Autonet B.V.

Autonet en Odoo voor support en online processen

Introductie

Autonet is een software- en automatiseringsbedrijf voor de Nederlandse autodemontagebranche. Vanuit Dordrecht ontwikkelt het bedrijf oplossingen waarmee demontagebedrijven hun voorraad kunnen beheren, onderdelen online kunnen verkopen en dagelijkse processen kunnen stroomlijnen. Op de eigen website presenteert Autonet zich als platform voor gebruikte auto-onderdelen , met software, online verkoopkanalen en koppelingen die bedrijven helpen om vraag en aanbod bij elkaar te brengen.

Die combinatie van softwareontwikkeling, dienstverlening en ondersteuning vraagt om duidelijke interne processen. Naast het bouwen van oplossingen speelt klantondersteuning een belangrijke rol in de dagelijkse operatie. Juist daarom is een goed ingerichte werkomgeving essentieel. Voor Autonet was de implementatie van Odoo niet alleen een technische keuze, maar ook een stap naar meer samenhang in de organisatie , met één centrale basis voor service, communicatie en verdere digitale ontwikkeling.

Aanleiding

De directe aanleiding voor het project was dat het bestaande geheel niet geïntegreerd was. In een organisatie waar software, helpdesk en online dienstverlening nauw met elkaar verbonden zijn, leidt versnippering al snel tot extra handmatige stappen en minder overzicht. Informatie staat dan op meerdere plekken, processen sluiten niet logisch op elkaar aan en medewerkers moeten vaker schakelen tussen losse tools. Dat maakt dagelijkse werkzaamheden minder efficiënt en bemoeilijkt een consistente dienstverlening.

Autonet wilde toewerken naar een situatie waarin Odoo uiteindelijk voor alle bedrijfsprocessen gebruikt kan worden. Tegelijk was het belangrijk om het project beheersbaar te houden. Daarom is bewust gekozen voor een gefaseerde aanpak. In plaats van direct alle domeinen tegelijk te implementeren, startte het traject met een duidelijke eerste fase : de combinatie van Helpdesk en Website. Daarmee ontstond een praktische basis om ervaring op te doen en vervolgstappen goed te bepalen.

Uitdaging

De uitdaging lag niet alleen in het vervangen van losse processen, maar vooral in het kiezen van een realistische route vooruit. Autonet heeft een breed werkveld, met support, klantcontact, online processen en commerciële activiteiten die elkaar raken. Een groot, allesomvattend implementatietraject zou de organisatie onnodig zwaar kunnen belasten. Daarom moest de oplossing zowel toekomstgericht als werkbaar zijn, met ruimte om stapsgewijs uit te breiden op basis van ervaring in de praktijk.

Daar kwam bij dat niet elk proces dezelfde prioriteit had. Zo levert Autonet sporadisch ook hardware aan klanten, maar dat gebeurt slechts beperkt. Voor dat deel was het daarom niet logisch om direct Inkoop en Voorraad te implementeren. De uitdaging was dus ook om scherp te blijven op de scope en te kiezen voor functionaliteit met directe relevantie . Alleen zo kon Odoo snel waarde leveren, zonder het project groter te maken dan nodig was.

Oplossing met Odoo

De gekozen oplossing was een standaardgerichte Odoo-inrichting, met de eerste nadruk op Helpdesk en Website. Via Odoo Helpdesk kunnen klanten zelf tickets aanmaken via de website, terwijl de interne organisatie via de Kanban-weergave direct inzicht krijgt in openstaande servicetickets. Daarmee ontstaat een centrale plek voor opvolging, prioritering en samenwerking rond support. Door Website direct mee te nemen, sluiten klantcontact en online toegang logisch op elkaar aan binnen één omgeving.

Voor Autonet was daarnaast belangrijk dat de organisatie zelfstandig verder kan werken met het platform. Daarom werd de inrichting gecombineerd met training van key-users voor het gebruik van Helpdesk, Website en andere relevante apps. De oplossing bleef daarbij bewust dicht bij de standaard. Eventuele kleine aanpassingen worden gedaan met Studio, zodat beheer en uitbreidbaarheid in balans blijven. Dat past bij een aanpak waarin Odoo een duurzame basis vormt voor verdere fasering.

Gebruikte apps en processen

In de eerste fase stonden vooral Helpdesk en Website centraal. Helpdesk ondersteunt het aannemen en beheren van servicetickets, terwijl Website een belangrijke rol speelt in de online interactie met klanten. Daarbij kwamen ook procesonderdelen aan bod zoals systeeminstellingen, pagina-opbouw, templates, websiteblokken en de samenhang met andere apps. De nadruk lag dus niet alleen op techniek, maar ook op het praktisch inrichten van dagelijkse werkprocessen voor support en online dienstverlening.

Daarnaast werd in de scope al rekening gehouden met bredere procesgebieden binnen Odoo, zoals Verkoop, Abonnementen, Facturatie, Documenten en Ondertekenen. Verkoop ondersteunt offertes en orderopvolging, Abonnementen helpt bij terugkerende dienstverlening en Facturatie sluit daarop aan voor de administratieve afhandeling. Met Documenten en Ondertekenen ontstaat een digitale werkwijze voor werkmappen, workflows en goedkeuringen. Studio is gebruikt als hulpmiddel voor kleine aanpassingen , zonder de standaardopzet onnodig complex te maken.

Resultaat

Het concrete resultaat van deze fase is dat Autonet een heldere eerste stap heeft gezet naar één geïntegreerd platform. Door te beginnen met Helpdesk en Website is een fundament gelegd voor betere ondersteuning van klanten en een meer samenhangende online werkwijze. Medewerkers krijgen meer overzicht in inkomende tickets en de organisatie beschikt over een centrale omgeving waarin serviceprocessen beter beheersbaar worden. Dat is een tastbaar resultaat van de gekozen fasering.

Tegelijk is dit project nadrukkelijk ook een basis voor vervolgstappen. De beoogde eindsituatie is dat Odoo breder wordt ingezet voor alle bedrijfsprocessen, maar de verdere invulling wordt pas bepaald nadat de eerste fase operationeel in gebruik is. Daarmee combineert Autonet een praktisch startpunt met een toekomstgerichte visie. De verwachte meerwaarde zit in stap voor stap verder integreren , met meer grip op processen, duidelijker eigenaarschap en een platform dat mee kan groeien.