Tee Company N.V.

Tee Company N.V. en Odoo voor retail en kassa

Introductie

Tee Company N.V. beheert meerdere kledingwinkels in hotels op Aruba. De organisatie verkoopt uitsluitend via fysieke winkels en werkt vanuit een centraal retailmodel waarin producten eerst centraal worden ingekocht en ontvangen, waarna de bevoorrading naar de verschillende verkooppunten verloopt. Die opzet vraagt om een systeem dat winkelverkoop, voorraadbewegingen en administratieve opvolging logisch met elkaar verbindt zonder de dagelijkse werking te vertragen.

Voor de winkels waren snelheid aan de kassa, duidelijk zoeken op artikelniveau en een consistente verwerking per locatie essentieel. Omdat veel producten een gelijkaardige benaming hebben, moest de oplossing ook praktisch blijven voor medewerkers op de winkelvloer. De context van Tee Company draait dus niet alleen om verkoop, maar ook om nauwkeurige productverwerking en controle over de route van goederen tussen magazijn en winkels.

Aanleiding

De directe aanleiding voor het project was helder: de bestaande kassasoftware was verouderd, draaide nog op een DOS-gebaseerde omgeving en werd niet langer onderhouden. Daardoor ontstond een duidelijke nood om snel over te stappen naar moderne software die de winkelverkoop betrouwbaar kon ondersteunen. De prioriteit lag daarom eerst bij het vervangen van het kassasysteem , zodat de continuïteit in de winkels gewaarborgd bleef.

Tegelijk was dit een logisch moment om ook de processen rond inkoop, voorraad en verwerking van inkomende facturen beter aan te sluiten op de realiteit van de onderneming. De oude situatie liet weinig ruimte voor geïntegreerd werken tussen magazijn en winkels. Met Odoo kon Tee Company de overstap maken naar een omgeving waarin verschillende retailprocessen samenkomen in één operationele werkwijze met meer samenhang tussen verkoop en logistiek.

Uitdaging

De uitdaging zat niet alleen in de snelheid van de vervanging, maar ook in de specifieke retailcontext. Tee Company werkt met ongeveer 21.000 producten, terwijl er op dat moment geen productafbeeldingen beschikbaar waren. Medewerkers moesten aan de kassa dus efficiënt kunnen zoeken, onder meer op artikelnummer, omdat veel artikelen in naam sterk op elkaar lijken. Dat maakte gebruiksgemak op de winkelvloer een belangrijk ontwerpcriterium voor de inrichting van Odoo.

Daarnaast was de organisatorische structuur bijzonder. De winkels vertegenwoordigen afzonderlijke entiteiten, maar Tee Company wilde niet werken met een klassieke multi-company opzet met gescheiden boekhoudingen per entiteit. In plaats daarvan moest één operationele omgeving behouden blijven, terwijl rapportering per winkelentiteit toch mogelijk bleef. Dat vroeg om een slimme rapportagestructuur waarin verkoop en kosten op de juiste manier aan de juiste entiteit gekoppeld worden.

Oplossing met Odoo

De gekozen aanpak focuste in eerste fase op de processen die voor Tee Company het meest kritisch waren: Kassa, Inkoop, Voorraad met scanning en Facturatie. Daarmee werd Odoo opgezet als praktische basis voor de winkelorganisatie, met aandacht voor dagelijkse handelingen zoals verkopen registreren, ontvangsten verwerken, aanvullen vanuit het magazijn en leveranciersfacturen opvolgen. Zo ontstond een gefaseerde implementatie die eerst de meest dringende operationele noden afdekte.

Binnen de administratieve verwerking werd gekozen voor één bedrijfsopzet met één boekhouding, gecombineerd met analytische rekeningen om per winkelentiteit te kunnen rapporteren. Daarbovenop werd specifieke maatwerkinrichting voorzien, zoals een analytische koppeling per kassa. Die keuze sluit aan op de wens van Tee Company om operationeel eenvoudig te werken, terwijl de accountant toch de nodige rapporten per entiteit kan opbouwen. Zo verbindt Odoo winkelverkoop en rapportering in één samenhangend model.

Gebruikte apps en processen

In deze implementatie spelen vooral Verkoop, Kassa, Inkoop, Voorraad, Facturatie, Barcode, Documenten en Contacten een rol, aangevuld met Studio en Internet of Things waar nodig voor de winkelomgeving. Kassa ondersteunt de verkoop in de winkels, inclusief dagelijkse afsluitingen, klantenregistratie en loyaliteitskaarten. Voorraad en Barcode ondersteunen het centrale magazijn en de aanvulling naar winkels, terwijl Inkoop de goederenstroom vanaf leveranciers structureert. Samen vormen deze apps de kern van de retailketen van ontvangst tot verkoop.

Daarnaast werd rekening gehouden met concrete proceskeuzes en maatwerk voor de retailpraktijk van Tee Company. Voorbeelden daarvan zijn zoeken op artikelnummer aan de kassa, rapportering op merk, het opdelen van inkooporders over meerdere ontvangstmomenten en ondersteuning voor charges on room met extra velden en rapportage. Ook bleef de werkwijze rond betaalterminals afgestemd op de praktijk in de winkels. Hierdoor sluit Odoo aan op specifieke winkelprocessen in plaats van op een louter standaardscenario.

Resultaat

Het gerealiseerde resultaat is in de eerste plaats een modern platform dat de verouderde kassasoftware kan vervangen en de winkelprocessen beter ondersteunt vanuit één geïntegreerde omgeving. Tee Company beschikt daarmee over een basis waarin verkoop, voorraadbewegingen, inkoop en verwerking van leveranciersfacturen op elkaar aansluiten. Ook de structuur voor rapportering per entiteit is functioneel meegenomen in het ontwerp. Dat levert meer samenhang in de operatie op tussen magazijn, winkels en administratie.

De beoogde meerwaarde op langere termijn ligt in beter beheersbare processen en een duidelijkere informatiepositie voor de organisatie. Door te werken vanuit één systeem wordt het eenvoudiger om handelingen te standaardiseren, aanvullingen te volgen en rapporten per winkelentiteit op te bouwen. Tegelijk blijft ruimte bestaan om later extra functionaliteit toe te voegen wanneer de retailwerking daarom vraagt. Daarmee ondersteunt Odoo Tee Company in verdere professionalisering van retailprocessen zonder de dagelijkse praktijk uit het oog te verliezen.