmatig dat vooral naar externe kosten wordt gekeken.
Dat is niet voldoende.
De uren van je eigen medewerkers vertegenwoordigen ook kosten. Als een consultant honderd uur werkt aan een project waarvoor maar zestig uur was begroot, is dat financieel relevante informatie. Ook als je klant gewoon het afgesproken vaste bedrag betaalt.
Dat maakt urenregistratie belangrijker dan alleen een hulpmiddel voor facturatie.
De uren vertellen ook hoeveel capaciteit een project werkelijk heeft gekost.
Zeker bij fixed-price projecten zie je daardoor snel waarom projectwinstgevendheid interessant wordt. Meer uren leiden niet automatisch tot meer omzet. Ze drukken wel de marge.
Een project kan dus volledig zijn opgeleverd, de klant kan tevreden zijn en alle facturen kunnen zijn betaald, terwijl het project financieel toch teleurstellend is geweest.
Daarom vinden we dat financieel inzicht onderdeel moet zijn van goed projectmanagement.
Een project is niet succesvol alleen omdat alle taken op groen staan.
Van kostenplaats naar resultaat per afdeling
Dezelfde analytische boekhouding kun je gebruiken voor afdelingen.
Stel dat je een organisatie hebt met Consultancy, Development en Verkoop.
Een deel van de kosten kun je eenvoudig rechtstreeks aan een afdeling koppelen. Andere kosten worden gedeeld.
Een softwarelicentie wordt misschien volledig door Development gebruikt. Die kun je rechtstreeks aan die afdeling koppelen.
De huur van het kantoor wordt door iedereen gebruikt. Die zou je bijvoorbeeld volgens een afgesproken verdeelsleutel over de afdelingen kunnen verdelen.
Daarmee ontstaat veel beter inzicht in de kostenstructuur van je organisatie.
Dat betekent overigens niet dat iedere kostenplaats zelfstandig winstgevend moet zijn.
Verkoop maakt bijvoorbeeld kosten die uiteindelijk omzet voor andere bedrijfsonderdelen opleveren. Finance heeft misschien helemaal geen eigen omzet.
Analytische boekhouding levert de informatie. De interpretatie blijft managementwerk.
Dat is een belangrijk onderscheid. Software kan heel nauwkeurig uitrekenen waar kosten zijn geboekt. De software kan niet bepalen of je organisatiestructuur verstandig is.
Kosten en omzet per vestiging
Voor bedrijven met meerdere locaties werkt hetzelfde principe.
Je kunt bijvoorbeeld een analytisch plan Vestiging maken met:
Nederland
Curaçao
Aruba
Vervolgens kun je omzet en kosten aan die vestigingen koppelen.
Daarmee ontstaat inzicht dat je uit alleen de totale winst- en verliesrekening niet haalt.
Je ziet bijvoorbeeld dat de omzet op een vestiging snel groeit, maar de kosten nog sneller stijgen. Of dat een kleinere vestiging juist een opvallend goede marge heeft.
Ook hier geldt dat je niet voor iedere vestiging een compleet apart rekeningschema hoeft te bouwen.
De grootboekrekening vertelt wat voor omzet of kosten het betreft. De analytische dimensie vertelt bij welke vestiging deze horen.
Kosten verdelen over meerdere analytische rekeningen
Niet iedere factuur behoort voor honderd procent bij één kostenplaats of kostendrager.
Een factuur van € 10.000 kan bijvoorbeeld voor 60% betrekking hebben op Consultancy, voor 30% op Development en voor 10% op Verkoop.
Odoo ondersteunt daarom analytische verdelingen.
Je kunt een bedrag procentueel verdelen over meerdere analytische rekeningen.
Dat is nuttig voor gedeelde kosten zoals huisvesting, software, verzekeringen of algemene dienstverlening.
Maar hier zit ook een valkuil.
Omdat je kosten heel gedetailleerd kúnt verdelen, wil dat nog niet zeggen dat je dat altijd moet doen.
Als Finance iedere maand twee dagen bezig is om een factuur van € 200 volgens zeven percentages over acht afdelingen te verdelen, moet je jezelf afvragen wat je met die informatie gaat doen.
Meer detail betekent niet automatisch beter inzicht.
Automatiseer terugkerende verdelingen
Als bepaalde boekingen vrijwel altijd op dezelfde manier worden verdeeld, wil je niet dat iemand iedere keer opnieuw percentages invoert.
Daarvoor kun je in Odoo analytische verdeelmodellen gebruiken.
Op basis van bijvoorbeeld een grootboekrekening, leverancier, product of andere voorwaarden kan Odoo een analytische verdeling automatisch voorstellen of toepassen.
Neem bijvoorbeeld de huur van een bedrijfspand.
Je hebt afgesproken:
Consultancy: 50%
Development: 30%
Verkoop: 20%
Als die verdeling iedere maand hetzelfde is, heeft het weinig toegevoegde waarde om deze twaalf keer per jaar met de hand in te voeren.
Automatiseren verkleint bovendien de kans dat de ene medewerker een andere verdeling gebruikt dan de andere.
Dat maakt je rapportages betrouwbaarder.
Zorg dat belangrijke analytische informatie verplicht is
Een analytische administratie werkt alleen als de gegevens worden vastgelegd.
Dat klinkt nogal logisch, maar hier gaat het in de praktijk vaak fout.
