Impact International BV

Impact International BV

Introductie

Impact International BV ontwikkelt en produceert retaildisplays en instore oplossingen voor A-merken. Vanuit die rol werkt de organisatie aan shop-in-shop concepten, vloerdisplays en andere merkpresentaties die op de winkelvloer moeten opvallen en tegelijk praktisch uitvoerbaar zijn. Op de publieke website komt dat profiel duidelijk naar voren als partner voor instore experience , met een combinatie van ontwerp, engineering, productie en ondersteuning bij uitrol.

Die dienstverlening vraagt om nauwe samenwerking tussen commerciële, operationele en administratieve processen. Een opdracht begint niet alleen met een klantvraag, maar loopt via offerte, projectopvolging, inkoop, documentbeheer en financiële afhandeling door meerdere teams heen. Juist in zo’n omgeving is centrale procesondersteuning belangrijk, omdat informatie niet op één plek nodig is, maar in elke stap van het traject beschikbaar moet zijn voor de juiste mensen.

Aanleiding

In de bestaande situatie werkte Impact International BV met Dynamics NAV, maar volgens het implementatiemateriaal was die inrichting zeer basaal. Tegelijk liepen verschillende belangrijke werkzaamheden buiten het ERP om, waaronder facturering en projectplanning. Daardoor ontstond een versnipperde werkwijze waarin medewerkers afhankelijk waren van verschillende tools, bestanden en handmatige overdrachten om een opdracht van begin tot eind te begeleiden.

De noodzaak om naar een nieuwe variant van het bestaande systeem over te stappen vormde een logisch moment om opnieuw naar alternatieven te kijken. Voor Impact International BV was dat niet alleen een technische keuze, maar vooral een kans om processen opnieuw te organiseren. De wens was helder: alles in één systeem onderbrengen, zodat dagelijkse werkzaamheden minder gefragmenteerd verlopen en de organisatie verder kan bouwen op een schaalbare basis.

Uitdaging

De uitdaging zat vooral in het verbinden van een projectmatige manier van werken met de noodzaak tot administratieve controle. Voor een bedrijf dat displays ontwerpt en produceert, lopen Verkoop, projectuitvoering, inkoop en logistieke opvolging voortdurend door elkaar heen. Een offerte kan uitmonden in levering via voorraad of in uitvoering via een project. Dat vraagt om samenhang tussen commercie en uitvoering , zonder dat medewerkers informatie dubbel moeten invoeren.

Daarbij speelde ook de omgang met documenten en ondersteunende interne processen een rol. In een omgeving waar met grote bestanden wordt gewerkt, is gestructureerde beschikbaarheid van documenten essentieel. Daarnaast moesten medewerkers, uren, declaraties en kennis beter worden ondersteund binnen dezelfde digitale werkomgeving. De uitdaging was dus breder dan een ERP-vervanging: het ging om één werkend geheel voor kernprocessen én ondersteunende processen, met ruimte voor groei en verdere inrichting.

Oplossing met Odoo

Voor Impact International BV is gekozen voor Odoo als geïntegreerd platform waarin verschillende procesgebieden samenkomen. Vanuit het vooronderzoek en de scope is de implementatie opgezet rond een combinatie van commerciële apps, projectapps, operationele ondersteuning en interne samenwerking. Daarmee sluit Odoo aan op de behoefte om niet langer met losse oplossingen te werken, maar met één omgeving waarin gegevens, documenten en opvolging logisch samenhangen.

De inrichting richt zich niet alleen op standaardfunctionaliteit, maar ook op de praktische toepasbaarheid in de dagelijkse operatie. Stamdata voor relaties, producten en productcategorieën worden gemigreerd via importsjablonen, zodat een bruikbare basis ontstaat. Vanuit daar kan de organisatie werken met één centrale databron voor verkoop, projectopvolging en administratie. Omdat grote bestanden een rol spelen in het werkproces, is in de oplossingsrichting bovendien rekening gehouden met een lokale serveromgeving.

Gebruikte apps en processen

Binnen de commerciële en operationele keten spelen onder meer CRM en Verkoop een belangrijke rol. Leads en offertes kunnen worden opgevolgd tot een verkooporder, waarna verdere afhandeling via een project of via logistieke processen plaatsvindt. Daarnaast ondersteunen Voorraad en Inkoop de verwerking van materiaalstromen en bestellingen.

Facturatie zorgt ervoor dat de administratieve afronding beter aansluit op de commerciële en operationele werkelijkheid dan in de oude situatie. Voor de projectmatige kant zijn Project en Urenstaten relevant, zodat opdrachten kunnen worden opgezet in fases, taken kunnen worden gevolgd en tijd kan worden geregistreerd op het juiste werk. Daarnaast ondersteunen Documenten, Declaraties, Medewerkers en Kennis de interne organisatie. Zo ontstaat ondersteuning over meerdere afdelingen : van projectdossiers en leveranciersdocumenten tot declaratieverwerking, personeelsinformatie en gedeelde werkinstructies binnen een samenhangende Odoo-omgeving.

Resultaat

De belangrijkste gerealiseerde stap is dat Impact International BV een duidelijke route heeft gekozen naar een geïntegreerde werkwijze met Odoo als fundament. Daarmee worden processen die voorheen verspreid lagen over een basis-ERP en aanvullende oplossingen ondergebracht in één platform. Dat levert een sterkere basis op voor consistent werken met klantgegevens, producten, projecten en documenten, en voor een dagelijkse samenwerking waarin informatie minder snel versnipperd raakt.

De beoogde verbeteringen liggen in meer overzicht, betere overdracht tussen teams en een efficiëntere afhandeling van opdrachten van offerte tot uitvoering en administratie. Ook ontstaat ruimte om processen verder uit te bouwen naarmate de organisatie groeit. Verwacht wordt dat meer grip op projectwerk , een centralere documentstroom en betere aansluiting tussen verkoop, inkoop en urenregistratie bijdragen aan een beter beheersbare en toekomstgerichte werkomgeving.