Een project begint meestal met een plan. Er zijn doelen, een planning, een budget en afspraken met de klant. Toch verloopt een project bijna nooit precies zoals verwacht.
Dat is ook niet vreemd. Projectmanagement gaat voor een belangrijk deel over werkzaamheden in de toekomst. En niemand kan in de toekomst kijken. Tijdens een project ontstaan nieuwe inzichten, vallen werkzaamheden tegen, verandert de beschikbare capaciteit of vraagt een klant om iets extra’s.
Projectmanagement is daarom niet het volgen van een plan dat ooit is opgesteld. Het is het voortdurend vergelijken van het plan met de werkelijkheid en op basis daarvan bijsturen.
Odoo helpt om die informatie op één plek vast te leggen. Maar de software neemt het projectmanagement niet over. Een projectmanager moet nog steeds keuzes maken, verwachtingen managen en soms een lastig gesprek voeren.
Wat betekent projectmanagement?
Projectmanagement is het organiseren, plannen, uitvoeren en afronden van werkzaamheden om een bepaald resultaat te bereiken.
Daarbij gaat het meestal om een combinatie van:
- een duidelijk doel of eindresultaat;
- een afgesproken scope;
- een planning met mijlpalen;
- beschikbare mensen en middelen;
- een budget;
- afspraken met de klant;
- risico’s en mogelijke knelpunten;
- controle op voortgang en kwaliteit.
Een project heeft een begin en een einde. Dat onderscheidt een project bijvoorbeeld van regulier werk. Een supportafdeling verwerkt iedere dag tickets. Een projectteam werkt bijvoorbeeld aan een Odoo-implementatie, een nieuwe website, een verhuizing of de inrichting van een nieuw magazijn.
De praktijk is echter minder overzichtelijk dan de oorspronkelijke planning. Een taak duurt langer dan verwacht. Een medewerker valt uit. De klant verandert van inzicht. Of tijdens het uitvoeren blijkt dat een proces anders moet worden ingericht.
Daarom is een projectplan geen voorspelling. Het is een werkafspraak die je gedurende het project aanpast wanneer de omstandigheden daarom vragen.
Een projectmanager stuurt voortdurend bij
Een projectmanager kijkt niet alleen of taken op tijd worden afgerond. Het gaat om het totaalbeeld.
Ligt het project nog op schema? Past de verwachte eindbesteding nog binnen het budget? Is de afgesproken scope nog hetzelfde? Is de kwaliteit goed genoeg? Is de klant nog tevreden en betrokken? En heeft het team voldoende capaciteit om het project af te ronden?
Een afwijking op één onderdeel kan gevolgen hebben voor de rest van het project. Als een taak twee weken uitloopt, verschuift misschien een milestone. Daardoor is een medewerker langer nodig en stijgen de kosten. De klant wacht langer op het resultaat en andere projecten kunnen onder druk komen te staan.
Goed projectmanagement betekent daarom niet dat je iedere afwijking probeert te voorkomen. Dat is meestal onmogelijk. Het betekent dat je afwijkingen snel ziet, de gevolgen begrijpt en tijdig handelt.
Hoe ontstaat scope creep?
Een van de grootste risico’s bij projecten in de dienstverlening is scope creep. Dat betekent dat de omvang van het project langzaam groter wordt zonder dat daar bewust een nieuwe afspraak over wordt gemaakt.
Een klant stelt tijdens een overleg een aanvullende vraag. De consultant pakt die vraag meteen op. Een medewerker maakt nog een extra rapportage. Een proces wordt uitgebreider ingericht dan oorspronkelijk afgesproken.
Op zichzelf lijken dit kleine zaken. Het probleem ontstaat doordat niemand ze als wijziging behandelt. Er wordt geen aanvullende opdracht gemaakt en de extra uren worden niet apart besproken. Aan het einde van het project blijkt dat er veel meer werk is uitgevoerd dan begroot.
Dat risico is in dienstverlening extra groot. Dienstverlening zegt het al: je wilt de klant helpen. Niemand wil voortdurend met de klant in gesprek over budgetoverschrijding, uitloop of meerwerk. Toch moet dat gesprek soms worden gevoerd.