Er worden prachtige rapportages bedacht, maar vervolgens blijkt na drie maanden dat bij een groot deel van de boekingen geen afdeling of project is ingevuld.
Dan kun je nog steeds rapporteren, alleen klopt het resultaat niet.
Odoo kan daarom per analytisch plan bepalen of een analytische toewijzing optioneel of verplicht is. Je kunt die toepasbaarheid verder afstemmen op de boekingen waarvoor dat relevant is.
Dat vinden wij belangrijk.
Als je een rapportage nodig hebt om je bedrijf te sturen, moet je ook zorgen dat de broninformatie consequent wordt vastgelegd.
Anders heb je geen managementinformatie. Dan heb je een grafiek met gaten erin.
Budgetbewaking met analytische boekhouding
Analytische boekhouding kijkt niet alleen terug.
Je kunt analytische rekeningen en plannen ook gebruiken voor budgetbewaking.
Stel dat project A een budget heeft van € 75.000.
Dan wil je tijdens het project niet pas na afloop ontdekken dat er € 92.000 is uitgegeven.
Je wilt zien hoe het werkelijke resultaat zich ontwikkelt ten opzichte van het budget.
Hetzelfde geldt voor een afdeling.
Marketing krijgt bijvoorbeeld een jaarbudget. Naarmate het jaar vordert wil je kunnen zien hoeveel daarvan inmiddels is gerealiseerd of al is toegezegd.
Dat maakt analytische boekhouding interessant voor controllers en financieel managers, maar net zo goed voor projectmanagers en afdelingsverantwoordelijken.
Een budget hoort namelijk niet alleen in Finance thuis.
Degene die verantwoordelijk is voor het resultaat moet ook kunnen zien waar hij of zij staat.
Odoo ondersteunt zowel financiële als analytische budgetten. Analytische budgetten zijn juist bedoeld om bijvoorbeeld projecten, afdelingen en andere analytische dimensies te volgen.
De kracht zit in de integratie
Analytische boekhouding bestaat natuurlijk ook in andere financiële pakketten.
Het verschil wordt vooral interessant wanneer de financiële administratie onderdeel is van hetzelfde ERP-systeem waarin ook de rest van het bedrijfsproces plaatsvindt.
Een verkooporder leidt tot een project.
Medewerkers schrijven uren op dat project.
Inkoop wordt aan het project gekoppeld.
Leveranciersfacturen komen in dezelfde administratie terecht.
Kosten en omzet komen terug in de analytische administratie.
En vervolgens kan de projectmanager vanuit het project naar de financiële voortgang kijken.
Dat is iets anders dan aan het einde van iedere maand informatie uit vier systemen naar Excel exporteren en proberen daar een projectresultaat van te maken.
Juist de integratie van bedrijfsprocessen is een belangrijk verschil tussen losse software en een compleet ERP-systeem zoals Odoo.
Ook voor de financiële administratie zelf geldt dat Odoo inmiddels veel verder gaat dan alleen het registreren van klantfacturen en leveranciersfacturen. In ons artikel over boekhouding in Odoo gaan we daar uitgebreider op in.
Begin niet met de vraag hoeveel kostenplaatsen je nodig hebt
Bij een nieuwe inrichting krijgen we soms al snel vragen als:
"Hoeveel kostenplaatsen kunnen we aanmaken?"
Technisch is dat zelden de belangrijkste vraag.
Wij beginnen liever ergens anders:
Welke informatie heb je nodig om je bedrijf te kunnen sturen?
Wil je de winstgevendheid per project kennen?
Wil je resultaten per vestiging vergelijken?
Wil je kosten per afdeling volgen?
Wil je budget en werkelijkheid naast elkaar kunnen zetten?
Pas daarna bepaal je welke analytische plannen en rekeningen daarvoor nodig zijn.
Dat klinkt misschien vanzelfsprekend, maar het voorkomt een hoop ellende.
Je kunt namelijk een buitengewoon indrukwekkende analytische structuur maken met afdelingen, businessunits, teams, vestigingen, projecten, productgroepen en kostensoorten.
Als gebruikers bij iedere boeking vervolgens moeten nadenken over zes verschillende analytische velden, heb je waarschijnlijk niet de beste oplossing gebouwd.
Je hebt vooral heel veel administratie gecreëerd.
Onze voorkeur is daarom: zo eenvoudig mogelijk, maar uitgebreid genoeg om de vragen te beantwoorden waarop je werkelijk wilt sturen.
Dat past ook bij hoe we naar een ERP-implementatie kijken. Niet beginnen bij wat technisch allemaal kan, maar bij wat het bedrijf nodig heeft.
Van boekhouding naar stuurinformatie
De financiële administratie vertelt je hoeveel omzet je hebt gemaakt en hoeveel kosten je hebt gehad.
Analytische boekhouding voegt daar de context aan toe.
Welk project?
Welke afdeling?
Welke vestiging?
Welke kostendrager?
En uiteindelijk: waar verdienen we ons geld?
Vooral dat laatste maakt analytische boekhouding voor ons interessant.
Als je projecten uitvoert, wil je niet alleen weten of ze afgerond en gefactureerd zijn. Je wilt weten welke projecten een goede marge opleveren, welke structureel uitlopen en waar je kosten ontstaan die je vooraf niet had voorzien.
Daarmee verandert analytische boekhouding van een administratieve functie in managementinformatie.
En precies daar zit de waarde.
