Solum Technology

Solum Technology

Introductie

Solum Technology is een Nederlandse specialist in conveyor equipment en levert onder meer rollen, frames, trommels en bandoverkappingen voor uiteenlopende industriële toepassingen. Vanuit jarenlange ervaring en een internationaal netwerk verbindt het bedrijf vraag en aanbod in markten waar betrouwbaarheid en productspecificaties zwaar meewegen. Die positie vraagt om internationale levering en maatwerk , met processen die zowel commercieel als operationeel goed op elkaar moeten aansluiten.

De organisatie bedient sectoren van relatief lichte transporttoepassingen tot zware omgevingen zoals bulk, cement, kunstmest en mijnbouw. Daarbij gaat het niet alleen om standaardartikelen, maar ook regelmatig om klantspecifieke oplossingen. Juist doordat verkoop, inkoop, logistiek en projectopvolging in elkaars verlengde liggen, is een gestructureerde informatievoorziening belangrijk. Voor Solum Technology werd het daarom logisch om te zoeken naar één gedeelde werkomgeving die verschillende teams met dezelfde actuele gegevens laat werken.

Aanleiding

In de oorspronkelijke situatie maakte Solum Technology gebruik van Exact, terwijl het offerteproces en de opvolging van projecten grotendeels in Excel plaatsvonden. Daarmee waren belangrijke stappen in het commerciële en operationele traject verdeeld over meerdere hulpmiddelen. Dat werkte zolang dossiers overzichtelijk bleven, maar bij trajecten met een langere doorlooptijd en meerdere contact- en beslismomenten ontstond behoefte aan meer samenhang en minder handmatig overzichtswerk in Exact en Excel naast elkaar .

De belangrijkste reden om over te stappen naar Odoo was het beter kunnen monitoren van projecten. Vooral de opvolging van taken en het bewaken van voortgang over een langere periode vroegen om een systeem waarin informatie niet versnipperd raakt. Wanneer offertes uitgroeien tot orders en projecten, moet zichtbaar blijven welke acties lopen, wat al is gebeurd en wat nog aandacht vraagt. Die wens naar betere projectmonitoring vormde de kern van de verandering.

Uitdaging

Voor Solum Technology lag de uitdaging niet alleen in het vervangen van bestaande software, maar vooral in het verbinden van processen die elkaar dagelijks beïnvloeden. Een offerte kan immers leiden tot een verkooporder die vervolgens via het magazijn of via een project wordt afgehandeld. Zodra zulke stappen in verschillende bestanden of systemen worden bijgehouden, neemt de kans toe op dubbel werk, interpretatieverschillen en vertraging in de opvolging. De behoefte was dus breder dan automatisering alleen: het ging om samenhang tussen afdelingen .

Daarnaast vraagt de combinatie van voorraadgestuurde en projectmatige werkzaamheden om een systeem dat zowel operationele details als voortgangsinformatie ondersteunt. Solum Technology wilde taken, fases en planningen over langere tijd kunnen volgen, zonder de koppeling met inkoop, ontvangsten en leveringen te verliezen. Ook de inrichting van magazijnlocaties, interne verplaatsingen en eventuele dropshipment moest logisch aansluiten op het proces. De uitdaging was daarmee om een oplossing te kiezen die langlopende trajecten beheersbaar maakt zonder onnodige complexiteit toe te voegen.

Oplossing met Odoo

Met Odoo koos Solum Technology voor een platform waarin CRM, verkoop, inkoop, voorraad en projectmanagement in één omgeving samenkomen. Leads kunnen worden opgevolgd tot offerte en bij akkoord doorstromen naar een verkooporder, waarna de verdere afhandeling aansluit op magazijn- of projectprocessen. Dat maakt het eenvoudiger om informatie niet opnieuw vast te leggen en om de status van een dossier centraal te volgen. Zo ontstond een inrichting met één platform voor opvolging van eerste klantvraag tot uitvoering.

De oplossing is niet alleen technisch ingericht, maar ook praktisch afgestemd op het gebruik door key-users. Binnen de scope kregen zij ondersteuning bij het zelfstandig inrichten en gebruiken van verschillende onderdelen van Odoo. Stamdata konden door Solum Technology zelf worden geïmporteerd, met een ondersteunende rol vanuit Odoo Experts. Daardoor sluit de implementatie aan op de dagelijkse praktijk en ontstaat ruimte om processen beheerst over te nemen. De aanpak richtte zich op werkbare inrichting voor key-users , zodat kennis in de organisatie zelf landt.

Gebruikte apps en processen

In de kern draait de inrichting om apps als CRM, Verkoop en Inkoop , aangevuld met Voorraad, Project, Productie, Facturatie, Documenten en Studio. CRM ondersteunt het traject van lead naar prospect en offerte. Zodra een offerte wordt bevestigd, kan deze doorstromen naar de verdere orderverwerking. Inkoopaanvragen kunnen handmatig worden aangemaakt of op basis van productregels, zoals minimale voorraad.

Daarmee ontstaat een proces waarin commerciële kansen en operationele acties beter op elkaar aansluiten. Voor de logistieke en projectmatige kant spelen Voorraad en Project een centrale rol. De inrichting omvat één magazijn, locaties en wegzetstrategie, ontvangsten, leveringen, interne verplaatsingen, dropshipment, voorraadtellingen en het gebruik van serie- of batchnummers. Projecten kunnen automatisch vanuit verkooporders ontstaan of handmatig worden opgezet, met eigen fases, planning en capaciteitsprognose. Daarnaast ondersteunen apps als Productie, Kwaliteit, Planning, Helpdesk en Medewerkers bredere procesbehoeften binnen de organisatie, ook wanneer die niet overal tegelijk even intensief worden ingezet.

Resultaat

Het directe resultaat van de Odoo-inrichting is dat Solum Technology beschikt over een centrale omgeving waarin commerciële, logistieke en projectmatige informatie dichter bij elkaar staat. Dat maakt het eenvoudiger om dossiers te volgen zonder te schakelen tussen losse spreadsheets en aparte administratieve stappen. Ook voor key-users ontstaat een duidelijker basis om processen te beheren en verder te verfijnen. Daardoor is er nu een fundament voor meer overzicht in de uitvoering , met een duidelijkere relatie tussen offerte, order, voorraadbeweging en projectstatus.

De belangrijkste beoogde verbetering ligt in het structureel kunnen bewaken van taken en voortgang over langere periodes. Voor een organisatie die wereldwijd opereert en vaak werkt met maatwerk en projectmatige opvolging, is dat een wezenlijk voordeel. Tegelijk blijft het resultaat vooral procesmatig: minder versnippering, meer inzicht en betere samenwerking tussen betrokken rollen. Naar verwachting ondersteunt Odoo Solum Technology zo in betere sturing op voortgang en in een consistenter werkproces dat meegroeit met de praktijk.