PF Group B.V.

PF Group B.V. met Odoo

Introductie

PF Group B.V., bekend van Plintenfabriek, bedient een brede markt met plinten, architraven, vensterbanken en aanverwante producten. Vanuit die context komen webshopverkoop, zakelijke orders, showroomactiviteiten, productie en logistiek samen in één organisatie. Juist die combinatie maakt een goede procesondersteuning essentieel.

De onderneming zocht daarom naar één centraal platform dat beter past bij de dagelijkse praktijk dan een verzameling losse systemen. Op de publieke website valt meteen op hoe groot het assortiment is en hoe uiteenlopend de productgroepen zijn. Achter dat aanbod schuilen processen voor voorraadbeheer, orderverwerking, productie, levering en klantenservice die strak op elkaar moeten aansluiten. Voor PF Group B.V. ging de Odoo-implementatie daarom niet alleen over software, maar vooral over het creëren van samenhang tussen afdelingen en het ondersteunen van verdere groei met meer structuur en overzicht.

Aanleiding

De bestaande situatie bestond uit meerdere toepassingen naast elkaar. Voor verkoop, voorraad, logistiek en routeplanning werden verschillende systemen gebruikt, aangevuld met Excel-bestanden en handmatige controles. Daardoor ontbrak een eenduidig beeld van orders, beschikbaarheid en planning. Medewerkers moesten veel schakelen tussen systemen en informatie handmatig overnemen. Dat maakte processen traag, foutgevoelig en lastig schaalbaar, zeker bij een organisatie met meerdere verkoopstromen en uiteenlopende ordertypes.

Vooral in inkoop en voorraadbeheer werd de beperking van het huidige landschap duidelijk. Voorraad werd onvoldoende fijnmazig geregistreerd, reserveringen gaven een vertekend beeld en besteladviezen werden handmatig opgebouwd. Ook in het magazijn kostten zoeken, picken en corrigeren veel tijd. PF Group B.V. wilde die werkwijze vervangen door een oplossing met realtime inzicht, duidelijkere processturing en minder afhankelijkheid van losse hulpmiddelen. Odoo werd gekozen als basis voor verdere professionalisering van de operatie.

Uitdaging

De uitdaging zat niet in één los knelpunt, maar in de onderlinge afhankelijkheid van veel processen. Verkoop, productie, inkoop en logistiek beïnvloeden elkaar direct. Grote orders met een leverdatum in de toekomst drukten bijvoorbeeld meteen op de voorraad, terwijl de werkelijke behoefte pas later ontstond. Zonder goede koppeling tussen eindproducten, grondstoffen en planning was het moeilijk om tijdig en realistisch te sturen. Dat vroeg om betere ketenregie over de hele organisatie.

Ook logistiek speelde een belangrijke rol. Het bestaande magazijnbeheer bood weinig ondersteuning voor locaties, sublocaties en verschillende magazijnen. Daardoor ontstonden lange zoektijden, handmatige picklijsten en beperkte traceerbaarheid bij ontvangst en levering. Daarnaast waren er specifieke wensen rond routeplanning, niet-geslaagde leveringen, productweergave per merk op de website en het gebruik van voorraad over meerdere entiteiten heen. Juist deze combinatie van standaardprocessen en gerichte uitzonderingen maakte de implementatie inhoudelijk uitdagend.

Oplossing met Odoo

Met Odoo wordt gewerkt aan een geïntegreerde omgeving waarin verkoop, voorraad, inkoop, productie en logistiek samenkomen. De nieuwe situatie biedt inzicht in beschikbare, gereserveerde en virtuele voorraad, waardoor beslissingen minder op aannames en meer op actuele gegevens worden gebaseerd. Door producten te koppelen aan stuklijsten ontstaat bovendien een directe relatie tussen verkochte eindproducten en de benodigde materialen. Dat helpt PF Group B.V. om vraag en uitvoering beter op elkaar af te stemmen.

De oplossing sluit tegelijk aan op specifieke proceskeuzes binnen de organisatie. Voor routeplanning komt er een koppeling met PTV, terwijl de bezorgondersteuning binnen Odoo wordt ondergebracht in plaats van verder te leunen op aparte tools. In het magazijn ondersteunt Odoo verschillende pickstrategieën en locatiebeheer, zodat zoeken wordt vervangen door gestuurde handelingen. Waar de standaard niet volstaat, wordt maatwerk ingezet voor onder meer MOQ-afdwinging en productlogica die belangrijk zijn voor de dagelijkse operatie.

Gebruikte apps en processen

De implementatie gebruikt een brede combinatie van apps die passen bij het bedrijfsmodel van PF Group B.V. Verkoop, CRM, Website en e-commerce ondersteunen commerciële processen van offerte tot online order. Voorraad, Inkoop, Productie, Barcode en Kwaliteit vormen samen de operationele ruggengraat voor ontvangst, opslag, picking, assemblage en controle. Daarbij helpen Documenten en Ondertekenen om informatie en bevestigingen beter vast te leggen in een digitale procesketen zonder onnodig papierwerk.

Daarnaast spelen Facturatie, Helpdesk, Project en Studio een rol in de verdere inrichting. Facturatie en de driewegcontrole ondersteunen een strakker inkoopproces en betere afstemming met leveranciersfacturen. Studio wordt gebruikt om extra velden en schermen aan te laten sluiten op productspecificaties en werkafspraken. In logistiek en voorraadbeheer ondersteunt Odoo processen rond magazijnen, interne verplaatsingen, lotnummers en houdbaarheid, met ruimte voor batch- en locatiegestuurd werken waar dat operationeel meerwaarde biedt.

Resultaat

Het resultaat van deze implementatie is in de eerste plaats een veel betere basis om processen centraal te organiseren. Real-time voorraadinformatie, bewaarde inkoophistorie, duidelijkere ontvangsten en een directere relatie tussen verkoop, productie en inkoop geven PF Group B.V. meer grip op de dagelijkse operatie. Ook de verwachte reductie van handmatige lijsten, correcties en zoekwerk is belangrijk. Daarmee verschuift de aandacht van brandjes blussen naar voorspelbaar en beheerst werken in de hele keten.

Tegelijk zijn sommige verbeteringen duidelijk bedoeld als groeifundament voor volgende stappen. Denk aan het verder verfijnen van forecast- en besteladviezen na livegang, het beter benutten van CRM-signalen voor planning en het mogelijk verder uitfaseren van losse oplossingen. De implementatie levert dus niet alleen directe procesverbetering op, maar ook een platform waarop PF Group B.V. gecontroleerd kan doorbouwen. Zo ontstaat een organisatie met meer overzicht en minder afhankelijkheid van handmatige tussenstappen.