FireSense

FireSense

Introductie

FireSense is een Nederlandse specialist in branddetectie en levert apparatuur en oplossingen voor professionele brandveiligheid. Vanuit de eigen voorraad ondersteunt het bedrijf installateurs, adviseurs en andere opdrachtgevers met producten die vaak worden ingezet in situaties waar standaardoplossingen niet volstaan. Op de website presenteert FireSense zich nadrukkelijk als specialist in branddetectie , met een combinatie van productkennis, advies en praktische ondersteuning.

Door de jaren heen heeft FireSense zich ontwikkeld van distributeur naar een organisatie die meer doet dan alleen leveren. Het bedrijf denkt mee over geschikte detectieoplossingen, verzorgt waar nodig engineering en helpt ook bij het in bedrijf stellen van installaties. Daarnaast komen verhuur van gereedschap en trainingen voor, al ligt de focus vooral op de kernactiviteiten. Die mix vraagt om een systeem dat zowel handel als extra dienstverlening goed ondersteunt.

Aanleiding

In de bestaande situatie werkte FireSense met Syntess in combinatie met een WooCommerce webshop. Volgens het vooronderzoek sloot die inrichting onvoldoende aan op de manier waarop het bedrijf opereert. De bestaande software past beter bij installatiebedrijven met nadruk op calculatie, terwijl FireSense vooral functioneert als groothandel met specialistisch advies, voorraadgestuurde levering en aanvullende service.

Daardoor ontstond de behoefte aan een nieuw fundament voor de dagelijkse processen. De wens was om de belangrijkste commerciële en logistieke activiteiten in één omgeving onder te brengen. Daarbij ging het niet alleen om het vervangen van een administratief systeem, maar ook om het bundelen van processen die nu verspreid waren over meerdere applicaties. Odoo werd gekozen als nieuw centraal ERP-systeem dat zowel de oude backoffice als de bestaande webshop kan vervangen, met ruimte voor verdere groei in een latere fase.

Uitdaging

De uitdaging lag in het vertalen van een gespecialiseerde handelsorganisatie naar een werkbare Odoo-inrichting zonder de eerste fase onnodig breed te maken. FireSense heeft namelijk naast verkoop en levering ook activiteiten zoals engineering en inbedrijfstelling. In de projectscope is bewust gekozen om eerst de primaire activiteiten te ondersteunen en aanvullende domeinen pas later te beoordelen. Dat vroeg om duidelijke keuzes in processen, rollen en systeemgrenzen.

Daarnaast moest de oplossing aansluiten op de bestaande online aanwezigheid. Alleen de webshop zou worden vervangen, terwijl de huidige WordPress website in stand blijft. Bezoekers worden vanuit die omgeving doorgestuurd naar de Odoo webshop. Daarmee ontstond een praktische uitdaging: een aansluitende webshopervaring realiseren binnen de standaardmogelijkheden van Odoo, zonder de bestaande website zelf mee te nemen in de implementatiescope van dit traject.

Oplossing met Odoo

De gekozen aanpak richtte zich op Odoo als centrale werkomgeving voor verkoop, inkoop, voorraad en webshop. Vanuit CRM kunnen commerciële trajecten worden opgevolgd van lead naar offerte, waarna een akkoord kan doorstromen naar een verkooporder. Die order vormt vervolgens de basis voor verdere verwerking in het magazijn.

Zo worden commerciële stappen en logistieke afhandeling onderdeel van één samenhangende keten met één gedeelde databron . Voor de webshop is gekozen voor vervanging van WooCommerce door Odoo e-commerce, terwijl de bestaande website behouden blijft. De nieuwe shop wordt zoveel mogelijk afgestemd op de uitstraling van de huidige site binnen wat standaard Odoo toelaat. Ook datamigratie hoort bij de oplossing: stamgegevens zoals relaties, producten, productcategorieën, enkele stuklijsten, openingsbalans en beginvoorraad worden overgezet, zodat FireSense met een bruikbare en gecontroleerde basis kan starten.

Gebruikte apps en processen

Binnen de eerste fase spelen vooral Verkoop, CRM, Voorraad, Inkoop, Productie, Website, e-commerce en Facturatie een rol. Met CRM en Verkoop worden leads, offertes en orders beheerd, terwijl Voorraad de fysieke goederenstromen ondersteunt van ontvangst tot levering en retour. Voor samengestelde artikelen worden in Productie stuklijsten gebruikt en kunnen productieorders worden aangemaakt. Daarmee ondersteunt Odoo de primaire handels- en logistieke processen van FireSense in één samenhangend model.

In de magazijnprocessen is aandacht voor locaties, tellingen, interne verplaatsingen, dropshipment en het gebruik van serie- of batchnummers. Ook inkoop kan worden gestart op basis van productregels zoals minimale voorraad, waarna ontvangst en verdere verwerking in hetzelfde systeem plaatsvinden. Website en e-commerce verzorgen het online verkoopkanaal, inclusief inrichting van pagina’s, templates, verzendwijzen en integraties met andere apps. Zo ontstaat een verbonden proces van webshop tot levering .

Resultaat

Het directe resultaat van deze implementatie is een duidelijke koers naar één platform dat beter past bij de aard van FireSense als gespecialiseerde groothandel. In plaats van een combinatie van losse systemen ontstaat een centrale omgeving waarin commerciële, logistieke en online processen op elkaar aansluiten. Dat maakt het eenvoudiger om met dezelfde gegevens te werken en om de dagelijkse operatie te ondersteunen vanuit een gedeelde processtructuur in plaats van versnipperde toepassingen.

Daarnaast legt de gekozen scope een praktische basis voor verdere ontwikkeling. De eerste fase richt zich bewust op de kern van het bedrijf, terwijl onderwerpen zoals projecten voor engineering, inbedrijfstelling en helpdesk later kunnen worden overwogen. De verwachte meerwaarde zit daarom niet alleen in vervanging van bestaande software, maar ook in een fundament waarop FireSense gecontroleerd kan uitbreiden. Zo ondersteunt Odoo nu al de basis en biedt het ruimte voor verdere procesverbetering in volgende stappen.