Kerama Group B.V.

Kerama Group B.V.

Introductie

Kerama Group is actief in de markt voor duurzame kunststof buitenproducten en presenteert zich online met kunststof vlonderplanken en gevelbekleding die een natuurlijke uitstraling combineren met onderhoudsarme eigenschappen. Het bedrijf richt zich op klanten die waarde hechten aan design, duurzaamheid en praktisch gebruiksgemak. Vanuit die propositie speelt goede informatievoorziening een belangrijke rol, omdat productkeuze, advies en orderopvolging direct samenhangen met de klantervaring.

De organisatie profileert zich bovendien als een partij die meedenkt met klanten en professionals, onder meer via advies op maat, samples en producttrainingen. Dat vraagt intern om processen die elkaar logisch ondersteunen. Wanneer commerciële opvolging, voorraadbewegingen, inkoop en administratie niet goed op elkaar aansluiten, ontstaat al snel versnippering. Juist voor een groeiende onderneming is een gezamenlijke digitale basis dan essentieel om consistent en efficiënt te kunnen werken.

Aanleiding

Voor Kerama Group ontstond de behoefte om snel meer samenhang aan te brengen tussen klantcontact, orderverwerking en administratieve afhandeling. De implementatie was nadrukkelijk gericht op een praktische start waarmee het team op korte termijn in Odoo kon gaan werken. De wens was niet om eerst een zwaar traject te doorlopen, maar om een werkbare basis neer te zetten die direct bijdraagt aan dagelijkse processen en verdere groei ondersteunt.

Daarbij lag de focus op het verbinden van commerciële en operationele processen in één systeem. Als CRM, verkoop, voorraad, inkoop, facturatie en boekhouding elk hun eigen werkwijze houden, kost dat extra handmatig werk en maakt het de overdracht tussen afdelingen kwetsbaar. Met Odoo koos Kerama Group voor een centrale omgeving waarin informatie minder hoeft te worden overgenomen en waarin het team sneller kan schakelen op basis van dezelfde gegevens.

Uitdaging

De kernuitdaging lag in het realiseren van een implementatie die zowel snel inzetbaar als breed genoeg was om meerdere procesgebieden af te dekken. Dat vraagt om scherpe keuzes: welke onderdelen moeten direct goed ingericht zijn, welke informatie moet overal hetzelfde zijn en waar is lichte aanpassing nodig om aan te sluiten op de praktijk van de organisatie. Vooral in een compacte eerste fase is die balans belangrijk voor acceptatie door gebruikers.

Daarnaast speelde de noodzaak om de dagelijkse samenwerking te stroomlijnen zonder de herkenbaarheid van bestaande documenten en werkwijzen volledig los te laten. Daarom werd niet alleen gekeken naar standaardfunctionaliteit, maar ook naar beperkte maatwerkaanpassingen waar die echt waarde toevoegen. In de aangeleverde projectinformatie worden daarbij kleine aanpassingen aan PDF-layouts genoemd, plus een aparte app voor de achtergrond, als ondersteuning voor een werkbare en herkenbare inrichting.

Oplossing met Odoo

De gekozen oplossing was een snelle Odoo implementatie waarin de belangrijkste bedrijfsprocessen direct samenkomen. Door klantinformatie, offertes, orders, voorraadmutaties, inkoopstappen, facturen en boekingen in één platform te plaatsen, ontstaat een doorlopende keten van activiteiten. Dat maakt het eenvoudiger om vanuit commerciële kansen door te werken naar levering en financiële verwerking, terwijl gegevens onderweg niet telkens opnieuw hoeven te worden ingevoerd.

Odoo Experts begeleidde Kerama Group bij het opzetten van die één geïntegreerde werkomgeving met een duidelijke focus op praktisch gebruik. De implementatie werd aangevuld met kleine aanpassingen aan documentlayouts, zodat uitgaande stukken beter aansluiten op de gewenste uitstraling. Ook werd een custom app voor de achtergrond voorzien. Daarmee bleef de oplossing dicht bij de standaard waar mogelijk, maar met genoeg ruimte om de omgeving passend en bruikbaar te maken.

Gebruikte apps en processen

In deze implementatie staan de apps CRM, Verkoop en Voorraad centraal voor de commerciële en logistieke flow. In CRM kan Kerama Group klantcontacten en opvolging structureren, waarna Verkoop het proces ondersteunt van aanbieding naar order. Voorraad helpt vervolgens bij het inzicht in producten en bewegingen, zodat beschikbaarheid en interne afstemming beter aansluiten op wat commercieel wordt afgesproken en administratief moet worden verwerkt.

Aan de financiële en inkoopkant spelen Inkoop, Facturatie en Boekhouding een directe rol in het verbinden van de keten. Inkoop ondersteunt het plaatsen en opvolgen van bestellingen, Facturatie zorgt voor een uniforme factuurstroom en Boekhouding brengt de financiële verwerking samen in dezelfde omgeving. Door deze processen aan elkaar te koppelen, ontstaat minder dubbel werk en wordt informatie consistenter overgedragen tussen verkoop, operatie en administratie.

Resultaat

Het directe resultaat van dit project is vooral een beter georganiseerde basis voor de dagelijkse werking van Kerama Group. Met de gekozen combinatie van apps is een omgeving neergezet waarin meerdere kernprocessen samenkomen en waarin teams vanuit dezelfde bron kunnen werken. Dat levert nu al meer structuur op in opvolging en verwerking.

Verwachte vervolgwinst zit in verdere standaardisering, minder handmatige overdracht en duidelijkere processtappen naarmate het gebruik groeit. Voor Kerama Group is vooral relevant dat Odoo een schaalbare processtructuur biedt die past bij een onderneming waar advies, productbeschikbaarheid en administratieve afhandeling nauw op elkaar inwerken. De kleine maatwerkaanpassingen ondersteunen de herkenbaarheid van documenten en omgeving, terwijl de standaardapplicaties de basis vormen voor continuïteit. Zo ontstaat een fundament waarop het bedrijf processen verder kan verfijnen zonder het overzicht over klant, order en administratie te verliezen.