Botica di Servicio

Botica di Servicio

Introductie

Botica di Servicio is een bekende drogisterij- en apotheekketen op Aruba met meerdere winkels en een centraal magazijn. Via de publieke website presenteert het bedrijf zich als een organisatie die persoonlijke zorg, beautyproducten, cosmetica en farmaceutische dienstverlening combineert. Die combinatie vraagt om processen die zowel klantgericht als betrouwbaar zijn.

In dit project staat vooral het deel buiten de gespecialiseerde apotheeksoftware centraal, met retail en zakelijke verkoop als belangrijke pijlers voor de dagelijkse operatie. De organisatie bedient zowel particuliere als zakelijke klanten en werkt dus niet alleen met winkeltransacties, maar ook met terugkerende verkoopprocessen, bevoorrading en interne afstemming tussen locaties. Juist in zo’n omgeving is een gedeeld beeld van voorraden, verkopen en klantinformatie belangrijk. Daarom ontstond de behoefte aan één centrale werkomgeving waarin commerciële en logistieke processen beter op elkaar aansluiten en teams met dezelfde actuele informatie werken.

Aanleiding

Voor de apotheekfunctionaliteit gebruikte Botica di Servicio al een gespecialiseerd AIS dat aansluit op de eisen rond medicatiebeheer. Tegelijk liepen andere processen via losse systemen en deels handmatige werkwijzen. Dat gold onder meer voor kassaverkopen, voorraadbeheer, inkoop en onderdelen van de zakelijke verkoop. Deze versnippering maakte het lastig om snel te schakelen en consistent te werken.

De wens was daarom om versnipperde processen te verbinden zonder de specifieke apotheekomgeving overbodig te maken. De aanleiding voor verandering lag niet in één los probleem, maar in de optelsom van dagelijkse frictiepunten. Informatie stond op verschillende plaatsen, rapportages waren minder eenduidig en voorraadniveaus waren niet vanzelfsprekend zichtbaar per locatie. Daarnaast was er behoefte aan betere ondersteuning van B2B-verkoop en relatiebeheer. Met Odoo koos Botica di Servicio voor een platform dat winkels, magazijn en verkoopkanalen samenbrengt en tegelijk ruimte laat voor verdere groei en uitbreiding.

Uitdaging

De grootste uitdaging was het combineren van verschillende bedrijfsrealiteiten in één werkbare oplossing. Enerzijds is er het retailbedrijf met winkelverkopen, schapvoorraad en snelle transacties. Anderzijds zijn er zakelijke klanten, offerte- en orderstromen en centrale inkoop- en logistieke processen. Daarbovenop moest een duidelijke grens bewaakt blijven tussen medicatiebeheer in het AIS en afrekening binnen Odoo.

Dat vroeg om een heldere procesafbakening en een inrichting die voor medewerkers intuïtief blijft. Ook operationeel waren de eisen concreet. De drie winkels moesten kunnen rekenen op een stabiele kassaomgeving, terwijl het centrale magazijn grip moest krijgen op bevoorrading en voorraadniveaus per locatie. Bestellingen en leveringen moesten beter aansluiten op werkelijke beschikbaarheid, en klantinformatie voor B2B-verkoop moest centraler worden beheerd. De uitdaging zat dus niet alleen in softwarekeuze, maar in het realiseren van samenhang tussen verkoop en logistiek zonder extra complexiteit op de winkelvloer te creëren.

Oplossing met Odoo

De oplossing richt zich op alle niet-apotheekprocessen binnen één Odoo-omgeving. Daarmee ontstaat een centrale basis voor verkoop, relatiebeheer, kassa, voorraad, inkoop en ondersteunende administratieve processen. In de basisinrichting zijn onder meer gebruikersrechten, talen, bedrijfsgegevens en documentlay-outs opgenomen, zodat het systeem direct aansluit op de organisatie. Vanuit die fundering is gewerkt aan een opzet waarin gebruiksvriendelijkheid en schaalbaarheid samengaan met dagelijkse uitvoerbaarheid voor winkels en backoffice.

Een belangrijk ontwerpprincipe is de scheiding tussen gespecialiseerde medicatieprocessen en de bredere commerciële afhandeling. Het voorschrijven en uitgifteproces blijft in het bestaande AIS, terwijl Odoo de verkooptransactie registreert en verwerkt binnen de kassa- en vervolgprocessen. Zo ondersteunt Odoo de operatie zonder de rol van het apotheeksysteem over te nemen. Tegelijk verbindt het platform de overige processen in een geïntegreerde operationele keten , van klantcontact en orderopvolging tot voorraadmutaties en financiële verwerking.

Gebruikte apps en processen

Voor de commerciële kant worden vooral CRM en Verkoop ingezet om klantgegevens, verkoopkansen, offertes, orders en opvolging centraal te beheren. Voor winkels speelt Kassa een sleutelrol, met transacties die direct doorwerken naar Voorraad. Omdat de kassa ook bij tijdelijke verbindingsproblemen bruikbaar blijft en later synchroniseert, past deze aanpak goed bij de praktijk van fysieke winkels. Zo ontstaat een koppeling tussen kassa en voorraad die dagelijkse transacties direct vertaalt naar actueel voorraadinzicht.

Aan de logistieke en ondersteunende kant sluiten Voorraad, Inkoop, Barcode, Facturatie, Medewerkers en mogelijk aanvullende inrichting via Studio op elkaar aan. Het centrale magazijn belevert de winkels, terwijl bestelpunten, leveranciersbeheer en ontvangst van goederen beter worden ondersteund. Daarnaast is beperkte personeelsinrichting voorzien voor werknemersgegevens en pincodes voor de kassa. Specifieke uitbreidingen, zoals ondersteuning voor meerdere barcodes per product en kasgerelateerde analytische verwerking, helpen de oplossing nauwkeuriger af te stemmen op de dagelijkse praktijk.

Resultaat

Met deze implementatie krijgt Botica di Servicio een duidelijker fundament voor de niet-apotheekprocessen. Verkoop, winkeltransacties, voorraadbeheer en inkoop worden niet langer benaderd als losse onderdelen, maar als verbonden processen met gedeelde gegevens. Dat maakt het eenvoudiger om per locatie beschikbaarheid te volgen, bestellingen beter af te stemmen en klantinformatie centraler te beheren. Een concreet gerealiseerd effect van de gekozen opzet is meer samenhang in de operatie , vooral tussen winkels, magazijn en zakelijke verkoop.

De bredere waarde van het project ligt daarnaast in de verbeteringen die deze inrichting mogelijk maakt. Verwacht mag worden dat standaardisering van werkwijzen fouten helpt verminderen en dat teams sneller kunnen handelen op basis van actuele informatie. Ook ontstaat een schaalbare basis voor verdere uitbreiding van processen of functionaliteit binnen Odoo. Het beoogde resultaat is daarmee niet alleen een nieuw systeem, maar vooral meer grip per locatie , een consistenter procesverloop en betere ondersteuning van toekomstige groei.