De vriendelijkste aanpak is niet altijd om alles maar uit te voeren. Duidelijkheid voorkomt achteraf teleurstelling. Een extra wens kan prima worden uitgevoerd, maar dan moet wel duidelijk zijn wat de gevolgen zijn voor planning, budget en scope.
Hoe ondersteunt Odoo projectmanagement?
Odoo helpt projectteams om het werk te structureren en de voortgang te volgen. De basis bestaat uit projecten, milestones en taken.
Een project wordt bijvoorbeeld verdeeld in de volgende onderdelen:
- voorbereiding;
- analyse;
- inrichting;
- testen;
- opleiding;
- ingebruikname;
- nazorg.
Deze onderdelen kunnen als milestones worden ingericht. Onder iedere milestone hangen de taken die nodig zijn om dat onderdeel af te ronden.
Een taak krijgt vervolgens een verantwoordelijke, een geplande datum en een inschatting van het aantal uren. Bij grotere werkzaamheden kan een hoofdtaak worden opgesplitst in subtaken. Daardoor blijft zichtbaar welk resultaat moet worden bereikt en welke concrete acties daarvoor nodig zijn.
Odoo ondersteunt daarnaast onder meer taakweergaven, planning, taakafhankelijkheden, urenregistratie en rapportages. De officiële Odoo-documentatie beschrijft ook de mogelijkheid om projectinformatie, voortgang, uren, milestones en financiële gegevens vanuit het projectdashboard te volgen. Odoo-documentatie over projectmanagement
Werken met milestones en taken
Milestones geven structuur aan het project. Ze maken zichtbaar welke belangrijke tussenresultaten moeten worden bereikt.
Een milestone kan bijvoorbeeld zijn: “Ontwerp goedgekeurd” of “Testfase afgerond”. De taken onder die milestone beschrijven wat er moet gebeuren voordat het resultaat bereikt is.
Dit helpt op twee manieren. Het team weet wat de eerstvolgende werkzaamheden zijn en de projectmanager kan beter beoordelen of het project als geheel vooruitgaat.
Een taak die op voltooid staat, zegt namelijk nog niet automatisch dat het project op schema ligt. Misschien zijn andere taken blijven liggen. Of misschien is er veel meer tijd besteed dan gepland.
Daarom moet de voortgang van taken altijd worden bekeken in relatie tot de geplande uren, de milestone en het uiteindelijke projectresultaat.
Geplande uren vergelijken met werkelijke uren
Medewerkers registreren hun gewerkte uren op de juiste taak. Daardoor ontstaat inzicht in het verschil tussen de oorspronkelijke inschatting en de werkelijkheid.
Stel dat voor een taak acht uur is gepland. Na zes uur staat de taak voor 50 procent op voltooid. Dan is het de vraag of de resterende werkzaamheden binnen de geplande acht uur kunnen worden afgerond.
Misschien is de inschatting te optimistisch geweest. Misschien is de taak uitgebreid. Of misschien werkt iemand aan een probleem dat nog niet als apart issue is vastgelegd.
Urenregistratie is daarom niet alleen bedoeld voor facturatie. Het is ook stuurinformatie. Zonder tijdige en betrouwbare urenregistratie ziet een projectmanager vaak te laat dat een project uit de pas begint te lopen.
Odoo kan geregistreerde uren koppelen aan projecten en taken. Afhankelijk van de gemaakte commerciële afspraken kunnen uren vervolgens ook worden gebruikt voor facturatie. Meer informatie over Odoo projectmanagement voor uren en facturatie
Projectupdates maken afwijkingen bespreekbaar
Een projectupdate is een periodiek moment waarop de actuele stand van het project wordt vastgelegd.
In een goede projectupdate staat bijvoorbeeld:
- de algemene voortgang;
- de planning en de belangrijkste milestones;
- het afgesproken budget;
- de bestede uren en verwachte eindbesteding;
- lopende issues;
- risico’s;
- openstaande beslissingen;
- actiepunten;
- afspraken met de klant.
