ResQtec Zumro

ResQtec Zumro implementeert Odoo als centraal platform

Introductie

ResQtec Zumro ontwikkelt en levert oplossingen voor reddings- en extricatiescenario’s. Op de publieke website presenteert het bedrijf een breed aanbod voor situaties waarin stabiliseren, tillen, spreiden, knippen en zware redding centraal staan. Die context vraagt om een organisatie waarin commerciële, logistieke en technische processen goed op elkaar aansluiten. Binnen die omgeving was een centrale werkwijze nodig die zowel dagelijkse transacties als productgerelateerde informatie beter ondersteunt.

De organisatie werkt internationaal en wil processen over meerdere entiteiten heen beheersbaar houden. Daarbij gaat het niet alleen om verkoop en levering, maar ook om productie, documentstromen en het beheer van wijzigingen in producten. Juist in zo’n omgeving is het belangrijk dat informatie niet verspreid blijft over afzonderlijke systemen. Met Odoo werd gekozen voor één gedeeld platform dat de basis legt voor uniforme samenwerking tussen teams en vestigingen.

Aanleiding

Voor de implementatie werkte ResQtec Zumro met een combinatie van een verouderd DOS-systeem, Excel en verschillende aanvullende toepassingen. Relatiebeheer liep via Efficy, offertes via Quootz, consolidatie via Speedbooks en stuklijsten via SolidEdge. Daardoor waren gegevens verdeeld over meerdere omgevingen, met elk hun eigen logica en beheer. Deze versnipperde systeemlandschap maakte het moeilijker om processen logisch op elkaar aan te sluiten en informatie consistent te houden.

De wens was om alle belangrijke bedrijfsprocessen onder te brengen in één standaardpakket. Daarbij moest het nieuwe systeem bruikbaar zijn voor meerdere landen, terwijl entiteiten afzonderlijk blijven functioneren en eindcijfers wel geconsolideerd kunnen worden. Ook inzicht in voorraden bij andere vestigingen speelde een duidelijke rol. ResQtec Zumro gaf bovendien expliciet de voorkeur aan standaard Odoo-functionaliteit , zodat processen toekomstbestendig en beheersbaar ingericht konden worden zonder onnodig maatwerk.

Uitdaging

De uitdaging zat niet alleen in het vervangen van oude software, maar vooral in het verbinden van meerdere bedrijfsdomeinen binnen één logische procesketen. Een verkoopkans moest kunnen doorgroeien naar offerte en verkooporder, waarna afhandeling via magazijn, project of productie mogelijk is. Tegelijk moesten inkoop, voorraadbewegingen en documentbeheer meebewegen. Dat vraagt om verbonden processen over afdelingen in plaats van losse applicaties die ieder slechts een deel van het werk ondersteunen.

Daarnaast kende de organisatie specifieke behoeften rond samengestelde producten en technische wijzigingen. Stuklijsten, routings, productieorders en werkorders moesten goed beheerd kunnen worden, inclusief serie- of batchnummers waar relevant. Ook het beheer van engineeringwijzigingen moest passen bij samenwerking tussen afdelingen. De combinatie van internationale entiteiten, consolidatie en productcomplexiteit vroeg daarom om zorgvuldige procesinrichting waarin standaardisatie en praktische uitvoerbaarheid samenkomen.

Oplossing met Odoo

De gekozen oplossing bracht een reeks kernprocessen samen in Odoo. CRM ondersteunt het traject van lead naar prospect en offerte, waarna een akkoord kan doorstromen naar een verkooporder. Vanuit daar sluiten logistieke afhandeling, projectmatige opvolging en administratieve verwerking beter op elkaar aan. Door deze stappen in één omgeving te plaatsen ontstond meer samenhang in de keten en werd het eenvoudiger om informatie niet telkens opnieuw vast te leggen in verschillende systemen.

Ook voor de internationale context bood Odoo een passend fundament. Meerdere entiteiten kunnen binnen dezelfde omgeving werken, terwijl consolidatie van cijfers onderdeel blijft van het proces. Voor ResQtec Zumro was dat belangrijk, net als de mogelijkheid om voorraden van andere vestigingen inzichtelijk te maken. De implementatie sloot aan bij de voorkeur voor een standaardoplossing, met training voor key-users zodat zij de inrichting en het dagelijks gebruik van de gekozen standaardprocessen zelfstandig verder kunnen dragen.

Gebruikte apps en processen

Binnen de scope speelden onder meer Verkoop, CRM, Facturatie, Inkoop, Voorraad en Consolidation een rol. Voorraadprocessen omvatten ontvangsten uit inkoop, leveringen uit verkoop, interne verplaatsingen, dropshipment, tellingen, locaties en wegzetstrategie. Ook serie- en batchnummers en standaard voorraadrapportages kwamen terug in de inrichting. Daarmee ondersteunt Odoo commerciële en logistieke stromen vanaf de eerste klantvraag tot en met levering en financiële verwerking binnen een samenhangende werkwijze.

Voor de productgerichte kant zijn Productie, Product Lifecycle Management (PLM), Project, Documenten en waar relevant planning ingezet. Samengestelde producten worden ondersteund met stuklijsten, routings, productieopdrachten en werkorders. Binnen PLM kunnen wijzigingen via ECO’s beheerd worden, terwijl Documenten helpt bij delen, categoriseren en archiveren van bestanden en productdocumentatie. Zo ontstaat een omgeving waarin techniek, uitvoering en documentatie niet los van elkaar staan, maar onderdeel zijn van één processtructuur.

Resultaat

Met Odoo beschikt ResQtec Zumro over een centrale basis om processen die voorheen verspreid waren, dichter bij elkaar te brengen. Dat is een concreet resultaat van de gekozen inrichting: verkoop, inkoop, voorraad, productie, projecten, documenten en consolidatie zijn niet langer volledig afhankelijk van afzonderlijke oplossingen. Hierdoor ontstaat meer overzicht in de operatie en een werkwijze waarin teams met dezelfde proceslogica en gegevensstructuur kunnen samenwerken.

Tegelijk zijn sommige effecten vooral te zien als beoogde verbetering voor verdere groei. Denk aan beter inzicht in internationale voorraden, consistenter beheer van productwijzigingen en schaalbare ondersteuning voor extra gebruikers en vestigingen. De nadruk op standaardfunctionaliteit helpt daarbij om processen eenvoudiger te onderhouden en verder uit te bouwen. Voor ResQtec Zumro betekent dit een fundament voor verdere internationale samenwerking waarin uniformiteit en beheersbaarheid centraal staan.