Arion Wine Company N.V.

Arion Wine Company kiest voor geïntegreerd Odoo

Introductie

Arion Wine Company N.V. is sinds 2003 actief als groothandel in wijnen en gedistilleerde dranken voor de Arubaanse markt. Het bedrijf bouwde een portfolio op van internationale merken en combineert dat met een duidelijke focus op kwaliteit en service. In 2019 kwam daar met H&H Fine Wines & Spirits N.V. een retailtak bij, waardoor naast de zakelijke markt ook particuliere klanten worden bediend in een groothandel én premium retailconcept .

Beide ondernemingen vallen onder dezelfde eigendom en vragen daarom om een manier van werken die processen goed op elkaar laat aansluiten. Waar de ene entiteit vooral draait om B2B-verkoop en inkoopstromen, vraagt de andere om een vlotte winkelervaring en directe transactieverwerking. Juist die combinatie maakt een geïntegreerde aanpak belangrijk, zodat informatie niet versnipperd raakt en de organisatie verder kan bouwen op een gedeelde operationele basis .

Aanleiding

Gedurende lange tijd werkte de organisatie met QuickBooks voor boekhouding en administratieve taken. Dat systeem heeft zijn dienst bewezen, maar sloot steeds minder goed aan op de huidige eisen van een bedrijf dat meerdere entiteiten beheert en zowel groothandel als retail combineert. De behoefte groeide aan een oplossing die verder gaat dan alleen financiële registratie en die ook andere kernprocessen verbindt in één modern bedrijfsplatform .

Daarbij speelde mee dat QuickBooks voor deze context lastiger te beheren werd en onvoldoende geïntegreerde ondersteuning bood voor voorraad, kassa, rapportage en samenwerking. Arion Wine Company zocht daarom naar een toekomstbestendige omgeving die gebruiksvriendelijk, schaalbaar en cloudgebaseerd is. De wens was niet alleen om software te vervangen, maar vooral om processen samen te brengen en beter bestuurbaar te maken in een multi-company omgeving .

Uitdaging

De grootste uitdaging lag in het samenbrengen van verschillende bedrijfsmodellen binnen één systeem. Arion Wine Company heeft te maken met zakelijke verkoop, leveranciersrelaties en voorraadbeheer, terwijl H&H Fine Wines & Spirits een retailproces nodig heeft met snelle kassatransacties en directe voorraadmutaties. Tegelijk moest ook de financiële administratie voor meerdere entiteiten logisch worden ingericht, met ruimte voor afzonderlijke verwerking en rapportage binnen een centrale structuur voor meerdere bedrijven .

Daarnaast moest de nieuwe werkwijze niet alleen volledig geïntegreerd zijn, maar ook praktisch in gebruik voor dagelijkse processen. Denk aan real-time inzicht in voorraad, een goede aansluiting tussen verkoop en levering, en een duidelijke koppeling tussen transacties en facturatie. Ook documentbeheer, interne samenwerking en communicatie vroegen om een centrale aanpak. De uitdaging zat dus in het ontwerpen van een oplossing die zowel overzicht als flexibiliteit biedt, zonder de operatie onnodig complex te maken met verbonden financiële en logistieke processen .

Oplossing met Odoo

De gekozen richting is een implementatie van Odoo als geïntegreerd platform voor de wholesale- en retailactiviteiten, met daarnaast zicht op een derde entiteit in de vorm van een holding. Binnen die opzet worden basisinstellingen, gebruikersrechten, talen en documentlay-outs zo ingericht dat de omgeving direct aansluit op de organisatie. Daarmee ontstaat een stabiele digitale basis waarop administratie, verkoop, inkoop en operationele processen verder kunnen worden opgebouwd in een centraal beheerde Odoo-omgeving .

Binnen de oplossing krijgt boekhouding een belangrijke plaats als vervanging van QuickBooks, maar de inrichting gaat nadrukkelijk verder dan alleen finance. Ook verkoopbeheer, inkoop, voorraad, barcode en de winkelkassa worden meegenomen, zodat processen rechtstreeks op elkaar aansluiten. Voor de retailtak wordt de Kassa geïntegreerd met Voorraad en Facturatie, terwijl voor de groothandel de nadruk ligt op offertes, orders, klantbeheer en opvolging. Zo groeit Odoo uit tot een werkplatform waarin afdelingen beter samenwerken en informatie consequenter wordt vastgelegd via een integrale procesaanpak met Odoo .

Gebruikte apps en processen

Voor deze implementatie worden onder meer Verkoop, Facturatie, Voorraad, Inkoop, Barcode, Kassa, Contacten, Documenten, Medewerkers, Discussie en Website ingezet. Die combinatie ondersteunt de belangrijkste dagelijkse processen: B2B-verkoop, leveranciersbeheer, winkelverkoop, voorraadcontrole en administratieve verwerking. Verkoop en Voorraad worden gekoppeld zodat productbeschikbaarheid zichtbaar is tijdens orderverwerking, terwijl Inkoop en ontvangsten bijdragen aan een beter beheerde goederenstroom in Verkoop, Inkoop en Voorraad . Ook de retailprocessen krijgen een duidelijke plaats in de inrichting.

Met Kassa worden winkeltransacties direct geregistreerd en afgestemd met de voorraad, terwijl Facturatie en financiële verwerking daarop aansluiten. Barcode ondersteunt efficiënter werken in het magazijn en bij artikelbewegingen. Documenten helpt bij het digitaliseren van interne bestanden, en Discussie ondersteunt afstemming binnen het team. Daarnaast is een specifieke app voorzien voor een tweede valutaweergave in Kassa , passend bij de winkelcontext en de praktijk van dagelijkse transacties.

Resultaat

De implementatie is gericht op het realiseren van meer samenhang, controle en zichtbaarheid in de dagelijkse operatie. Een belangrijk beoogd resultaat is dat boekhouding, verkoop, retail en voorraad niet langer als losse onderdelen worden beheerd, maar vanuit één systeem kunnen worden aangestuurd. Dat moet zorgen voor consistentere gegevens, minder handmatig overschrijven en betere opvolging van transacties. Ook rapportage en analyse worden daarmee sterker ondersteund door een beter overzicht over beide entiteiten .

Daarnaast wordt verwacht dat de organisatie met Odoo een flexibelere basis krijgt voor verdere ontwikkeling. Door processen centraal in te richten ontstaat ruimte om efficiënter samen te werken, documenten beter te beheren en inzichten sneller beschikbaar te maken. Voorraadzicht, kassaverwerking en financiële opvolging worden nauwer verbonden, terwijl Website en e-commerce optioneel kunnen meegroeien met toekomstige wensen. Het resultaat is daarmee niet alleen operationele verbetering, maar ook een platform dat verdere professionalisering ondersteunt op een schaalbare basis voor toekomstige groei .