New Edition Home B.V.

New Edition Home B.V. en Odoo

Introductie

New Edition Home B.V. ontwikkelt gelicenseerde en op maat gemaakte woon- en lifestyleproducten voor de merken Pip Studio en vtwonen. Het bedrijf combineert ontwikkeling, productie, marketing en verkoop in een compacte organisatie met een sterke focus op kwaliteit en samenwerking. Vanuit die rol stuurt New Edition een breed proces aan, waarin collecties per seizoen centraal staan en productinformatie, commerciële keuzes en leverafspraken nauw met elkaar samenhangen.

Op de publieke website komt duidelijk naar voren dat New Edition werkt met een klein betrokken team en twee collectiemomenten per jaar. Die cadans bepaalt niet alleen de creatieve planning, maar ook de manier waarop artikelen worden opgebouwd, verkocht en later ingekocht en uitgeleverd. Voor een organisatie met internationale verkoop, meerdere productcategorieën en uiteenlopende partners vraagt dat om één gedeelde werkwijze waarin informatie betrouwbaar en tijdig beschikbaar is.

Aanleiding

In de bestaande situatie waren belangrijke stappen verdeeld over verschillende tools en handmatige werkwijzen. De opbouw van collecties begon in Excel, productinformatie werd op meerdere plaatsen beheerd en orderstromen kwamen via uiteenlopende kanalen binnen. Daardoor ontstond behoefte aan een centrale omgeving waarin teams niet alleen dezelfde gegevens gebruiken, maar ook beter kunnen samenwerken rond seizoenen, deadlines en klantafspraken. De wens was daarom om versnipperde processen te verbinden zonder de praktische flexibiliteit van de organisatie te verliezen.

Daarnaast wilde New Edition af van een situatie waarin een apart PIM-systeem een deel van de productinformatie beheerde, terwijl verkoop, logistiek en opvolging elders plaatsvonden. Ook de bestelomgeving voor klanten moest beter aansluiten op de rest van de organisatie. Odoo werd gekozen als fundament om productdata, commerciële processen en operationele regie samen te brengen. Zo ontstaat een inrichting waarin niet elk proces opnieuw wordt uitgevonden, maar wel slimmer op elkaar aansluit .

Uitdaging

De uitdaging zat niet in één los proces, maar juist in de combinatie van collectiebeheer, verkoop, inkoop en logistieke afstemming. New Edition werkt met seizoenscollecties waarin veel nieuwe artikelen worden ontwikkeld, aangevuld met doorlopende producten. Artikelen kunnen vanuit een seizoen doorgroeien naar een blijvend assortiment. Dat vraagt om een systeem dat zowel dynamiek als structuur ondersteunt, met aandacht voor planning, deadlines en productverrijking. Vooral de overgang naar Odoo als centrale bron vroeg om een zorgvuldige procesvertaling.

Tegelijk kwamen verkooporders binnen via directe invoer, imports, EDI, een portaal en marktplaatsen. Die verschillende stromen moesten in Odoo op een uniforme manier samenkomen, inclusief klantafspraken, agent- of accountmanagerinformatie en financiële controles. Aan de achterkant speelde bovendien de afstemming met externe logistieke partners en transportinformatie. De kernvraag was hoe New Edition meer grip kon krijgen op die keten, zonder het commerciële proces onnodig te blokkeren met rigide statussen. Daarom lag de nadruk op signalen en activiteiten in plaats van starre procesdwang.

Oplossing met Odoo

De gekozen oplossing positioneert Odoo als centrale omgeving voor productdata, seizoensbeheer, verkoop, inkoop en logistieke zichtbaarheid. Excel blijft in de voorbereiding van collecties nog een rol spelen, maar de verwerking wordt efficiënter ingericht met import- en exportondersteuning. Daarbij wordt Odoo de enige bron voor productverrijking, ter vervanging van het eerdere PIM-landschap. Na het aanmaken van producten worden automatisch opvolgacties aangemaakt, zodat medewerkers gericht kunnen werken aan afbeeldingen, logistieke kenmerken en commerciële gegevens. Daarmee ontstaat een gestructureerd onboardingproces zonder onnodige vertraging.

Ook in verkoop en fulfilment wordt Odoo de regielaag waarin verschillende kanalen samenkomen. Verkoopkansen worden gekoppeld aan seizoenen, orders worden uniform verwerkt en een afgeschermde webshopomgeving vervangt de bestaande bestelapplicatie voor klanten. Inkooporders kunnen op basis van verkoop worden gegenereerd, met logica rond seizoenen, levermomenten en aanvullende controles. Voor logistiek wordt zichtbaarheid opgebouwd op basis van informatie uit het externe magazijn en transportstromen, zodat teams beter kunnen plannen en prioriteren. Zo ondersteunt Odoo een ketenbrede procesregie die past bij het werk van New Edition.

Gebruikte apps en processen

Binnen de inrichting spelen meerdere procesgebieden een rol. In CRM en Verkoop worden kansen, klantafspraken en orders per seizoen gevolgd. Via e-commerce krijgt New Edition een afgeschermde bestelomgeving voor klanten, aangevuld met klantspecifieke productselecties en dynamische filters. Producten worden beheerd in Odoo met aandacht voor artikeldata, externe verwijzingen, EAN-beheer en verrijkingsstappen. Ook agentinformatie en commissielogica worden gekoppeld aan het commerciële proces voor betere opvolging en analyse.

Aan de operationele kant brengen Inkoop, Voorraad en Boekhouding structuur in de verdere afhandeling. Inkoop wordt verbonden aan seizoenslogica, minimale afnames en capaciteitsberekeningen op basis van productgegevens en containertype. Voorraadinformatie vanuit het externe magazijn wordt gespiegeld, zodat beschikbaarheid en uitleverprioriteiten zichtbaar worden. Daarnaast zijn koppelingen voorzien via Peliqan met onder meer BBL, ChannelEngine, Shypple en externe leveranciers. Daarmee ontstaat één werkend geheel voor orderintake, bevoorrading, transportopvolging en administratieve controle.

Resultaat

Het directe resultaat van deze aanpak is een inrichting waarin New Edition minder afhankelijk wordt van losse systemen en handmatige overdracht tussen afdelingen en partners. Productinformatie, seizoenen, orders en operationele opvolging komen dichter bij elkaar te liggen, waardoor dezelfde gegevens bruikbaar worden voor meerdere teams. Dat maakt de dagelijkse samenwerking consistenter en geeft meer overzicht in een organisatie waar creatieve ontwikkeling en commerciële uitvoering continu met elkaar verweven zijn.

Vooral het werken vanuit één operationeel platform biedt een steviger basis voor verdere professionalisering. Daarnaast zijn de beoogde verbeteringen duidelijk: snellere opbouw van nieuwe seizoenen, betere opvolging van productverrijking, uniformere verwerking van orderstromen en meer grip op inkoop en logistieke prioriteiten. Ook klantgerichte processen, zoals een afgeschermde bestelomgeving en klantspecifieke producttoegang, sluiten beter aan op de commerciële realiteit van New Edition. Waar resultaten afhankelijk zijn van ingebruikname en verdere optimalisatie, is de richting helder: meer overzicht en betere sturing in een collectiegedreven organisatie met internationale ambities.