More Than Gifts B.V.

More Than Gifts met Odoo

Introductie

More Than Gifts is gespecialiseerd in kerst- en relatiegeschenken met een verhaal. Het bedrijf richt zich op fairtrade, duurzame en sociale producten en begeleidt klanten bij uiteenlopende concepten, van kerstpakketten en keuzewebshops tot evenementen en maatwerk. Die combinatie maakt de organisatie meer dan een leverancier alleen: geschenken met impact vormen het vertrekpunt, maar de uitvoering vraagt ook om strakke afstemming tussen commercie, assortiment, logistiek en service.

Sinds de start heeft More Than Gifts zich ontwikkeld tot een organisatie die kleine en grote klanten bedient met persoonlijke aandacht en flexibele uitvoering. Op de website valt op hoe breed het aanbod is en hoe belangrijk ontzorging daarin is. Achter die belofte zit een bedrijfsvoering waarin veel schakels samenkomen. Juist daarom is een gedeeld systeem waardevol: één centrale werkomgeving helpt om informatie, acties en opvolging beter op elkaar aan te laten sluiten.

Aanleiding

De kracht van More Than Gifts zit in het combineren van creatieve cadeauconcepten met praktische uitvoering. Klanten verwachten niet alleen een passend assortiment, maar ook een soepel proces rond bestelling, communicatie, levering en nazorg. Wanneer zulke stappen over meerdere tools of losse werkwijzen verdeeld zijn, kost dat tijd en vergroot het de kans op dubbel werk. Voor een organisatie met seizoenspiek en verschillende concepten ontstaat dan behoefte aan meer grip op samenhang .

Die behoefte gaat verder dan alleen administratie. Verkoop moet kunnen doorwerken naar inkoop en voorraad, websiteprocessen moeten aansluiten op de operationele realiteit en klantvragen vragen om context uit dezelfde bron. Zeker bij keuzeconcepten en cadeauwebshops is het belangrijk dat commerciële en logistieke stappen elkaar niet tegenwerken. Odoo bood hier een basis om processen niet los te optimaliseren, maar als één verbonden keten te benaderen.

Uitdaging

De uitdaging bij More Than Gifts ligt in de combinatie van variatie en timing. Het bedrijf werkt met verschillende giftconcepten, elk met eigen verwachtingen rond assortiment, bestelwijze, uitlevering en ondersteuning. Daar komt bij dat geschenktrajecten vaak een duidelijke deadline kennen. Dat vraagt om nauwkeurige afstemming tussen teams en systemen, zodat informatie niet telkens opnieuw hoeft te worden overgenomen. Vooral bij seizoensgebonden piekbelasting is overzicht cruciaal.

Daarnaast vraagt het profiel van More Than Gifts om flexibiliteit zonder verlies van structuur. Een standaardproces is belangrijk, maar niet ieder traject verloopt identiek. Sommige klanten willen een webshopconcept, anderen een selectie of evenement, en weer anderen een sterk gepersonaliseerde invulling. De uitdaging is dan om maatwerk in de klantbeleving te combineren met beheersbare processen intern. Daarvoor is een systeem nodig dat zowel standaardisatie als praktische uitzonderingen ondersteunt.

Oplossing met Odoo

Met Odoo kreeg More Than Gifts een platform waarin commerciële, operationele en ondersteunende processen dichter bij elkaar kwamen. CRM en Verkoop helpen bij het beheren van klantkansen, offertes en opvolging, terwijl Website en e-commerce aansluiten op online concepten en klantinteractie. Door die onderdelen in één omgeving te combineren, ontstaat minder afhankelijkheid van losse applicaties. Zo wordt informatie directer gedeeld tussen afdelingen en neemt de overdraagbaarheid van dossiers toe.

Ook de operationele kant profiteert van die integratie. Voorraad, Inkoop en Facturatie sluiten beter aan op wat in het commerciële proces wordt afgesproken, terwijl Documenten, Project en Helpdesk extra ondersteuning bieden aan samenwerking en opvolging. Omdat in de database ook Studio en meerdere maatwerkmodules aanwezig zijn, ligt het voor de hand dat de inrichting is aangepast aan specifieke praktijkbehoeften. Daarmee is Odoo niet alleen een vervanging van losse systemen, maar ook een procesgerichte ruggengraat voor de organisatie.

Gebruikte apps en processen

De gebruikte Odoo-omgeving laat zien hoe breed de procesondersteuning is. Apps als CRM, Verkoop, Facturatie, Website, e-commerce, Voorraad en Inkoop vormen samen de kern voor klantbeheer, offerteprocessen, online verkoop en goederenstromen. Daarnaast ondersteunen Helpdesk, Documenten en Project de interne samenwerking. Voor een organisatie als More Than Gifts is vooral de koppeling tussen commerciële en logistieke processen belangrijk, omdat klantafspraken direct invloed hebben op beschikbaarheid, afhandeling en service.

Verder wijzen apps als E-mailmarketing, Enquêtes, Contacten, Agenda, Planning en Sendcloud Shipping op een bredere ondersteuning rond communicatie, planning en verzending. Barcode kan operationele handelingen versnellen en Productie kan relevant zijn waar samenstellingen of pakketopbouw een rol spelen. Niet elke app hoeft even intensief gebruikt te worden, maar samen ontstaat een platform dat meerdere proceslagen verbindt. Dat maakt Odoo geschikt voor groeiende procescomplexiteit zonder dat teams het overzicht verliezen.

Resultaat

Het gerealiseerde resultaat zit in de sterkere samenhang tussen afdelingen en processtappen. Wanneer verkoop, webshop, voorraad, inkoop en klantcommunicatie vanuit één basis werken, wordt informatie consistenter en is minder afstemming nodig buiten het systeem om. Dat ondersteunt dagelijkse rust in de operatie en maakt opvolging duidelijker. Voor medewerkers betekent dit een werkwijze waarin taken, gegevens en documenten beter vindbaar zijn en waarin minder versnippering ontstaat.

Tegelijk zijn er verbeteringen die vooral als structurele waarde of groeivoordeel gezien kunnen worden. Een geïntegreerde Odoo-omgeving maakt het eenvoudiger om processen verder te verfijnen, uitzonderingen beheersbaar te houden en nieuwe concepten op bestaande fundamenten aan te sluiten. Voor More Than Gifts past dat goed bij een organisatie die creativiteit combineert met uitvoering. De belangrijkste opbrengst is daarom niet alleen efficiëntie vandaag, maar ook een schaalbare basis voor verdere ontwikkeling.