Tezet Business Gifts B.V.

Tezet Business Gifts x Odoo

Introductie

Tezet Business Gifts is actief in personeelsgeschenken, relatiegeschenken en bedrijfsgeschenken voor uiteenlopende seizoenen en momenten in het jaar. Vanuit het openbare profiel van het bedrijf wordt duidelijk dat het assortiment breed is en dat personalisatie een belangrijke rol speelt. Die combinatie vraagt om een organisatie die flexibel kan werken, met veel variatie in producten , terugkerende seizoenspiek en een betrouwbare afhandeling richting zakelijke klanten.

Achter die commerciële propositie liggen processen die verder gaan dan alleen het verkopen van een pakket. Tezet heeft te maken met samengestelde eindproducten, verschillende artikelkenmerken, studio-activiteiten voor grafisch werk en een logistieke keten waarin tijdige levering essentieel is. Juist in zo’n context is het belangrijk dat informatie niet verspreid raakt over losse bestanden, maar samenkomt in één centrale werkomgeving waarin afdelingen op dezelfde gegevens kunnen sturen.

Aanleiding

Voor de start van het traject werkte Tezet met Multivers, MS Word en MS Excel. Volgens het implementatiemateriaal leidde die situatie tot extra handelingen en een foutgevoelige werkwijze. Informatie over offertes, voorraad, inkoop en administratieve verwerking moest op meerdere plekken worden bijgehouden. Daardoor ontstond de behoefte aan een systeem dat processen verbindt en dubbel werk vermindert, met voorraad als eerste prioriteit binnen de verandering.

Die aanleiding werd versterkt door de praktijk van het bedrijf. Tezet verkoopt zowel standaard eindproducten als specials, werkt met terugkerende zakelijke relaties en moet tijdens drukke periodes snel kunnen schakelen. Daarbij zijn reserveringen, leverdata, verschillende artikelomschrijvingen en afstemming met expeditie geen losse aandachtspunten maar dagelijkse realiteit. Een gefragmenteerde werkwijze past daar steeds minder bij, zeker wanneer meerdere teams afhankelijk zijn van dezelfde actuele gegevens om hun werk goed uit te voeren.

Uitdaging

De complexiteit zat niet alleen in het vervangen van bestaande software, maar vooral in het modelleren van de manier waarop Tezet werkt. Producten worden samengesteld uit onderdelen, sommige artikelen hebben een langere levertijd en er zijn eigenschappen die doorwerken naar het eindproduct, zoals logistieke kenmerken of inhoudelijke producteigenschappen. Daarnaast moest sneller zichtbaar worden wat vrij beschikbaar is in voorraad en hoe lopende verkoopkansen daarop kunnen doorwerken, zodat operationele keuzes beter onderbouwd genomen kunnen worden.

Ook aan de verkoop- en uitvoeringskant waren er duidelijke aandachtspunten. Offertes werden handmatig in Word opgesteld, reserveringen moesten meegenomen worden in voorraadbeschikbaarheid en grafisch werk van de studio moest vanuit het commerciële proces opgevolgd kunnen worden. Verder speelde de logistieke afhandeling een rol, bijvoorbeeld bij het combineren van orders voor één afleveradres en het gereedmelden van zendingen voor transport. De uitdaging was dus om meerdere proceslagen te verbinden zonder de dagelijkse werkbaarheid uit het oog te verliezen.

Oplossing met Odoo

De gekozen richting was om bedrijfsprocessen zoveel mogelijk met standaard Odoo-functionaliteit te automatiseren, aangevuld met maatwerk waar de praktijk van Tezet daarom vroeg. Binnen die opzet vormt Odoo het centrale platform voor commerciële opvolging, orderverwerking, inkoop, magazijnprocessen, productie en ondersteunende taken. Daardoor ontstaat een proces waarin gegevens niet telkens opnieuw hoeven te worden vastgelegd en afdelingen kunnen werken vanuit één gedeelde processtroom van lead of offerte tot levering.

Naast de standaardinrichting is gericht maatwerk voorzien voor concrete wensen uit de operatie. Zo werd rekening gehouden met het genereren van een Word-offerte vanuit Odoo, met logica rond artikelkenmerken en met procesondersteuning voor reserveringen, goedkeuring van specials en opvolging van logistieke status. Ook aspecten zoals meerdere omschrijvingen van artikelen, controle op logo-informatie en het vastleggen van gewichten sluiten aan op de manier waarop Tezet werkt. Zo ondersteunt Odoo niet alleen de basis, maar ook specifieke werkwijzen van Tezet .

Gebruikte apps en processen

Binnen de scope spelen meerdere Odoo-apps samen. In CRM en Verkoop worden leads, prospects, offertes en verkooporders opgevolgd, waarna een akkoord direct kan doorstromen naar uitvoering. Met Boekhouding sluit de administratieve verwerking daarop aan. In Inkoop worden bestellingen handmatig of op basis van productregels voorbereid. Voorraad ondersteunt ontvangsten, leveringen, interne verplaatsingen, dropshipment, tellingen, locaties en rapportages, zodat het magazijn met een consistenter proces kan werken.

Voor samengestelde producten is Productie en Project relevant. In Productie worden stuklijsten, routings, productieopdrachten en werkorders gebruikt voor het maken van eindproducten. Project helpt om studiowerk te organiseren dat vanuit een verkooporder ontstaat, bijvoorbeeld wanneer grafische taken opgevolgd moeten worden. Binnen deze combinatie komen commerciële, logistieke en uitvoerende processen dichter bij elkaar te liggen. Dat is belangrijk voor een organisatie waarin standaardproducten, specials, personalisatie en seizoensdrukte voortdurend door elkaar heen lopen.

Resultaat

Het belangrijkste gerealiseerde resultaat van deze aanpak is dat Tezet een fundament krijgt om verspreide processen te centraliseren in Odoo. Waar voorheen losse systemen en documenten naast elkaar werden gebruikt, ontstaat een samenhangende werkwijze waarin informatie over offertes, orders, voorraad, inkoop en uitvoering beter op elkaar aansluit. Dat helpt om handmatige overdracht te beperken en fouten te verkleinen. Tegelijk biedt het systeem een basis voor beter inzicht per processtap en voor duidelijkere samenwerking tussen afdelingen.

Daarnaast zijn er verbeteringen die vooral als doelbeeld of verwachte opbrengst moeten worden gezien. Denk aan sneller zicht op vrije voorraad, een strakkere opvolging van reserveringen, een betere aansluiting tussen studio en verkoop en een meer gestroomlijnde logistieke afhandeling richting vervoerder. Ook de ondersteuning van samengestelde producten en artikelkenmerken draagt daaraan bij. Voor een bedrijf als Tezet betekent dat vooral meer beheersing van seizoenswerk, met meer grip op uitvoering en een systeem dat meegroeit met verdere procesoptimalisatie.