Ieder bedrijf heeft zijn eigen eisen en wensen ten aanzien van wat een ERP-systeem zou moeten kunnen. Maar helaas blijkt altijd dat het ideale software systeem niet bestaat. Er zijn helaas altijd bepaalde wensen die de software niet standaard in huis heeft. Wat doe je dan?
Als ik ondernemers spreek, wordt vaak snel een keuze gemaakt voor standaard. De gedachte is dat standaard beter en goedkoper is. De leverancier heeft immers veel tijd gestoken in het ontwikkelen van de software en onderhoud de software. Als ik spreek over maatwerk, is men vaak terughoudend en wordt gelijk gesproken, over onderhoudbaarheid, arbeidsintensief en zodoende duur.
Zijn deze aannames waar en wat is de nu de beste oplossing? Ga je voor standaard of ga je voor maatwerk? Of is een mix van standaard en maatwerk wellicht de beste oplossing?
Voordat je, je gaat oriënteren op de aanschaf van een ERP-systeem is een goede voorbereiden essentieel. Zorg dat je de doelstellingen helder hebt gedefinieerd en zorg ook dat het project overzichtelijk blijft. Hiermee bedoel ik dat je niet te veel in een keer moet willen en dat je ook de rem houdt op de wensen en eisen. Zorg ervoor dat je een partner vindt die een Agile projectaanpak hanteert. Deze aanpak geeft je de mogelijkheid om nog veel te veranderen (de manier van oplossen bijvoorbeeld) tijdens het project, terwijl de doelstelling niet wordt aangepast.
Het aanschaffen van een standaard ERP-systeem
Kies je voor een standaard ERP-systeem, dan zul je moeten kijken of het systeemstandaard beschikt over de functionaliteiten om je doelstelling te behalen. Met standaardsoftware zal je soms werkwijzen en processen moeten aanpassen aan de oplossing die de software standaard heeft. Indien bepaalde functionaliteit niet beschikbaar is, dien je een alternatief moeten bedenken om je doelstelling te bereiken. Bij veel standaard ERP-systemen(vooral cloud oplossingen) is maatwerk niet mogelijk en dien je je te schikken aan de standaard. Dit hoeft op zich geen probleem te zijn, maar let op dat het aanpassen van je werkwijze niet ten koste gaat van de efficiëntie, welke ERP-software nastreeft.
Wil je snel van start en wil je besparen op aanschaf- en implementatiekosten, dan is standaard de beste oplossing.
Het laten maken van maatwerk software
Ben je ervan overtuigt dat jouw bedrijf dusdanige processen die een standaard ERP-systeem niet heeft, dan is een maatwerk oplossing een goede oplossing. Maatwerk geeft je de volledige vrijheid om het gehele ERP-systeem te ontwerpen en maken zoals jij dat wilt. Wat je eigenlijk niet wil is alles van nul bouwen en het wiel opnieuw uitvinden. Standaard zaken zoals autorisatie, database connecties en schermopbouw zijn al een keer bedacht door anderen. Vaak wordt er zodoende gebruikgemaakt van een beschikbaar framework en kun je de voordelen van beschikbare componenten voor ontwikkeling gebruiken. Het framework heeft echter vaak ook zijn beperkingen waar je rekening mee moet houden.
Maatwerk heeft als voordeel dat je precies krijgt wat je wilt en dat je ook niet meer krijgt dan nodig. Dit kan een groot voordeel zijn vergeleken met standaardsoftware. Uit kostenoogpunt kan het voordeliger zijn om maatwerk te maken in plaats van in te leveren op efficiëntie of concurrentiepositie. Veel bedrijven hebben de concurrentieslag gewonnen door iets nieuws te implementeren in hun processen. Omdat het geheel nieuw was, is het (vaak) gemaakt als maatwerk.
Maatwerk geeft, indien goed gemaakt, de beste oplossing. Een maatpak zit nu eenmaal beter dan een confectie kostuum. Echter, je draagt als organisatie de gehele ontwikkelkosten alleen en dat is niet altijd wenselijk.
De mix van standaard met maatwerk
Als wij kijken naar de bedrijven in het mkb die wij automatiseren, zien we dat deze veel overeenkomsten hebben. Ze hebben allemaal klanten, leveranciers en doen aan verkoop en inkoop. Wel zien wij dat ieder bedrijf zijn eigen voorkeuren heeft en soms in detail, maar ook soms een proces geheel anders heeft ingericht. Wij adviseren de klant over de standaard mogelijkheden en kijken samen naar de specifieke inrichting van de klant. In samenspraak wordt een afweging gemaakt, van wat het maximale resultaat geeft. Dit kan zijn, juist standaard gaan werken of dat we deze specifieke werkwijze of functionaliteit als maatwerk maken.
De mix van standaard en maatwerk is de ideale oplossing. Je maakt gebruik van de ‘best practices’ van een bestaand ERP-systeem en voegt hier het maatwerk aan toe. Hiervoor maken wij gebruik van een uiterst flexibel open source ERP-framework. Dit geeft ons de mogelijkheid om zeer eenvoudig de database en de schermen van de software aan te passen en het ERP-systeem perfect te maken voor de klant.
Perfecte software
Een perfect software pakket bestaat niet. Veel ERP-systemen blinken uit op een bepaald domein, zoals boekhouden of projectmanagement. De zo genaamde ‘Best of Breed’ pakketten. Maar een bedrijf in het mkb heeft vaak te maken met al deze processen en een keuze voor deze pakketten leidt tot eiland automatisering en niet tot hoge efficiëntie en optimale samenwerking. Kies voor een standaard ERP-systeem, met veel standaard functionaliteit. Maar zorg ook voor een ERP-systeem wat flexibel is en waarin maatwerk eenvoudig te realiseren is. Zo krijg je het beste resultaat.
Wat is jouw ervaring met ERP-software. Wat waren je afwegingen en welke keuzes heb je gemaakt? Ik lees graag je reactie.
Wat te kiezen? Standaard- of maatwerksoftware