Chemtotal N.V.

Chemtotal N.V. met Odoo

Introductie

Chemtotal N.V. maakt deel uit van de Total Services Group, een groep van dertien bedrijven met daarnaast twee holdings. Binnen die groep richt Chemtotal zich op de productie en distributie van reinigingsproducten en bijbehorende verpakkingsmaterialen. Het bedrijf opereert in een omgeving waar productie en distributie samenkomen , waardoor processen in verkoop, voorraad, aankoop en administratie nauw op elkaar moeten aansluiten om dagelijks vlot te kunnen werken.

De implementatie bij Chemtotal staat niet op zichzelf, maar vormt een eerste stap in een bredere digitale beweging binnen de groep. Voor deze fase ligt de focus volledig op Chemtotal zelf, met een oplossing die aansluit op de lokale operationele en juridische context van Aruba. Daarmee krijgt de organisatie een integraal werkplatform dat is opgezet om verder te professionaliseren en toekomstige groepsbrede standaardisering mogelijk te maken.

Aanleiding

De aanleiding voor verandering lag in de manier waarop Chemtotal zijn kernactiviteiten beheerde. Productie, voorraad, verkoop en boekhouding werden ondersteund door een combinatie van verschillende systemen en handmatige werkwijzen. Die situatie werkte in de praktijk steeds minder goed, omdat informatie verspreid stond, processen niet overal hetzelfde verliepen en medewerkers vaak extra stappen moesten zetten om gegevens actueel en volledig te houden. Dat zorgde voor beperkt inzicht in de operatie en een hoge afhankelijkheid van handmatig werk.

Daarbij speelde ook de ambitie van de groep een belangrijke rol. Chemtotal wilde niet alleen interne efficiëntie verbeteren, maar ook toewerken naar meer standaardisatie en betere samenwerking tussen vennootschappen. Een geïntegreerd systeem was nodig om processen beter op elkaar af te stemmen, intercompany samenwerking te ondersteunen en de organisatie minder afhankelijk te maken van losse hulpmiddelen. Odoo werd gekozen als basis voor verdere digitalisering binnen de groep , met Chemtotal als eerste concrete implementatiestap.

Uitdaging

De uitdaging zat vooral in het samenbrengen van meerdere bedrijfskritische processen in één werkbare omgeving zonder de dagelijkse operatie uit het oog te verliezen. Chemtotal heeft te maken met de samenhang tussen verkoop, leveringen, voorraadbewegingen, inkoop, productie en financiële verwerking. Wanneer zulke processen in verschillende systemen lopen, kost het meer tijd om gegevens te controleren, fouten te herstellen en beslissingen te nemen. De behoefte was daarom niet alleen automatisering, maar vooral één gedeelde waarheid voor de organisatie.

Tegelijk moest de oplossing passen bij de specifieke context van Chemtotal. De inrichting moest bruikbaar zijn voor Aruba, inclusief boekhoudkundige lokalisatie, en rekening houden met intercompany transacties en terugkerende boekingen. Ook in het aankoopproces waren gerichte verbeteringen nodig, net als een praktische voorraadstructuur die efficiënt werkt in de dagelijkse operatie. De uitdaging was dus om standaard Odoo slim in te zetten en waar nodig aan te vullen met gerichte functionele uitbreidingen die echt aansluiten op de werkwijze van Chemtotal.

Oplossing met Odoo

Odoo is ingericht als één geïntegreerde omgeving waarin de belangrijkste processen van Chemtotal samenkomen. De basisconfiguratie omvatte onder meer de bedrijfsinrichting, talen, portaalinstellingen, documentlay-outs en gebruikersrechten per rol. Zo ontstond een omgeving die niet alleen technisch klaarstaat voor gebruik, maar ook praktisch aansluit bij de dagelijkse communicatie en taakverdeling binnen de organisatie. Vanuit die basis kon verder worden gebouwd aan een samenhangende procesinrichting voor de verschillende afdelingen.

Binnen verkoop en relatiebeheer worden klantgegevens en communicatie centraal beheerd, met koppelingen naar voorraad, leveringen, facturatie en betalingen. In finance zorgt Odoo voor een geïntegreerde verwerking van transacties en rapportages, inclusief ondersteuning voor meerdere entiteiten. Daarnaast wordt leverancierfactuurverwerking verder geautomatiseerd met OCR en AI, zodat invoerwerk vermindert en gegevens sneller beschikbaar zijn. Voor Chemtotal betekent dit een oplossing waarin commerciële, logistieke en financiële stappen via één centraal systeem met elkaar verbonden zijn.

Gebruikte apps en processen

Voor de operationele inrichting gebruikt Chemtotal Odoo-apps die direct aansluiten op de kernprocessen. In Verkoop en Boekhouding worden offertes, orders, facturen, betalingen en rapportages met elkaar verbonden. Voor documentverwerking worden ook Documenten, Onkosten en OCR-functionaliteit ingezet. Inkoop en Voorraad ondersteunen aanvraag-, bestel- en ontvangstprocessen, terwijl een aanvullende oplossing helpt om ontvangsten te splitsen per verwachte aankomstdatum.

Zo ontstaat meer grip op beschikbaarheid, doorstroming en administratieve opvolging. Aan de productiekant ondersteunen Productie en Kwaliteit het plannen en opvolgen van maakorders, het reserveren van grondstoffen en het bewaken van voortgang en knelpunten. Voor HR wordt een beperkte maar gerichte set ingezet met Medewerkers, Verlof en Kennis, onder meer voor beschikbaarheid en het centraal vastleggen van standaardwerkinstructies. Daarnaast zijn specifieke uitbreidingen voorzien voor Arubaanse boekhoudlokalisatie , het tonen van AWG en USD op het POS-scherm en het opnemen van een expediteuradres op inkooporders.

Resultaat

Met deze implementatie krijgt Chemtotal een fundament om versnipperde werkwijzen te vervangen door geïntegreerde processen. Verwachte verbeteringen zijn meer transparantie in verkoop, voorraad, inkoop, productie en finance, minder dubbele invoer en een betere afstemming tussen operationele en administratieve stappen. Ook ontstaat er een duidelijker kader voor intercompany samenwerking en voor het beheren van meerdere entiteiten binnen één systeem. Dat maakt het eenvoudiger om processen te volgen vanuit meer realtime inzicht in plaats van achteraf te reconstrueren.

Daarnaast legt het project een basis voor verdere professionalisering binnen zowel Chemtotal als de bredere groep. Stamgegevens zoals klanten, leveranciers, producten, productcategorieën, stuklijsten, openingsbalans en startvoorraad worden in Odoo gebracht, zodat de organisatie kan starten vanuit een consistente basis. Historische data vallen daarbij buiten deze implementatiefase, wat de focus houdt op een beheersbare overgang. Het resultaat is daarmee vooral een schaalbaar digitaal startpunt waarop vervolgoptimalisaties en verdere uitrol binnen de groep kunnen voortbouwen.