Quant Consultancy Electronics B.V.

Quant Consultancy Electronics en Odoo

Introductie

Quant Consultancy Electronics ontwikkelt en produceert elektronische oplossingen voor klanten die hoge eisen stellen aan betrouwbaarheid, veiligheid en kwaliteit. Het bedrijf begeleidt trajecten van idee tot eindproduct en combineert ontwerp, ontwikkeling, prototyping, testen en productie in één dienstverlening. Daarbij horen ook specialistische faciliteiten zoals een EMC-lab en cleanroom, wat goed past bij projecten in technisch complexe en gereguleerde omgevingen.

Die combinatie van engineering, testwerk en productie vraagt om processen die niet alleen technisch sterk zijn, maar ook administratief goed op elkaar aansluiten. Voor een organisatie waarin meerdere disciplines samenwerken, is duidelijk inzicht in opdrachten, projectfasen en uren van groot belang. Juist omdat QCE werkt aan maatwerk en ontwikkeltrajecten, moet informatie beschikbaar zijn voor zowel operationele opvolging als een goede beoordeling van inzet en voortgang.

Aanleiding

In de bestaande situatie werkte QCE met een ouder logsysteem dat lang heeft gefunctioneerd als basis voor projectregistratie en urenbeheer. Hoewel dat systeem zijn waarde had bewezen, sloot het steeds minder goed aan op de actuele werkwijze. Informatie kwam daardoor op verschillende plekken terecht, waardoor een versnipperd informatiebeeld ontstond rond projecten, uren, kosten en opbrengsten.

Ook de overgang van opdracht naar uitvoering verliep nog voor een belangrijk deel handmatig. Dat kostte tijd, maakte afhankelijk van losse bestanden en vergrootte de kans op verschillen tussen wat was afgesproken en wat vervolgens in de uitvoering werd opgepakt. Voor een technisch projectgedreven organisatie is dat een duidelijke aanleiding om processen beter te verbinden en de dagelijkse aansturing op een centraler systeem te baseren.

Uitdaging

De uitdaging zat niet alleen in het vervangen van een verouderde basis, maar vooral in het ondersteunen van de manier waarop QCE werkt. Het bedrijf heeft behoefte aan één omgeving die zowel betaalde opdrachten als onbetaalde ontwikkelingsprojecten kan ondersteunen. Daarmee moet het mogelijk worden om projecten, taken, uren en commerciële afspraken beter in samenhang te volgen, zonder dat gebruikers terugvallen op meerdere losse administraties.

Tegelijk vroeg de invoering om een realistische eerste fase. Niet alle processen hoefden direct volledig te worden vervangen, omdat delen van het financiële landschap voorlopig nog elders blijven lopen. De oplossing moest daarom zorgen voor een beheersbare eerste fase , met direct bruikbare verbetering in projectsturing en urenregistratie, terwijl ruimte blijft bestaan om later verdere integratie van operationele en financiële processen op te bouwen.

Oplossing met Odoo

Voor QCE is Odoo ingericht als geïntegreerde basis voor de eerste stap in deze vernieuwing. Daarbij zijn de technische en functionele fundamenten gelegd om veilig en praktisch te kunnen werken, waaronder de opzet van de omgeving, gebruikersrechten, talen en bedrijfsinstellingen. Ook documentopmaak en algemene configuraties zijn afgestemd, zodat de oplossing niet alleen functioneel klopt, maar ook aansluit op de dagelijkse communicatie en samenwerking binnen de organisatie.

De kern van de oplossing ligt in het samenbrengen van verkoopbeheer, projecten en urenregistratie. Klantgegevens en communicatie worden centraler vastgelegd, terwijl opdrachten in deze fase als financiële orders worden verwerkt. Vanuit daar ontstaat een betere verbinding met de projectuitvoering. Door verkoop en uitvoering te verbinden ontstaat meer grip op wat is verkocht, hoe het werk wordt opgepakt en welke inzet daar in de praktijk tegenover staat.

Gebruikte apps en processen

In deze fase spelen vooral Projecten en Urenregistratie een belangrijke rol. Binnen Projecten kunnen werkzaamheden worden opgedeeld in overzichtelijke onderdelen, zoals fasen, taken of mijlpalen. Dat helpt teams om voortgang zichtbaar te maken en prioriteiten te bewaken. Voor een organisatie die werkt aan ontwikkeltrajecten met technische afhankelijkheden is zo’n projectstructuur waardevol, omdat planning en inhoudelijke uitvoering nauwer op elkaar aansluiten.

Met Urenregistratie worden gewerkte uren vastgelegd per project, taak of medewerker, zodat de inzet beter te volgen is tijdens de uitvoering. Daarnaast ondersteunt Odoo het verkoopproces door orders en klantinformatie centraal vast te leggen. In deze eerste scope blijven bepaalde financiële onderdelen nog buiten Odoo, waardoor bijvoorbeeld leveranciersfacturen en volledige boekhouding nog niet volledig zijn geïntegreerd. Dat past bij een stap-voor-stap implementatie waarin eerst de operationele basis wordt versterkt.

Resultaat

Het directe resultaat van deze eerste fase is dat QCE toewerkt naar één centrale werkomgeving voor projectmatige samenwerking, urenregistratie en verkoopondersteuning. Daardoor ontstaat meer samenhang tussen commerciële afspraken en de daadwerkelijke uitvoering. Teams krijgen een duidelijker beeld van lopende projecten, taken en bestede tijd, terwijl de administratieve overdracht tussen afdelingen minder afhankelijk wordt van losse bestanden en handmatige stappen.

Daarnaast legt deze inrichting de basis voor verdere uitbreiding in een later stadium. De verwachte verbetering zit vooral in meer actueel projectinzicht , consistentere vastlegging en een beter stuurinstrument voor inzet en voortgang. Volledige financiële integratie maakt geen deel uit van deze eerste fase, maar de gekozen opzet ondersteunt wel de ambitie om uiteindelijk toe te werken naar een geïntegreerd bedrijfslandschap waarin operationele en financiële processen nauwer op elkaar aansluiten.