Het verschil tussen budget en werkelijkheid moet daarbij duidelijk worden benoemd. Niet alleen hoeveel uur er al is besteed, maar ook hoeveel uur er naar verwachting nog nodig is.
Een project dat 60 procent van de uren heeft verbruikt en 60 procent gereed is, ziet er anders uit dan een project dat 60 procent van de uren heeft verbruikt terwijl de voortgang op 35 procent ligt.
Actiepunten uit de projectbespreking vertalen wij bij voorkeur direct naar subtaken van de hoofdtaak waarop ze betrekking hebben. Zo verdwijnen ze niet in notulen of een mailbox, maar worden ze onderdeel van het werk dat nog moet worden uitgevoerd.
Projectupdates zijn ook na afloop waardevol. Ze laten zien welke keuzes zijn gemaakt, wanneer risico’s zichtbaar werden en waardoor een project uiteindelijk is uitgelopen of juist goed is verlopen.
Geef een project periodiek een cijfer
Naast de gedetailleerde projectinformatie vragen wij de projectmanager om het project periodiek een cijfer te geven.
Dat cijfer is geen vervanging van de projectupdate. Het is een eenvoudig alarmsignaal. Een project kan op papier veel informatie bevatten, terwijl de projectmanager al aanvoelt dat het project niet goed loopt.
Wij gebruiken daarvoor zes criteria:
| Criterium | Gewicht | Waar kijken we naar? |
|---|---|---|
| Planning | 25% | Lopen we volgens de afgesproken planning en milestones? |
| Budget | 20% | Past de verwachte eindbesteding nog binnen het budget? |
| Scope | 15% | Is de scope onder controle of groeit het project ongepland? |
| Kwaliteit | 15% | Hoeveel fouten, herstelwerk en herhaling is er? |
| Klant | 15% | Hoe tevreden en betrokken is de klant? |
| Team | 10% | Heeft het projectteam het project onder controle? |
Een projectmanager kan ieder criterium bijvoorbeeld een cijfer van 1 tot 10 geven. De gewogen totaalscore geeft vervolgens één beeld van de projectgezondheid.
Het voordeel daarvan is dat je projecten onderling kunt vergelijken en sneller ziet waar aandacht nodig is. Een project met een 7,5 kan prima lopen, terwijl een project met een 5,8 direct bespreking vraagt. De score maakt het gesprek concreter.
Wat Odoo niet voor je oplost
Odoo maakt informatie beschikbaar. Het systeem kan laten zien hoeveel uren zijn geboekt, welke taken openstaan en of een project financieel uit de pas loopt.
Maar Odoo kan niet zelfstandig bepalen of een klantvraag binnen de afgesproken scope valt. Het systeem kan ook niet namens de projectmanager uitleggen dat een wijziging gevolgen heeft voor budget of planning.
Daarvoor zijn duidelijke verantwoordelijkheden en goede communicatie nodig.
Een projectmanager moet dus niet alleen het Odoo-dashboard bekijken, maar ook regelmatig met het team en de klant bespreken wat er werkelijk gebeurt. De software ondersteunt dat gesprek met actuele informatie en vastgelegde afspraken.
Conclusie: projectmanagement is continu bijsturen
Projectmanagement is geen eenmalige exercitie waarbij je een plan maakt en daarna alleen controleert of iedereen zich eraan houdt.
Een project verandert. De beschikbare capaciteit verandert. Klantwensen veranderen. En soms blijkt tijdens het werk dat de oorspronkelijke inschatting niet klopt.
De taak van de projectmanager is om die veranderingen zichtbaar te maken en op tijd bij te sturen. Odoo helpt daarbij door projecten op te delen in milestones en taken, uren te registreren, projectupdates vast te leggen en budget, voortgang en risico’s te volgen.
De grootste waarde ontstaat wanneer die informatie ook daadwerkelijk wordt gebruikt. Bespreek afwijkingen. Leg klantafspraken vast. Maak meerwerk zichtbaar. Vertaal acties naar taken. En geef het project regelmatig een cijfer.
Odoo maakt projectinformatie inzichtelijk. Grip ontstaat pas wanneer je op basis van die informatie beslissingen neemt.
