Gandelman

Gandelman

Introductie

Gandelman is een familiebedrijf met een lange geschiedenis in de Cariben en een sterke positie in de wereld van luxe retail. Vanuit een oorsprong in 1931 groeide het bedrijf uit tot een gevestigde naam in sieraden en horloges, met meerdere winkels in Aruba. Op de publieke website staat die combinatie van traditie en service centraal, net als het vermogen om klanten ook na aankoop professioneel te blijven ondersteunen via service en aftersales .

Die klantbelofte vraagt om processen die kloppen achter de schermen. Voor een organisatie met verschillende verkooppunten, exclusieve merken en internationale klantenkring zijn consistente informatie, zorgvuldige opvolging en betrouwbare voorraadbewegingen onmisbaar. Juist daarom is digitalisering voor Gandelman geen los IT-project, maar een middel om de winkelervaring, de interne samenwerking en de administratieve afhandeling beter op elkaar te laten aansluiten binnen een familiebedrijf in luxe retail .

Aanleiding

Gandelman had door de jaren heen stevig geïnvesteerd in automatisering en liep daarin binnen de regio voorop. Dat leidde tot een robuuste lokale infrastructuur met eigen voorzieningen en meerdere on-premises toepassingen. In de context van Aruba was dat een logische keuze, omdat bedrijfscontinuïteit niet alleen afhangt van software, maar ook van de praktische betrouwbaarheid van stroom en internet. Die aanpak bood zekerheid, maar zorgde uiteindelijk ook voor een versnipperd systeemlandschap .

Verschillende pakketten en eigen tools ondersteunden elk een deel van de operatie, maar sloten niet goed op elkaar aan. Daardoor bleef informatie-uitwisseling afhankelijk van handmatige invoer, Excelbestanden, afdrukken en tussenstappen buiten het systeem. Naarmate infrastructuur en mogelijkheden op Aruba verder verbeterden, ontstond ruimte om opnieuw naar de totale inrichting te kijken. Gandelman wilde vooruit met een oplossing die beter past bij de ambitie om technologisch voorop te blijven lopen en processen meer integraal en papierarm te organiseren.

Uitdaging

De kern van de uitdaging lag niet in één afzonderlijk proces, maar in de samenhang tussen winkelvloer, voorraad, inkoop en administratie. Wanneer systemen los van elkaar werken, kost elke overdracht extra tijd en aandacht. In een omgeving waar producten, klantverwachtingen en service zorgvuldig moeten worden opgevolgd, kan dat leiden tot vertraging, dubbel werk en minder overzicht. Voor Gandelman was daarom vooral belangrijk dat gegevens op één plek beschikbaar worden en processen elkaar logisch volgen met meer traceerbaarheid in processen .

Daarnaast moest de nieuwe werkwijze aansluiten op de dagelijkse realiteit van een retailer met meerdere winkels en verschillende rollen in de organisatie. Niet alleen verkooptransacties, maar ook ontvangsten, leveringen, facturatie en klantopvolging moesten beter verbonden worden. De oplossing moest professioneel en veilig aanvoelen, zonder de praktijk van medewerkers uit het oog te verliezen. Dat vroeg om een platform dat standaard veel afdekt, maar ook ruimte laat voor gerichte aanpassingen aan specifieke werkafspraken binnen Gandelman.

Oplossing met Odoo

Na een selectie van meerdere ERP-leveranciers koos Gandelman voor Odoo als volgende stap in de ontwikkeling van de organisatie. Die keuze sloot aan op de wens om van een verzameling losse toepassingen naar één geïntegreerd systeem te bewegen. In het vooronderzoek werd gekeken naar de huidige situatie, de gewenste toekomst en de processen die het meeste effect zouden hebben wanneer ze in één omgeving samenkomen. Zo ontstond een aanpak gericht op één geïntegreerd platform voor de kern van de operatie.

Binnen die aanpak kreeg niet alleen standaardfunctionaliteit aandacht, maar ook maatwerk waar dat functioneel nodig was. In de beschikbare projectinformatie worden onder meer klantspecifieke CRM-velden en aanpassingen in rapportage rond resultaten en balans genoemd. Dat laat zien dat de oplossing niet puur generiek is ingericht, maar is afgestemd op de manier waarop Gandelman informatie gebruikt en opvolgt. Odoo vormt daarmee de basis, terwijl gerichte uitbreidingen helpen om de inrichting beter te laten aansluiten op de praktijk van de organisatie .

Gebruikte apps en processen

De oplossing brengt meerdere procesgebieden samen in Odoo. Met Verkoop en CRM wordt de route van lead en opportunity naar offerte en order beter beheersbaar, terwijl Kassa de winkelverkoop ondersteunt via een slimme interface voor de verkooppunten. Facturatie sluit daarop aan voor de administratieve afhandeling van verkopen. Door die processen in één systeem te laten samenwerken, ontstaat minder noodzaak voor losse overdrachten en handmatige controles tussen teams, met verkoop en kassa in samenhang als belangrijk uitgangspunt.

Aan de operationele kant spelen Voorraad en Inkoop een centrale rol. Ontvangsten, leveringen, interne verplaatsingen, voorraadtellingen, locaties en serienummers maken deel uit van de werkwijze die in Odoo wordt ondersteund. Daarmee wordt de beweging van producten beter zichtbaar van inkoop tot uitlevering of verkoop. Daarnaast dragen apps zoals Documenten, Website, e-commerce en Helpdesk bij aan een bredere digitale basis, waarin niet alleen transacties maar ook informatie, klantcontact en opvolging beter verbonden raken in voorraad, inkoop en opvolging .

Resultaat

De beoogde opbrengst van het project is een werkwijze waarin minder handmatige tussenstappen nodig zijn en afdelingen beter op dezelfde informatie kunnen werken. In de projectbeschrijving wordt expliciet gestuurd op een volledig geïntegreerd systeem, meer professionaliteit, meer veiligheid en een sterkere papierarme manier van werken. Dat zijn logische resultaten voor een organisatie die voorheen veel afhankelijk was van verschillende systemen en workarounds. Het belangrijkste gerealiseerde fundament is daarmee een samenhangende digitale basis voor verdere groei en sturing.

Tegelijk zijn sommige effecten vooral te zien als doelbeeld voor de verdere uitrol en het dagelijks gebruik. Denk aan verdere tijdswinst, nog betere focus op klanten en meer consistentie in de samenwerking tussen winkels en backoffice. Ook de waarde van traceerbaarheid en rapportage groeit meestal naarmate processen consequenter in het systeem worden uitgevoerd. Voor Gandelman ligt de betekenis van dit project daarom niet alleen in nieuwe software, maar in een manier van werken die beter past bij de ambitie om toekomstgericht en duurzaam georganiseerd te blijven.