Yourpos Afrekensystemen B.V.

Yourpos stroomlijnt service en verkoop met Odoo

Introductie

Yourpos Afrekensystemen B.V. richt zich op de horecamarkt met kassasystemen, pinautomaten en beveiligingsoplossingen voor uiteenlopende concepten, van cafés en lunchrooms tot hotels en ketens. De organisatie profileert zich als specialist voor de horeca en combineert productkennis met installatie en ondersteuning. Daardoor draait het werk niet alleen om het verkopen van een oplossing, maar ook om het begeleiden van klanten in de dagelijkse praktijk van hun onderneming.

Die brede dienstverlening vraagt om een goede samenhang tussen commerciële trajecten, afspraken met klanten en de uitvoering door medewerkers. Bij Yourpos lopen advies, verkoop, plaatsing en service in elkaar over. Dat maakt het belangrijk om informatie niet versnipperd te laten bestaan, maar vast te leggen in een omgeving waarin teams kunnen samenwerken. Odoo vormt daarbij een centrale basis die aansluit op een organisatie met veel klantcontact en een mix van eenmalige en terugkerende werkzaamheden.

Aanleiding

Naarmate een bedrijf meer klanten, producten en servicevragen verwerkt, neemt de druk op overzicht en opvolging toe. Voor Yourpos geldt dat in het bijzonder, omdat de dienstverlening verder gaat dan een standaardtransactie. Klanten verwachten niet alleen een passend systeem, maar ook uitleg, configuratie, installatie en bereikbare ondersteuning.

In zo’n context wordt het cruciaal om verkoop en service te verbinden in plaats van per stap met losse hulpmiddelen te werken. Een geïntegreerde omgeving helpt om klantgegevens, afspraken, documenten en interne taken op één plek bij elkaar te brengen. Daarmee ontstaat een betere basis voor consistente communicatie en voor een proces dat medewerkers kunnen volgen zonder afhankelijk te zijn van persoonlijke lijstjes of mailboxen. De keuze voor Odoo sluit aan op die behoefte aan structuur: één platform waarin de commerciële kant van het werk direct verbonden is met uitvoering, planning en nazorg.

Uitdaging

De uitdaging bij Yourpos ligt in het combineren van verschillende soorten processen binnen één werkbare aanpak. Een klanttraject kan beginnen in CRM, uitgroeien tot een offerte in Verkoop, gevolgd worden door praktische afstemming in Project of Buitendienst en later nog doorlopen via Helpdesk of Abonnementen. Wanneer zulke stappen niet goed op elkaar aansluiten, kost dat tijd, ontstaan doublures en wordt het moeilijker om helder te zien wat de actuele status van een klant of opdracht is.

Daarnaast vraagt de praktijk om flexibiliteit. Niet iedere horecaklant heeft dezelfde behoefte, en ook de interne afhandeling verschilt per type oplossing of servicevraag. Juist daarom is een systeem nodig dat standaardprocessen ondersteunt, maar ook ruimte laat voor specifieke inrichting. Die combinatie van standaard waar het kan en maatwerk waar nodig is essentieel voor een organisatie die met uiteenlopende klantvragen werkt en tegelijk intern overzicht wil behouden.

Oplossing met Odoo

Met Odoo is gekozen voor een centraal platform waarin commerciële, operationele en administratieve processen op elkaar aansluiten. Contacten, verkoopkansen, offertes, opdrachten en serviceactiviteiten kunnen vanuit één omgeving worden gevolgd, waardoor informatie minder snel verloren gaat tussen afdelingen of momenten in het traject. Dat helpt Yourpos om klanten consistenter te begeleiden en intern beter af te stemmen welke acties al zijn uitgevoerd en welke nog openstaan.

De oplossing is niet alleen gebaseerd op standaardfunctionaliteit, maar ook op gerichte inrichting en specifiek maatwerk. Met Studio en aanvullende ontwikkeling kan Odoo worden aangepast aan de manier waarop Yourpos werkt, zodat informatie logisch wordt vastgelegd en processen herkenbaar blijven voor medewerkers. Zo ontstaat één centrale werkomgeving die zowel structuur biedt als praktisch bruikbaar blijft in een organisatie waar verkoop, installatie en service nauw met elkaar verweven zijn.

Gebruikte apps en processen

In de dagelijkse werking spelen meerdere Odoo-apps samen. CRM en Verkoop ondersteunen het commerciële traject van eerste contact tot offerte en opdracht. Contacten, Agenda en Discussie helpen om communicatie en afspraken te bundelen. Voor de administratieve afhandeling sluit Facturatie aan op wat commercieel is vastgelegd.

Waar werkzaamheden moeten worden opgevolgd, brengen Project, Urenstaten en praktische werkafspraken extra structuur in de uitvoering en interne samenwerking. Voor dienstverlening na de verkoop zijn Helpdesk, Buitendienst en Abonnementen relevant, omdat ze passen bij een organisatie die niet stopt na levering. Medewerkers kunnen servicevragen opvolgen, werkzaamheden plannen en terugkerende afspraken beheren vanuit dezelfde omgeving. Ondertekenen en Kennis dragen bij aan een eenduidige vastlegging van documenten en werkinstructies. Dankzij Studio en specifiek maatwerk kunnen deze processen zo worden ingericht dat ze aansluiten op de dagelijkse realiteit van Yourpos.

Resultaat

De belangrijkste gerealiseerde waarde ligt in het samenbrengen van processen die voorheen gemakkelijk uiteen konden lopen. Door commerciële opvolging, uitvoering en service in Odoo met elkaar te verbinden, krijgt Yourpos meer grip op de voortgang van klanttrajecten en op de interne afstemming tussen medewerkers. Dat ondersteunt een betere interne samenwerking en maakt het eenvoudiger om informatie terug te vinden, overdrachten te doen en consequent te werken vanuit een gedeeld klantbeeld.

Tegelijk ligt een deel van de waarde in de verdere schaalbaarheid van de werkwijze. Met een geïntegreerd platform ontstaat een steviger fundament voor groei, voor verdere procesverbetering en voor het verfijnen van service en opvolging. Verwachte verbeteringen zitten onder meer in meer uniformiteit, minder handmatig zoekwerk en een duidelijkere processturing. Voor een organisatie als Yourpos betekent dat meer grip op opvolging zonder de flexibiliteit te verliezen die nodig is in maatwerk voor de horeca.