Transolution B.V.

Transolution B.V. en een scanbaar logistiek proces met Odoo

Introductie

Transolution B.V. is een logistieke dienstverlener die zendingen afhandelt richting onder meer Suriname en Curaçao. Via luchtvracht, zeevracht en ondersteuning bij douaneformaliteiten helpt het bedrijf zakelijke en particuliere klanten bij het versturen van pakketten, pallets en containers. Vanuit die rol is controle over elke zending essentieel: van het eerste ontvangstmoment in Nederland tot de uiteindelijke uitgifte op de plaats van bestemming.

De operatie kent meerdere schakels. Pakketten komen binnen via agentschappen, worden opgeslagen in het magazijn, verzameld voor verzending en daarna per container verwerkt richting het bestemmingsland. Daar worden ze opnieuw ontvangen, gecontroleerd en vrijgegeven aan de ontvanger. Voor Transolution is het daarom belangrijk dat het proces niet alleen praktisch werkt op de vloer, maar ook duidelijk uitlegbaar voor klanten en partners blijft.

Aanleiding

In de bestaande situatie gebruikte Transolution Magaya voor warehouse receipts en de basisregistratie van inkomende zendingen. Daarmee konden ontvangstgegevens zoals afzender, ontvanger, aantallen, gewicht en notities worden vastgelegd. In de praktijk sloot die werkwijze echter onvoldoende aan op de gewenste operatie, waarin snelheid, scanning en eenduidige controlepunten een grotere rol spelen dan alleen registratie van binnengekomen goederen.

Tegelijk werd Scope gezien als een logische oplossing voor onderdelen van de Nederlandse freight- en douanewereld. Die software ondersteunt ketenprocessen en douaneprocessen goed, maar mist volgens de projectanalyse juist de WMS-kant die Transolution dagelijks nodig heeft. Daardoor ontbrak een systeem dat zowel de logistieke praktijk als de administratieve context goed dekt. De wens ontstond om te werken met één scanbaar end-to-end proces waarin magazijn en vervolgproces samenkomen.

Uitdaging

De centrale uitdaging was het opzetten van een werkwijze waarin iedere zending vanaf binnenkomst volledig traceerbaar wordt. Dat vraagt om een heldere registratie die later zonder discussie kan worden gebruikt bij het laden van containers, de ontvangst in het land van bestemming en de uiteindelijke uitgifte aan de ontvanger. Voor Transolution moest dat proces foutarm, snel en praktisch uitvoerbaar zijn voor medewerkers op verschillende locaties.

Daarbij lag de nadruk niet alleen op track & trace, maar ook op bewijsvoering. Transolution wilde kunnen vastleggen waar een pakket is ontvangen, via welk agentschap het binnenkwam, welke afmetingen en gewichten zijn geregistreerd en in welke container het is geladen. Ook bij uitgifte moest de organisatie kunnen aantonen wat daadwerkelijk is meegegeven. De uitdaging was dus breder dan softwarevervanging: het ging om een sluitende logistieke keten met duidelijke registraties en scanmomenten.

Oplossing met Odoo

Met Odoo wordt voor Transolution een geïntegreerde oplossing ingericht waarin magazijnprocessen leidend zijn. De ontvangst van goederen wordt aangepast zodat alle relevante gegevens direct bij binnenkomst kunnen worden vastgelegd. Elke zending krijgt een uniek ontvangstnummer en barcode, zodat een pakket vanaf het eerste moment scanbaar en herkenbaar blijft in vervolgstappen. Daarmee vormt Odoo de basis voor één centrale registratie die de verdere operatie ondersteunt.

De inrichting omvat onder meer velden voor bestemming, agentschap, agentcode, betaler van de verzending, pakketregels, notities en bijlagen zoals foto’s of documenten. Odoo berekent daarnaast volume en volumetrisch gewicht op basis van afmetingen en gewicht, zodat verwerking beter aansluit op logistieke realiteit. Door ontvangsten als afzonderlijk traceerbaar object vast te leggen, ontstaat een structuur die bruikbaar is voor laden, ontvangst op bestemming en cargo release. Ook financiële processen, relatiebeheer en basisconfiguratie worden in dezelfde omgeving ingericht.

Gebruikte apps en processen

Voor de operationele kant gebruikt Transolution vooral Voorraad, Barcode en Kwaliteit om goederenontvangst, opslag, scanning en controle te ondersteunen. In de magazijnlijst wordt zichtbaar welke zendingen op voorraad liggen en kan worden gefilterd op belangrijke kenmerken zoals bestemming. Die lijst vormt vervolgens de basis voor het samenstellen van een laadlijst voor verzending. Bij het vullen van een container worden trackingnummers gescand ter bevestiging dat de juiste zendingen daadwerkelijk zijn geladen.

Daarnaast spelen CRM, Verkopen, Inkopen en Boekhouding een rol in het bredere proces. Relaties en verkoopkansen worden centraal beheerd, terwijl de boekhouding wordt ingericht voor meerdere entiteiten met het bestaande grootboekschema als uitgangspunt. Voor ontvangst op bestemming maakt Odoo een vervolgbeweging aan, zodat zendingen daar opnieuw gescand en gecontroleerd kunnen worden. Bij de uiteindelijke uitgifte ondersteunt het systeem registratie van ontvangstbewijs , inclusief ondertekening en eventuele foto’s bij afgifte.

Resultaat

Met deze inrichting werkt Transolution toe naar een situatie waarin het systeem de operatie ondersteunt in plaats van afremt. Verwacht resultaat is vooral meer overzicht per zending, minder losse registraties en betere aansluiting tussen binnenkomst, containeropbouw, ontvangst in het bestemmingsland en uitgifte. Omdat dezelfde basisregistratie door de keten heen wordt gebruikt, wordt het eenvoudiger om vragen van klanten, partners en medewerkers te beantwoorden op basis van dezelfde informatie.

Daarnaast ontstaat een fundament voor meer consistente bewijsvoering en verdere integratie met externe systemen waar dat relevant is. De combinatie van scanning, unieke pakketcodes, containerlogica en financiële ondersteuning maakt het proces beter beheersbaar en beter schaalbaar. Voor Transolution betekent dit een stap richting meer grip op magazijn en afhandeling , met zowel direct bruikbare verbeteringen in de dagelijkse operatie als ruimte voor verdere optimalisatie in volgende fases.