Ekmekci Nederland BV

Ekmekci Nederland BV

Introductie

Ekmekci Nederland BV is een Nederlandse horecaketen die zich richt op vers, betaalbaar eten in een toegankelijke omgeving waar gasten zich welkom voelen. Op de publieke website presenteert het merk zich als een plek voor verschillende momenten van de dag, van brunch en lunch tot een korte pauze of een snelle maaltijd. Vanuit die positionering groeit ook de noodzaak om interne processen mee te laten groeien met de organisatie en haar dagelijkse dynamiek.

De organisatie verbindt mensen via eten en gastvrijheid en werkt vanuit meerdere vestigingen aan een herkenbare formule. Zo’n omgeving vraagt niet alleen om een sterke klantervaring aan de voorkant, maar ook om structuur achter de schermen. Juist wanneer teams verdeeld zijn over meerdere locaties, ontstaat behoefte aan een centrale manier van werken voor medewerkers, leidinggevenden en ondersteunende functies. Odoo werd gekozen als basis voor een meer uniforme interne werkwijze .

Aanleiding

Wanneer een organisatie groeit, worden personeelsvragen, planning, interne ondersteuning en kennisdeling al snel minder overzichtelijk als die verspreid blijven over losse tools, mailboxen of informele afspraken. Voor Ekmekci Nederland BV lag de aanleiding daarom niet in één enkel proces, maar in het bredere belang van samenhang. Er was behoefte aan een platform waarin verschillende interne stromen elkaar ondersteunen, zodat informatie niet versnipperd raakt en opvolging minder afhankelijk wordt van individuen.

De gekozen Odoo-opzet sluit aan bij die behoefte door HR-gerelateerde processen, interne service en samenwerking in één omgeving te bundelen. Daarmee ontstaat een basis om aanvragen, taken en terugkerende werkzaamheden duidelijker te registreren en te volgen. Voor een organisatie met meerdere vestigingen en uiteenlopende rollen is dat waardevol, omdat het helpt om groei beheersbaar te organiseren zonder dat iedere locatie of afdeling een eigen werkwijze ontwikkelt.

Uitdaging

De uitdaging zat vooral in het ondersteunen van interne processen die minder zichtbaar zijn dan de gastbeleving, maar wel essentieel zijn voor continuïteit. Denk aan het beheren van medewerkersinformatie, het afhandelen van interne vragen, het plannen van opvolging en het vastleggen van kennis. Wanneer zulke processen niet centraal zijn ingericht, kost het meer tijd om informatie terug te vinden, blijven verzoeken langer openstaan en wordt samenwerking tussen locaties of teams onnodig afhankelijk van losse communicatie.

Daarnaast vraagt een groeiende organisatie om duidelijkheid in rollen, verantwoordelijkheden en voortgang. Dat geldt niet alleen voor HR, maar ook voor projectmatige taken, ondersteuning vanuit serviceprocessen en de planning van beschikbaarheid. Odoo moest daarom niet alleen losse apps leveren, maar vooral een samenhangende omgeving bieden waarin teams met dezelfde uitgangspunten werken. De centrale uitdaging was het neerzetten van een bruikbare digitale basis die eenvoudig blijft in gebruik en tegelijk breed genoeg is voor verschillende interne processen.

Oplossing met Odoo

De oplossing werd opgebouwd rond Odoo als centraal platform voor samenwerking, medewerkersprocessen en interne ondersteuning. In plaats van afzonderlijke systemen voor projectopvolging, uren, verlof, werving en support, brengt de inrichting deze onderdelen dichter bij elkaar. Dat maakt het mogelijk om informatie op één plek te verzamelen, acties gestructureerd op te volgen en beter inzicht te krijgen in wat er speelt binnen teams en vestigingen. Zo ontstaat een omgeving waarin dagelijkse opvolging centraal staat .

Belangrijk is dat de gekozen inrichting vooral bestaat uit standaard Odoo-apps, zonder specifiek maatwerk in de broninformatie. Daardoor blijft de oplossing overzichtelijk en toekomstbestendig, terwijl de organisatie toch veel processen onder één dak kan brengen. Via één systeem kunnen medewerkers en verantwoordelijken werken met gedeelde gegevens, taken en communicatie. Dat helpt om minder afhankelijk te zijn van versnipperde tools en ondersteunt een consistente manier van samenwerken binnen een organisatie die verder professionaliseert.

Gebruikte apps en processen

Voor de inrichting zijn apps ingezet zoals Project en Urenstaten , aangevuld met Medewerkers, Verlof, Werving en Contacten. Daarmee ontstaat een basis voor het beheren van interne taken, tijdsregistratie, personeelsinformatie en instroom van nieuwe collega’s. Agenda en Discussie ondersteunen de afstemming tussen betrokkenen, terwijl Kennis helpt om werkwijzen en informatie toegankelijk vast te leggen. Die combinatie past bij een organisatie die op meerdere plekken opereert en intern duidelijkheid wil scheppen.

Daarnaast spelen Helpdesk en Buitendienst een rol in het organiseren van ondersteunende processen en opvolging van interne vragen of werkzaamheden. Studio biedt ruimte om schermen en velden praktisch af te stemmen op de dagelijkse behoeften van gebruikers, zonder dat er maatwerkmodules nodig zijn. In samenhang met Skills Management ontstaat zo een breder beeld van capaciteit, ondersteuning en ontwikkeling. Het applicatielandschap ondersteunt daarmee HR, service en samenwerking als verbonden processen in plaats van losse eilandjes.

Resultaat

Het gerealiseerde resultaat is vooral dat Ekmekci Nederland BV beschikt over één centrale omgeving voor een reeks interne processen die voorheen sneller versnipperd kunnen raken. Door medewerkersgegevens, verlof, werving, support, projectopvolging en kennisdeling bij elkaar te brengen, ontstaat meer structuur in de dagelijkse operatie. Teams kunnen informatie consistenter vastleggen en terugvinden, terwijl verantwoordelijken beter zicht krijgen op openstaande taken en verzoeken. Daarmee is een steviger organisatorisch fundament gelegd voor de interne werking.

De verwachte meerwaarde ligt in verdere professionalisering naarmate de organisatie doorgroeit. Een gezamenlijke werkomgeving kan helpen om onboarding, interne communicatie, opvolging en ondersteuning consistenter te maken over locaties en rollen heen. Ook maakt het de organisatie minder afhankelijk van persoonlijke overdracht of lokale uitzonderingen. Dat betekent niet automatisch dat alle processen al volledig zijn uitgekristalliseerd, maar wel dat Odoo een duidelijke basis biedt voor verdere schaalbaarheid en grip in de ondersteuning van medewerkers en teams.