Mulder-Hardenberg B.V.

Mulder-Hardenberg B.V. met Odoo

Introductie

Mulder-Hardenberg B.V. is sinds 1927 actief als gespecialiseerde leverancier en kennispartner voor industriële automatisering en netwerkinfrastructuren. Vanuit die rol ondersteunt het bedrijf klanten met advies, engineering en levering van oplossingen voor technisch veeleisende omgevingen. Op de eigen website komt duidelijk naar voren dat specialistische technische kennis en langdurige klantrelaties belangrijke pijlers zijn in de manier waarop de organisatie werkt.

Die positie vraagt om processen die niet alleen commercieel goed ingericht zijn, maar ook praktisch aansluiten op inkoop, logistiek en projectmatige opvolging. Juist bij een organisatie die met uiteenlopende producten, klantvragen en leverstromen werkt, is samenhang tussen afdelingen essentieel. Daarom was een modern systeem nodig dat de vernieuwde organisatie kon ondersteunen met één gedeelde werkomgeving voor de belangrijkste bedrijfsprocessen.

Aanleiding

De directe aanleiding voor het project lag in een periode van grote verandering. Mulder-Hardenberg B.V. ging van een organisatie met meerdere vestigingen naar een opzet met één Nederlandse vestiging en een lokaal magazijn. Tegelijk maakten productie en assemblage geen deel meer uit van de eigen operatie, maar werden deze activiteiten uitbesteed.

Daarmee veranderde de inrichting van de organisatie en ontstond behoefte aan nieuwe procesmatige eenvoud in de dagelijkse aansturing. In die context werd uitgesproken dat er op korte termijn een operationeel en modern CRM- en ERP-systeem moest komen. De keuze was om Odoo zoveel mogelijk standaard te implementeren, waarbij ook interne werkprocessen waar nodig zouden worden aangepast aan de standaardmogelijkheden. Die keuze maakte het mogelijk om de focus te leggen op een snelle, bruikbare inrichting met beheersbare implementatiekeuzes , in plaats van een traject dat zwaar leunde op maatwerk.

Uitdaging

De uitdaging zat niet alleen in het neerzetten van nieuwe software, maar vooral in het opnieuw verbinden van processen die door de veranderde organisatie opnieuw moesten worden ingericht. Commerciële opvolging, orderverwerking, inkoop, magazijnhandelingen en projectwerk moesten logisch op elkaar aansluiten. Daarbij moest de oplossing bruikbaar zijn voor key-users die na training zelf verder konden werken met de inrichting. Dat vroeg om een praktische standaardaanpak waarin rollen, stappen en verantwoordelijkheden helder bleven.

Een tweede uitdaging was dat de operatie vroeg om voldoende ondersteuning voor verschillende logistieke en operationele scenario’s. Denk aan het verwerken van ontvangsten en leveringen, interne verplaatsingen, dropshipment, voorraadtellingen en het gebruik van serie- of batchnummers. Voor samengestelde producten kwamen daar stuklijsten, productieopdrachten en werkorders bij. De implementatie moest dus voldoende breed zijn om meerdere procesgebieden te ondersteunen, maar tegelijk overzichtelijk blijven als werkbaar fundament voor groei .

Oplossing met Odoo

Odoo werd ingericht als centraal platform voor de belangrijkste commerciële en operationele processen binnen Mulder-Hardenberg B.V. De implementatie vertrok vanuit de standaardmogelijkheden van Odoo, zodat de organisatie snel met een samenhangende basis kon werken. Daarbij ondersteunde Odoo Experts vooral bij het vertalen van de gewenste werkwijze naar de software, terwijl key-users werden getraind om de omgeving zelfstandig te beheren en verder in te richten. Zo ontstond een oplossing met standaard waar het kan als leidend uitgangspunt.

Die aanpak sloot goed aan op de wens om snelheid en eenvoud te combineren. Binnen Odoo werd het verkoopproces ingericht van lead en prospect tot offerte en verkooporder, waarna verdere afhandeling in het magazijn of via een project mogelijk werd. Ook voor inkoop, voorraadverwerking en productie werd gekozen voor een duidelijke standaardinrichting, zodat verschillende processtappen binnen dezelfde omgeving gevolgd konden worden. Daarmee kreeg de organisatie een verbonden procesketen in Odoo in plaats van losse deeloplossingen.

Gebruikte apps en processen

In de oplossing spelen Verkoop, Facturatie, CRM, Inkoop en Voorraad een centrale rol. CRM ondersteunt het opvolgen van leads, prospects en offertes, waarna Verkoop de omzetting naar orders mogelijk maakt. Inkoop sluit daarop aan met handmatige aanvragen of aanvulling op basis van productregels, terwijl Voorraad de ontvangst, levering, interne verplaatsingen, dropshipment en tellingen ondersteunt. Samen vormen deze apps een basis voor commercie en logistiek in samenhang , met duidelijke overdrachten tussen verkoop, magazijn en inkoop.

Daarnaast zijn ook Productie en Project relevant binnen de procesinrichting. Voor samengestelde producten kunnen stuklijsten en routings worden gebruikt, gevolgd door productieopdrachten en werkorders met ondersteuning voor partij- of serienummers. Project helpt om trajecten automatisch vanuit verkooporders of handmatig op te starten en per fase op te volgen. In de bredere database zijn ook apps als Documenten, Kwaliteit, Reparaties, Medewerkers en Agenda aanwezig, maar in deze referentie staat vooral de kern van offerte tot uitvoering centraal.

Resultaat

Het resultaat van het project is in de eerste plaats een moderne basis waarop Mulder-Hardenberg B.V. de vernieuwde organisatie kan laten steunen. CRM, verkoop, inkoop, voorraad, productie en projectmatig werken zijn binnen één omgeving ondergebracht, waardoor informatie minder versnipperd is en procesovergangen beter zichtbaar worden. Ook de training van key-users draagt eraan bij dat de organisatie niet alleen met Odoo werkt, maar de inrichting ook verder kan onderhouden. Dat levert een stevige operationele basis op voor het dagelijks werk.

Tegelijk is het belangrijk om onderscheid te maken tussen gerealiseerde uitkomsten en beoogde verbeteringen. Vast staat dat gekozen is voor een standaardgerichte implementatie die de belangrijkste processen ondersteunt en aansluit op de nieuwe organisatiestructuur. Verwachte voordelen liggen in meer overzicht, eenduidigere werkwijzen en betere samenhang tussen commerciële en operationele activiteiten. Welke verdere optimalisaties later zijn toegevoegd, vraagt om controle vóór publicatie. Voor nu laat deze referentie vooral zien hoe Odoo werd ingezet als nieuw fundament na verandering .