GiftNation B.V.

GiftNation en Odoo voor loyalty & gifting

Introductie

GiftNation is al meer dan vijftien jaar actief als specialist in loyalty, gifting en promotionele fulfilment. Het bedrijf verbindt merken aan loyaltyprogramma’s en giftingplatformen en ondersteunt daarbij zowel strategie als uitvoering. Vanuit die rol combineert het team creativiteit en operationele slagkracht met een sterke focus op schaalbaarheid, samenwerking en een soepele uitvoering van campagnes en bestelstromen.

De organisatie opereert als schakel tussen merken, leveranciers en eindgebruikers. Daardoor komen commerciële, logistieke en administratieve processen voortdurend samen in één keten. Juist in een omgeving met meerdere verkoopkanalen, uiteenlopende klantafspraken en piekbelasting rond campagnes is een stabiele digitale basis essentieel. Voor GiftNation draait digitalisering daarom niet alleen om efficiëntie, maar ook om het beter ondersteunen van klantrelaties via beleving en beloning .

Aanleiding

In de bestaande situatie werkte GiftNation met een combinatie van FileMaker, verschillende CMS-systemen, Excelbestanden en aanvullende maatwerkoplossingen. Die werkwijze had zich in de praktijk bewezen, zeker in drukke periodes rond eindejaarsgeschenken en loyaliteitsacties. Tegelijk zorgde deze opzet voor een landschap waarin informatie verspreid stond, processen lastig te overzien waren en veel handelingen afhankelijk bleven van kennis van individuele medewerkers en handmatige orderverwerking .

Met de groei van het aanbod, de uitbreiding van verkoopkanalen en de wens om klanten beter te bedienen, werd duidelijk dat de bestaande inrichting grenzen bereikte. GiftNation zocht daarom naar een centrale oplossing die processen kon standaardiseren zonder de noodzakelijke flexibiliteit per klant of kanaal te verliezen. Het doel was een platform dat orderstromen, inkoop, voorraad, klantcommunicatie en rapportage dichter bij elkaar brengt en zo zorgt voor één waarheid voor data .

Uitdaging

De grootste uitdaging lag in het samenbrengen van uiteenlopende processtromen binnen één ERP-omgeving. Orders kwamen niet alleen via reguliere invoer binnen, maar ook via API’s, SFTP en Excel- of PO-bestanden in verschillende formaten. Dat vroeg om een inrichting waarin data betrouwbaar kan worden gevalideerd, vertaald en verwerkt. Tegelijk moest de nieuwe oplossing aansluiten op bestaande routines, zodat de overstap naar Odoo voor het compacte en praktische team herkenbaar en werkbaar blijft als vertaling van bestaande routines .

Daarnaast kent GiftNation een specifiek proces rond taxaten: reserveringen per klant, product, leverancier en jaar die richting geven aan verkoop en beschikbaarheid. Odoo biedt hiervoor niet standaard de benodigde functionaliteit. Ook de koppeling met externe partijen vroeg om aandacht, zoals actueel voorraadbeheer via Monta en gestructureerde verwerking van cadeaukaart- of barcodegegevens via Intersolve. Daarmee ging het project niet alleen over software vervangen, maar over het zorgvuldig verbinden van meerdere systemen en formats in één samenhangende werkwijze.

Oplossing met Odoo

Odoo wordt bij GiftNation de centrale ERP-basis voor de belangrijkste commerciële en operationele processen. In de eerste fase ligt de nadruk op de kern: een geïntegreerde verkoop- en inkoopflow, centraal voorraadinzicht, boekhouding, klantportalen en de noodzakelijke koppelingen. Die pragmatische opbouw maakt het mogelijk om eerst de grootste knelpunten aan te pakken en tegelijk een fundament neer te zetten voor verdere optimalisatie en nieuwe digitale diensten op basis van een schaalbaar platform .

Voor de uitwisseling van data met externe systemen is gekozen voor Peliqan als ETL-laag. Daarmee kunnen gegevens uit verschillende bronnen worden opgehaald, getransformeerd en gecontroleerd verwerkt naar Odoo, terwijl logging en rapportage beter worden ondersteund. Die aanpak is ook belangrijk voor historische verkoopdata, importdefinities en klantspecifieke bestandsstromen. Waar Odoo standaard niet volstaat, wordt gericht maatwerk toegevoegd, onder meer voor taxaten, meerdere barcodes, portalfunctionaliteit en de verwerking van klantuploads binnen een gecontroleerde integratielaag .

Gebruikte apps en processen

De oplossing raakt meerdere procesgebieden tegelijk. Binnen Odoo vormen Verkoop, Inkoop en Voorraad samen de kern van de dagelijkse operatie, aangevuld met Boekhouding voor de administratieve basis en Website voor het B2B-portaal. In dat portaal komen uploadfunctionaliteit, gebruikersrollen, klantspecifieke logica en validatie samen. Zo ontstaat een omgeving waarin klanten gegevens kunnen aanleveren en GiftNation die informatie gestructureerd kan verwerken binnen vaste processtappen.

Daarnaast spelen koppelingen en aanvullende modules een belangrijke rol. Via Peliqan worden orders, importbestanden en externe signalen vertaald naar bruikbare Odoo-processen. De koppeling met Monta ondersteunt voorraadstanden, leverstatussen, track-and-trace-informatie en retourprocessen, terwijl Intersolve via een gestructureerde integratie wordt aangesloten. Voor rapportage en historische context worden historische verkopen apart beschikbaar gemaakt, en de maatwerkmodule voor taxaten ondersteunt reserveringen per klant en product inclusief autorisaties, logging en inzicht op orderregelniveau.

Resultaat

Met deze implementatie werkt GiftNation toe naar meer centrale regie op data en processen. Verwacht wordt dat orderverwerking minder afhankelijk wordt van losse bestanden en individuele werkwijzen, terwijl klantinformatie, logistieke status en commerciële afspraken beter samenkomen in één systeem. Ook de self-service voor klanten krijgt een duidelijkere plaats. Daarmee ontstaat een werkwijze die beter past bij de groeiambities van GiftNation en bij de behoefte aan standaardisatie met flexibiliteit per klant en kanaal.

Een belangrijk resultaat is daarnaast dat specifieke processen niet buiten beeld raken in de standaardisering. De inrichting houdt rekening met historische verkopen, taxaatafspraken, meerdere barcodes en de bestaande afhankelijkheid van externe logistieke en cadeaukaartstromen. Daardoor ontstaat niet alleen een netter ERP-landschap, maar ook een oplossing die de dagelijkse praktijk ondersteunt. Op termijn biedt dat ruimte voor verdere optimalisatie, zoals forecasting, uitbreiding van portalen en aanvullende automatisering op basis van een solide digitale basis .