Tolmanns Distillery B.V.

Tolmanns Distillery met Odoo

Introductie

Tolmanns Distillery is een jong Nederlands bedrijf dat zich richt op het maken van hoogwaardige gin. Vanuit het historische Fort bij Vijfhuizen bouwt de distilleerderij aan een merk waarin vakmanschap, kwaliteit en een eigen signatuur samenkomen. Die combinatie van ambacht en modern ondernemerschap vraagt om processen die niet alleen zorgvuldig zijn ingericht, maar ook goed met elkaar verbonden blijven wanneer de organisatie verder groeit.

De positionering van Tolmanns draait om premium producten, authenticiteit en een sterke focus op duurzame en eerlijke productiemethoden. Naast het eigen merk speelt ook productie voor andere partijen een rol in de bedrijfsvoering. Daardoor komen commerciële, logistieke en productievraagstukken direct samen in de dagelijkse praktijk. Juist voor een onderneming met hoge kwaliteitsambities is het belangrijk dat informatie over grondstoffen, productie en leveringen centraal beschikbaar is.

Aanleiding

Naarmate de activiteiten van Tolmanns breder worden, groeit ook de behoefte aan meer grip op de samenhang tussen logistiek, productie en administratie. Voor een distilleerderij zijn dit geen losse onderdelen, maar processen die elkaar voortdurend beïnvloeden. Wanneer voorraden veranderen, productieorders lopen en leveringen vertrekken, moet die informatie betrouwbaar en actueel zijn. De wens was daarom om te werken vanuit één centrale digitale werkwijze in plaats van verspreide handmatige stappen.

Die verandering was ook relevant omdat Tolmanns werkt met producten en grondstoffen die goed gevolgd moeten kunnen worden. Voor het eigen merk, maar ook voor private label-opdrachten, is traceerbaarheid essentieel. Daarnaast spelen administratieve verplichtingen rond accijns en leveringen een belangrijke rol. De aanleiding voor het project lag dus niet alleen in efficiëntie, maar ook in de noodzaak om meer operationele controle te krijgen over processen die nauwkeurig moeten aansluiten.

Uitdaging

De uitdaging zat vooral in het verbinden van verschillende processtromen binnen één omgeving zonder de praktijk van de distilleerderij uit het oog te verliezen. Inkoop van grondstoffen, opslag op meerdere locaties, productie van samengestelde producten, kwaliteitsbewaking en uitlevering aan klanten moeten logisch op elkaar aansluiten. Dat vraagt om een systeem waarin voorraadmutaties automatisch voortkomen uit het juiste proces en waarin traceerbaarheid van grondstof tot eindproduct daadwerkelijk bruikbaar is in de dagelijkse operatie. Daarbij spelen ook sectorspecifieke aandachtspunten mee.

Tolmanns heeft behoefte aan ondersteuning voor accijnsrapportage, internationale leveringen en het beheren van meerdere bedrijfsentiteiten binnen één omgeving. Tegelijk moet het systeem werkbaar blijven voor een compacte organisatie. De oplossing moest dus zowel structuur bieden als praktisch blijven in gebruik. Die balans tussen detail, eenvoud en schaalbaarheid vormde een belangrijke ontwerpkeuze binnen de implementatie.

Oplossing met Odoo

Met Odoo is gekozen voor een geïntegreerde aanpak waarin de kernprocessen van Tolmanns samenkomen in één platform. Van inkoop en verkoop tot voorraadbeheer, productie en administratieve opvolging: alle stappen worden zoveel mogelijk vanuit dezelfde omgeving beheerd. Daardoor ontstaat een consistenter procesverloop en wordt informatie niet langer per onderdeel benaderd. Voor Tolmanns betekent dit een werkstructuur waarin logistiek, productie en administratie elkaar direct ondersteunen in plaats van naast elkaar te bestaan.

De inrichting sluit aan op de manier waarop een distilleerderij werkt. Voorraad kan realtime worden gevolgd, producten kunnen met lot- of serienummers worden beheerd en productieorders worden gekoppeld aan recepten en stuklijsten. Ook is rekening gehouden met rapportage voor accijnsadministratie door extra productgegevens op te nemen en dashboards in te zetten. Zo ondersteunt Odoo niet alleen de uitvoering van processen, maar ook de informatievoorziening die nodig is voor betere besluitvorming en verantwoording .

Gebruikte apps en processen

Binnen de oplossing spelen Verkoop, CRM, Voorraad, Inkoop en Productie een centrale rol. Met CRM kan Tolmanns klantcontacten, leads en opvolging structureren, terwijl Verkoop helpt om offertes om te zetten naar orders die direct vervolg krijgen in magazijn of productie. Voorraad ondersteunt ontvangsten, leveringen, interne verplaatsingen, retouren, tellingen en locatiebeheer over meerdere magazijnen. Daarmee ontstaat een doorlopende goederenstroom waarin commerciële afspraken en fysieke voorraadbewegingen op elkaar aansluiten.

Daarnaast ondersteunen Kwaliteit, Documenten, Facturatie, Contacten, Agenda en Kennis de dagelijkse organisatie. Kwaliteit helpt bij controlepunten en waarschuwingen binnen voorraad- en productiebewerkingen. Documenten ondersteunt een procesmatige verwerking van bestanden zoals leveranciersdocumenten, terwijl dashboards worden ingezet voor accijnsrapportage met aanvullende productvelden. Voor stamdata zijn importsjablonen voorzien, zodat Tolmanns gegevens gestructureerd kan overnemen. Samen vormen deze onderdelen een samenhangende procesinrichting die aansluit op zowel operatie als administratie.

Resultaat

Het directe resultaat van dit project is een Odoo-inrichting die is afgestemd op de realiteit van Tolmanns Distillery. Processen die voorheen sneller naast elkaar kunnen ontstaan, worden nu opgezet binnen één systeemlogica. Daardoor ontstaat meer overzicht over voorraden, productie, klantopvolging en administratieve verwerking. Ook de basis voor lot- en serienummerbeheer, kwaliteitscontroles en accijnsrapportage is opgenomen.

Dat levert een steviger fundament voor dagelijkse aansturing op dan een versnipperde werkwijze. De verwachte meerwaarde ligt vooral in verdere beheersing en schaalbaarheid. Naarmate Tolmanns groeit, moet Odoo helpen om productiecapaciteit beter te plannen, private label-activiteiten gecontroleerd te ondersteunen en interne afstemming tussen entiteiten eenvoudiger te maken. Ook internationale leveringen en documentstromen kunnen vanuit dezelfde omgeving consistenter worden gevolgd. Voor een ambitieuze distilleerderij betekent dat niet alleen efficiëntie, maar vooral meer grip op groei zonder het ambachtelijke karakter van het bedrijf uit het oog te verliezen.