WeissBioTech GmbH

WeissBioTech GmbH

Introductie

WeissBioTech GmbH is een Duitse zusteronderneming binnen een bredere groep en specialiseert zich in de productie en blending van enzymen. Het bedrijf werkt met vloeibare enzymproducten , wat de inrichting van processen rond productie, opslag en kwaliteitsborging extra relevant maakt. Vanuit die context ontstond de behoefte aan een bedrijfsplatform dat beter aansloot op de operationele werkelijkheid en op de werkwijze die elders in de groep al was opgebouwd.

De organisatie kon daarbij voortbouwen op ervaring uit een vergelijkbare implementatie binnen de groep. Dat bood een praktisch vertrekpunt, maar betekende niet dat alles één op één kon worden overgenomen. WeissBioTech heeft immers een eigen procesdynamiek, eigen data en eigen administratieve eisen. De implementatie moest daarom zowel herkenbaar als specifiek zijn, met ruimte voor groepsbrede kennis en voor lokale invulling waar dat nodig was.

Aanleiding

De aanleiding voor het project lag in de wens om bedrijfsprocessen meer geïntegreerd te organiseren in één omgeving. Voor een productiebedrijf is het belangrijk dat verkoop, inkoop, voorraad, productie en administratie logisch op elkaar aansluiten. Zodra gegevens verspreid staan of stappen los van elkaar worden uitgevoerd, neemt de kans toe op dubbel werk, vertraging en minder goed inzicht in de voortgang van orders en materialen.

Daarnaast speelde mee dat voor WeissBioTech bewust is gekeken naar de implementatie die eerder bij Breatec was opgezet. Die omgeving vormde een bruikbaar referentiepunt, inclusief bestaand maatwerk voor productie met activiteit. Tegelijk was er behoefte aan een inrichting die rekening hield met Duitse boekhoudkundige eisen en met de specifieke kenmerken van WeissBioTech. Daardoor werd het geen kopie, maar een gerichte vertaling naar de eigen organisatie.

Uitdaging

De grootste uitdaging was het verbinden van sterk samenhangende processen in een productieomgeving waar nauwkeurigheid essentieel is. Bij vloeibare enzymen raken productstructuren, voorraadbewegingen, kwaliteitscontroles en documentatie elkaar voortdurend. Een verandering in één stap heeft vaak direct gevolgen voor een volgende stap. De oplossing moest daarom niet alleen functioneel compleet zijn, maar ook voldoende samenhang bieden voor dagelijkse uitvoering en beheer.

Een tweede uitdaging zat in de implementatieaanpak zelf. Er werd uitgegaan van een grotendeels online traject, met alleen op cruciale momenten aanwezigheid op locatie. Dat vraagt om duidelijke voorbereiding, goede training en heldere overdracht. Ook de datakant vroeg aandacht: stamdata zoals relaties, producten, productcategorieën, stuklijsten, openingsbalans en voorraadbeginstanden moesten volgens importsjablonen worden voorbereid, zodat een zorgvuldige data-implementatie mogelijk werd zonder historische data mee te nemen.

Oplossing met Odoo

Odoo is ingezet als geïntegreerd platform waarin de kernprocessen van WeissBioTech samenkomen. De gekozen opzet bouwde voort op bestaande kennis uit de groep, zodat al bewezen werkwijzen konden worden benut. Tegelijk werd rekening gehouden met de eigen context van WeissBioTech, waaronder productie van vloeibare enzymen en de noodzaak om processen van aanvraag tot levering en van ontvangst tot productieorder logisch met elkaar te verbinden in één systeem.

Voor de boekhouding werd samengewerkt met een gespecialiseerde Duitse Odoo-partner, zodat de administratieve inrichting aansloot op lokale vereisten. Odoo Experts zorgde daarbij voor de implementatie in samenhang met de overige processen en voor kennisdeling richting support. Daarnaast werd bestaand maatwerk voor productie met activiteit hergebruikt, zoals eerder binnen de groep ontwikkeld. Zo ontstond een oplossing die standaard Odoo combineert met doelgericht hergebruik van relevante uitbreidingen.

Gebruikte apps en processen

Binnen de commerciële en administratieve stroom zijn Odoo CRM, Verkoop, Boekhouding en Documenten relevant. Leads en offertes kunnen uitgroeien tot verkooporders, waarna vervolgacties in logistiek of productie aansluiten op dezelfde gegevens. Met Documenten wordt het beheren, categoriseren en archiveren van bestanden onderdeel van het proces, inclusief ondersteuning voor documentworkflows. Zo ontstaat een verbonden order- en informatiestroom waarin afdelingen met dezelfde basisinformatie werken.

Voor de operationele inrichting spelen vooral Voorraad, Productie, Inkoop, PLM, Kwaliteit en Werknemers een rol. Daarmee worden ontvangsten, leveringen, interne verplaatsingen, retouren, tellingen, batch- of wavepickings en productieorders ondersteund. Ook wijzigingen in producten en stuklijsten, kwaliteitscontrolepunten, waarschuwingen en personeelsdossiers krijgen een plaats in dezelfde omgeving. Deze combinatie ondersteunt een integraal productie- en kwaliteitsproces waarin materialen, documentatie en acties beter op elkaar aansluiten.

Resultaat

Het gerealiseerde resultaat van dit project ligt in een duidelijke basis voor geïntegreerd werken met Odoo. WeissBioTech beschikt over een inrichting waarin kerngegevens, stamdata en processtappen niet meer los van elkaar hoeven te staan. Door de combinatie van training, import van relevante stamdata en afstemming met gespecialiseerde partners is een fundament gelegd voor dagelijks gebruik. Dat zorgt voor meer structuur in de organisatie en voor één samenhangende procesbasis voor meerdere afdelingen.

De beoogde meerwaarde op langere termijn zit in verdere standaardisering, betere traceerbaarheid en soepeler samenwerking tussen commerciële, logistieke, productie- en administratieve teams. Zeker in een omgeving met vloeibare producten en kwaliteitsvereisten is het belangrijk dat processen reproduceerbaar en inzichtelijk zijn. Odoo ondersteunt die richting door gegevens en acties dichter bij elkaar te brengen. Daarmee ontstaat ruimte voor betere beheersing van groei en voor verdere optimalisatie op basis van een gedeeld systeem.