Philipsburg Maho Pharmacy

Philipsburg Maho Pharmacy centraliseert met Odoo

Introductie

Philipsburg Maho Pharmacy exploiteert twee apotheken op Sint Maarten: Maho Pharmacy en Philipsburg Pharmacy. Via de publieke website presenteert de organisatie zich als een apotheek voor zowel inwoners als de vele bezoekers van het eiland, met receptgeneesmiddelen, OTC-producten en een breed drugstoreassortiment. Die combinatie vraagt om een dagelijkse operatie waarin twee vestigingen en veel artikelstromen zorgvuldig op elkaar aansluiten, zonder dat snelheid aan de balie of betrouwbaarheid in de administratie verloren gaat.

De organisatie wil die operatie ondersteunen met een werkwijze die past bij een moderne retail- en apotheekomgeving. Daarbij gaat het niet alleen om verkopen in de winkel, maar ook om grip op productgegevens, klantgegevens, voorraadbewegingen, leveranciersrelaties en interne opvolging. Binnen dit project staat daarom een inrichting centraal waarin één samenhangende bedrijfsomgeving de afgesproken kernprocessen ondersteunt en beter verbindt dan in de bestaande situatie mogelijk was.

Aanleiding

Voor de dagelijkse bedrijfsvoering gebruikte Philipsburg Maho Pharmacy meerdere systemen naast elkaar. Het kassaproces draaide in Counterpoint, receptverwerking vond plaats in RXPro en de financiële administratie werd gevoerd in QuickBooks. Daarnaast waren delen van de omgeving met eigen scripts aan elkaar gekoppeld.

Daardoor ontstond een landschap met meerdere losse applicaties , waarin gegevens op verschillende plekken werden beheerd en niet overal direct beschikbaar waren. Die versnippering maakte het beheer complexer dan gewenst. Verkoop, voorraad, inkoop en administratie sloten niet vanzelfsprekend op elkaar aan, terwijl juist in een apotheekomgeving snelheid, nauwkeurigheid en duidelijkheid belangrijk zijn. De wens was daarom om te komen tot een centrale oplossing waarin processen meer geïntegreerd verlopen, handmatige overdracht wordt beperkt en de organisatie kan werken met één centrale bron van waarheid voor producten, klanten en transacties.

Uitdaging

De uitdaging zat niet alleen in het vervangen van losse systemen, maar vooral in het slim verbinden van uiteenlopende processen binnen twee vestigingen. Kassaverkopen verlopen anders dan receptprocessen, terwijl beide wel effect hebben op voorraad, omzet en administratie. Tegelijk moest de nieuwe inrichting praktisch blijven voor medewerkers op de werkvloer. Dat vroeg om een oplossing met realtime inzicht per vestiging , zonder onnodige complexiteit of afhankelijkheid van zware maatwerkstructuren.

Daarnaast speelde de rol van het bestaande apotheekinformatiesysteem een belangrijke factor. Voor farmaceutische processen bleef RXPro relevant, maar de bedrijfsadministratie moest wel beter aansluiten op wat er in de winkels gebeurt. Binnen de projectscope is daarom gekozen voor een specifieke werkwijze waarbij receptproducten in Odoo via één standaardproduct worden afgerekend. Zo ontstaat een model waarin receptorders en kassawerking samenkomen op een manier die werkbaar is voor de dagelijkse praktijk.

Oplossing met Odoo

De implementatie van Odoo is opgezet als een gefaseerde inrichting van de afgesproken domeinen. Eerst wordt een basis gelegd met gebruikers, rechten, documentstromen en algemene instellingen, zodat vervolgprocessen consistent kunnen worden ingericht. Daarna worden stamgegevens zoals klanten, leveranciers en producten gemigreerd om met een schone startpositie te kunnen werken. Zo ontstaat een stabiele basisinrichting waarop de andere processen voortbouwen.

Vanuit die basis worden verkoop, kassa, inkoop, voorraad en boekhouding functioneel met elkaar verbonden. Waar mogelijk wordt gekozen voor standaardfunctionaliteit van Odoo, zodat de omgeving beheersbaar blijft en toekomstige doorontwikkeling niet onnodig wordt belast. Aanvullend zijn gerichte uitbreidingen voorzien voor de kassawerking en productinformatie, waaronder extra productvelden. De inrichting wordt stap voor stap voorbereid, geconfigureerd, getest en overgedragen, met validatie samen met key-users als vast onderdeel van de aanpak.

Gebruikte apps en processen

Binnen dit project worden meerdere procesgebieden in Odoo ingericht. Voor commerciële en operationele stromen gaat het om CRM, Verkoop, Kassa, Voorraad en Inkoop. In de winkels worden kassatransacties zo ingericht dat ze automatisch doorwerken naar voorraad en boekhouding, terwijl in Verkoop ook de beperkte processtap voor offertes en de verwerking van receptorders wordt ondersteund. Daarmee ontstaat een verbonden verkoop- en logistieke keten waarin transacties minder los van elkaar staan.

Daarnaast omvat de scope Boekhouding, Helpdesk en Medewerkers. De financiële inrichting wordt zoveel mogelijk automatisch aangestuurd vanuit verkoop-, inkoop- en voorraadprocessen. Helpdesk ondersteunt het registreren en opvolgen van klantvragen, onder meer via een websiteformulier voor tickets. In Medewerkers wordt een basis hr-omgeving opgezet voor medewerkersgegevens, afdelingen, gebruikerskoppelingen en rechten. Samen vormen deze onderdelen kassa, service en backoffice tot één werkomgeving die beter aansluit op de organisatie als geheel.

Resultaat

Met deze Odoo-inrichting werkt Philipsburg Maho Pharmacy toe naar een centralere manier van werken, waarin kernprocessen niet langer verspreid zijn over verschillende losse systemen. Het beoogde resultaat is meer samenhang tussen verkoop, voorraad, inkoop en administratie, met minder handmatige overdracht en minder kans op verschillen tussen systemen. Voor de organisatie betekent dit een omgeving waarin beheer eenvoudiger en transparanter kan worden, zowel op de werkvloer als in de backoffice.

Tegelijk is het resultaat niet alleen technisch, maar ook organisatorisch van aard. Door processen te testen, te valideren en key-users te trainen, moet de nieuwe inrichting bruikbaar worden in de dagelijkse praktijk en intern verder kunnen worden uitgerold. Op basis van de scope mag worden verwacht dat Odoo een schaalbare basis biedt voor verdere ontwikkeling, waaronder mogelijke uitbreiding naar een extra vestiging. De combinatie van standaard Odoo en gerichte aanvullingen ondersteunt zo een toekomstbestendige werkwijze voor beide apotheken.