Van der Pol tegels en bouwmaterialen B.V.

Van der Pol tegels en bouwmaterialen B.V. kiest voor Odoo

Introductie

Van der Pol tegels en bouwmaterialen B.V. is een gevestigde naam in Amsterdam en combineert een lange historie met een hedendaagse manier van verkopen. Het bedrijf presenteert collecties in de showroom en ondersteunt klanten met persoonlijk advies bij hun keuze. Die combinatie van showroom, advies en levering vraagt om een systeem dat zowel commerciële als praktische processen goed ondersteunt en informatie centraal beschikbaar maakt voor het team.

Naast de fysieke winkelomgeving speelt ook de online presentatie een rol in hoe klanten zich oriënteren op collecties en mogelijkheden. Daardoor ontstaat een werkpraktijk waarin website, klantcontact, orderverwerking en beschikbaarheid dicht bij elkaar liggen. Voor een compacte organisatie is het belangrijk dat die onderdelen niet los van elkaar functioneren, maar samenkomen in één gedeelde werkomgeving waarin dagelijkse opvolging eenvoudig en overzichtelijk blijft.

Aanleiding

Wanneer verkoop, administratie en voorraad in verschillende stappen of systemen worden bijgehouden, kost dat tijd en ontstaat sneller kans op onduidelijkheid. Zeker in een omgeving waar producten worden bekeken in de showroom en daarna praktisch moeten worden besteld of geleverd, is actuele informatie essentieel. De wens was daarom om processen beter te verbinden en medewerkers te laten werken vanuit één centrale bron voor klant- en ordergegevens.

Daarbij ging het niet alleen om digitalisering als doel op zich, maar vooral om een inrichting die aansluit op de dagelijkse realiteit van de organisatie. Informatie moest logisch doorstromen van eerste klantcontact tot administratieve afhandeling. Ook de aansluiting met de website en de opvolging van aanvragen speelden mee. De verandering was dus gericht op meer samenhang in het proces , zonder de praktijk van de showroom uit het oog te verliezen.

Uitdaging

De uitdaging lag in het samenbrengen van verschillende werkstromen binnen een overzichtelijke omgeving. Van klantinteresse en offertevorming tot orderverwerking en voorraadopvolging: elk onderdeel heeft zijn eigen details en ritme. Voor een bedrijf dat werkt met uiteenlopende collecties en een combinatie van advies en logistieke opvolging, moet software die praktijk ondersteunen. Dat vraagt om een inrichting die commercie en operatie verbindt zonder overbodige complexiteit toe te voegen.

Daar kwam bij dat standaardprocessen niet altijd volledig aansluiten op de manier waarop een gespecialiseerde handelsorganisatie werkt. Productpresentatie, klantvragen, interne opvolging en praktische beschikbaarheid moeten goed op elkaar aansluiten. Daarom was niet alleen een standaardimplementatie relevant, maar ook gerichte aanpassingen in Odoo. Het doel was een oplossing die helder blijft voor gebruikers en tegelijk voldoende ruimte biedt voor specifieke werkwijzen van Van der Pol .

Oplossing met Odoo

Odoo werd ingericht als het centrale platform voor de belangrijkste commerciële en operationele processen. Vanuit één omgeving kunnen klantgegevens, verkoopkansen, orders en administratieve opvolging op elkaar worden afgestemd. Dat helpt om informatie minder versnipperd te verwerken en maakt het makkelijker om medewerkers met dezelfde gegevens te laten werken.

Door die opzet ontstaat meer grip op de keten van eerste contact tot verdere verwerking binnen de organisatie. Naast de standaardapplicaties is ook gebruikgemaakt van Studio en van gericht maatwerk om de oplossing beter te laten aansluiten op de dagelijkse praktijk. Daarmee konden specifieke behoeften worden opgevangen zonder de basis van het systeem uit het oog te verliezen. De gekozen aanpak combineert standaardfunctionaliteit met praktische verfijning, zodat Odoo niet alleen administratief werkt, maar ook echt ondersteunend is voor de dagelijkse handel en service van Van der Pol.

Gebruikte apps en processen

In de inrichting spelen Verkoop, CRM en Contacten een belangrijke rol voor het vastleggen van klantgegevens, aanvragen en commerciële opvolging. Facturatie ondersteunt de administratieve afronding van transacties, terwijl Voorraad helpt om beschikbaarheid en logistieke verwerking beter te organiseren. Website en e-commerce sluiten aan op de online presentatie en eventuele digitale aanvragen.

Samen vormen deze apps een verbonden proces van klant tot levering waarin minder handmatige overdracht nodig is. Studio biedt ruimte om schermen en velden af te stemmen op de manier waarop medewerkers werken, terwijl Discussie en Agenda de interne afstemming ondersteunen. Daardoor wordt Odoo niet alleen een registratiesysteem, maar ook een dagelijkse werkplek voor opvolging en samenwerking. Juist voor een compacte organisatie is die bundeling van functies waardevol, omdat medewerkers sneller kunnen schakelen tussen verkoop, planning en administratie binnen één samenhangende applicatieomgeving .

Resultaat

De gerealiseerde uitkomst is vooral dat Van der Pol beschikt over een centrale Odoo-omgeving waarin kernprocessen beter op elkaar aansluiten dan in een versnipperde werkwijze. Klantinformatie, verkoop, voorraad en administratieve opvolging kunnen vanuit dezelfde structuur worden beheerd. Dat maakt het dagelijkse werk overzichtelijker en ondersteunt een consistenter proces. Voor medewerkers betekent dit vooral een duidelijkere en meer uniforme werkwijze bij het verwerken en opvolgen van klantvragen en orders.

De beoogde meerwaarde ligt daarnaast in verdere efficiëntie en betere informatiebeschikbaarheid naarmate het systeem intensiever wordt gebruikt. Wanneer gegevens op één plek samenkomen, wordt het eenvoudiger om processen te volgen, af te stemmen en waar nodig te verbeteren. Voor een organisatie met showroom, online zichtbaarheid en logistieke opvolging biedt dat een sterke basis. Odoo ondersteunt daarmee niet alleen de huidige operatie, maar ook verdere professionalisering van processen op een manier die past bij Van der Pol.