Laboz B.V.

Laboz B.V. en Odoo

Introductie

Laboz B.V. is een laboratoriumgroothandel in Heerenveen die dagelijks laboratoriumproducten levert in de Benelux, Duitsland en Frankrijk. De organisatie werkt vanuit een eigen magazijn en combineert internationale handel met een praktische logistieke operatie. Binnen dezelfde bredere bedrijfscontext spelen ook andere activiteiten een rol, waaronder additieven en poederverpakking, waardoor processen goed op elkaar moeten aansluiten zonder onnodig complex te worden.

De implementatie is opgezet voor Laboz als kern van de operationele omgeving, met aandacht voor de bedrijven die vanuit hetzelfde magazijn werken of administratief een relatie hebben met de groep. Daarbij lag de focus niet op een abstract systeemproject, maar op een inrichting die de dagelijkse praktijk ondersteunt. één gedeeld logistiek vertrekpunt vraagt immers om duidelijke procesafspraken, een centrale databron en een systeem dat zowel commerciële als logistieke stappen met elkaar verbindt.

Aanleiding

Voor de start van het project maakten de betrokken bedrijven gebruik van AccountView. Volgens Laboz voldeed die software niet meer aan wat de organisatie nodig had. Daarnaast was er een webshop in gebruik die geen integraal onderdeel vormde van het systeemlandschap. Orders werden wel geïmporteerd, maar de werkwijze bleef versnipperd.

verouderde software en losse koppelingen beperkten daarmee het overzicht en maakten beheer en verdere ontwikkeling lastiger. De gewenste toekomstige situatie was daarom helder: Odoo moest AccountView volledig vervangen en tegelijk de webshop vernieuwen, zodat online verkoop niet langer naast het ERP draaide maar erin geïntegreerd werd. Ook voor meerdere vennootschappen moest een passende bedrijfsstructuur in Odoo worden ingericht. Dat vroeg om keuzes die schaalbaar zijn en beheersbaar blijven, zoals het gebruik van een standaard grootboekschema met gerichte aanvullingen waar nodig.

Uitdaging

De uitdaging zat niet alleen in de overstap naar nieuwe software, maar vooral in het samenbrengen van processen die voorheen verspreid waren over verschillende werkwijzen. Verkoop, inkoop, voorraadbeheer en online orders moesten in één omgeving logisch samenwerken. Daarbij moest de oplossing passen bij een organisatie die dagelijks levert uit voorraad en die afhankelijk is van een betrouwbaar magazijnproces. handel en logistiek in samenhang was daarom een belangrijk uitgangspunt.

Daarnaast speelde de groepsstructuur mee. Niet alle vennootschappen vielen binnen de operationele scope, terwijl er wel rekening moest worden gehouden met de administratieve inrichting van meerdere bedrijven. Ook moest zorgvuldig worden bepaald welke gegevens Laboz zelf zou importeren en waar begeleiding voldoende was. Ten slotte waren er wensen voor aanvullende functionaliteit en maatwerk, waaronder beoordeling van apps van derden en aanpassingen rond orderhistorie, zonder de basis onnodig ingewikkeld te maken.

Oplossing met Odoo

De gekozen oplossing positioneert Odoo als centrale omgeving voor de kernprocessen van Laboz. CRM ondersteunt het traject van lead naar offerte, waarna een akkoord direct kan doorlopen naar een verkooporder. Vanuit daar sluit de afhandeling aan op magazijnprocessen of projectmatige opvolging waar dat relevant is. van lead tot levering ontstaat zo een doorlopende proceslijn waarin commerciële en operationele stappen niet langer los van elkaar staan.

Tegelijk werd de webshop niet behandeld als aparte applicatie, maar als onderdeel van dezelfde database. Daardoor kunnen website, e-commerce, klantenbeheer en ordermanagement nauwer op elkaar aansluiten. Voor de organisatie betekent dat niet alleen functionele integratie, maar ook een consistenter beheer van gegevens en processen. De implementatie omvatte bovendien training voor key-users, zodat Laboz de dagelijkse inrichting en het gebruik van standaardfunctionaliteit zelfstandig kan dragen en verder kan uitbouwen.

Gebruikte apps en processen

Binnen de inrichting spelen onder meer CRM, Verkoop en Facturatie een centrale rol in het commerciële proces. Daarop sluiten Inkoop en Voorraad aan, inclusief ontvangsten, leveringen, interne verplaatsingen, dropshipment, voorraadtellingen, locaties en wegzetstrategie. Omdat in het magazijn gewerkt wordt met producten die goed traceerbaar moeten zijn, is ook aandacht besteed aan serie- en batchnummers en aan de standaard rapportages die voorraadbewegingen inzichtelijk maken.

Daarnaast zijn Website en e-commerce relevant voor de online propositie van Laboz, terwijl Documenten helpt om bestanden en workflows rond andere processen beter te structureren. Project is beschikbaar voor opvolging waar een order niet alleen logistieke verwerking vraagt. Verder zijn Contacten, Barcode, Medewerkers, Discussie en Agenda ondersteunend aan de dagelijkse samenwerking. gerichte inzet van maatwerk en een beoordeling van apps van derden zorgen er daarbij voor dat aanvullende wensen alleen worden opgenomen als ze functioneel en technisch verantwoord zijn.

Resultaat

Het gerealiseerde resultaat van dit project ligt in de gekozen richting en inrichting: Laboz beschikt over een Odoo-opzet waarin de vervanging van AccountView en de integratie van de webshop samenkomen in één platform. De processen zijn niet langer gedacht als losse onderdelen, maar als samenhangende keten. één platform voor kernprocessen geeft de organisatie een steviger fundament voor dagelijks gebruik, beheer en verdere optimalisatie binnen dezelfde omgeving.

De beoogde verbeteringen zitten vooral in beter overzicht, minder dubbele handelingen en een natuurlijkere aansluiting tussen online verkoop, orderverwerking en magazijnwerk. Ook de inrichting voor meerdere bedrijven en de keuze voor zoveel mogelijk standaardstructuur dragen bij aan beheersbaarheid op langere termijn. Voor Laboz betekent dit naar verwachting een werkwijze met meer grip op dagelijkse processen , waarin commerciële, logistieke en administratieve stappen beter op elkaar zijn afgestemd.